办公自动化与办公室文书工作发展探析

郭鹏俐

随着社会和经济的快速发展，我国无纸化办公已经在多种行业中被广泛推广，从而逐渐取代传统的文书工作。本文根据实际应用情况，介绍了自动化办公当前的发展状况，进一步分析和探讨了在推进办公自动化的同时会出现的某些问题，并从员工自身素质的提高、观念的转变以及工作重心的改变等方面进行相关办公室文书工作的发展建议，以期为今后相关工作提供一定的参考。

自动化办公设备及内网系统为当前企业中的文书工作提供了极大的便利，同时也提高了文书工作的工作效率。但是，与此同时，这种依靠先进技术的自动化办公方式，对相关工作人员的各方面素质都提出了更高的要求。

当前办公室工作及办公自动化发展现状

从传统文书工作向自动化办公方式转变。近年来，随着经济社会及网络信息技术的飞速发展，绝大多数单位或企业都已经转向办公自动化发展阶段，主要表现在：以往极度依赖纸、笔、电话、墨水等实体办公工具的情况已经基本结束，同时，办公文件的流转也由原来的半无纸化转向当前的全无纸化时代，这就包括文件在资料收集及撰写的前期阶段，到文件转发、审批、签订等后期阶段，都可以通过网络及电脑进行处理。与此同时，这种新兴的办公模式也对原本办公室工作人员及文书档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。

通过自动化办公系统文档一体化得以实现。在以往的办公文件管理工作中，大量的文件通过管理人员的收集、整理形成利于保存和存放的档案，最终让凌乱分散的文件转变为更加系统化的档案。但随着办公自动化不断的深入发展，办公的文件与档案之间的界限变得日益模糊，可以通过建立起来的OA系统对文件或文档进行更加简便有序的查询或处理工作。

公文流转变得更稳定安全。一般情况下，在企业或单位内部使用的网络都是与外网进行物理隔离的专业网络，这些网络可以保证各上下级单位与兄弟单位之间的安全使用，而这些网络在进行文件的流转时会更加快速便捷。内网系统可以为工作人员提供多种文件管理功能，包括从文章拟稿到文件归档的全过程管理功能，以及处理完毕的公文实现及时流转的功能，并能对文件的去向进行实时监督。此外，内网系统还可以为工作人员提供更加灵活的可视化操作平台，还能根据各单位各部门的具体情况进行功能的制定等等。这样一来，不仅简化了单位文书工作的步骤，为其提供了很大的便利，更能够保证公文在流转和处理过程中的安全性。

办公自过化对人员素质提出的新要求

面對办公信息化和自动化技术的快速发展，相关文书工作人员及管理人员也需要具备更高的个人素质，以适应当前的办公环境。首先，办公人员需要拥有更高的政治素养。文件在OA系统上的流转、处理等过程是显示文书工作岗位工作效率的最直接体现，在这一岗位上的工作人员除了应当在业务技术上具有良好的知识素养以外，更应进一步扎实社会主义核心价值观，加强理论学习，不断提高为人民服务的工作态度。其次，文书人员应当拥有更高的工作责任心和忠于职守的工作态度，在当前提供发达的硬件设施情况下，也需要提升自身的工作效率，同时争取更加严谨、高质的完成文书工作。最后，由于某些企业或单位的文件会涉及保密内容，文书工作人员作为这些文件的经手者，应当具备严守秘密、严于律己的基本道德素质，以确保涉密内容不被泄露。

办公室工作人员素质提升的帼关建议

加强自身思想素质培训。文书工作主要拥有事物琐碎、涉及面广而具体等工作性质，要真正的将文书工作做好做实，需要相关人员必须拥有较强的工作责任心。因此，企业对于员工的思想素质培训对于增强他们的工作责任心，以及积极主动、认真负责的态度至关重要。此外，企业还需要为员工营造出更好的公司文化环境，让他们能够在良好的工作氛围中，增强对做文书工作的信心和决心。

加强自身业务知识的扩充学习。拥有良好的思想品德是文书工作人员必须具备的前提条件，而自身的业务能力则是适应文书岗位的基础。尤其是在涉及公文处理等方面，工作人员要按照国家规定和标准进行业务流程的掌握。同时，为了能够形成质量更高的文章，工作人员也许具备一定的政治理论、法律、经济、历史等基本常识，不断拓宽自己的眼界，不断丰富自身的知识储备，以能更好的提升文书工作的工作效率。

加强相关设备技能的运用。在办公自动化的不断发展之下，利用网络及内网系统形成的文书办公流程，在给文书工作提供了便利的同时，还在无形中增加了对文书人员操作过程的压力。由于办公自动化带来的统一性和系统性，工作人员一个小小的疏忽或是失误，将会导致之后一系列错误的发生。因此，文书工作人员应当具备熟练运用相关设备系统的能力，并能够充分利用OA系统的便捷性和灵活性。此外，公司或单位还应对文书工作人员定期举办系统和设备维护的培训课程，并进一步强调正确操作的重要性，以尽可能避免今后在文书工作中因为员工的错误操作而导致无法挽回的问题发生。

综上所述，今后相关单位和企业应当努力加强文书工作人员多方面素质的培训，文书工作人员也应当从思想素质、技术能力以及操作水平上提高自身的综合素质，加强自身为人民服务、对工作负责的使命感，以进一步提高文书工作的整体工作效率。