文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

梁雪

（佳木斯市中心醫院 154002）

摘要：随着我国经济水平的持续提升，文书档案管理是各个单位管理工作中重要的内容，在单位档案管理工作中占有非常重要的作用，管理水平的高低对文书档案的完整性有很大的关系。是单位档案管理水平的重要体现，文书档案的管理必须要全面提高。将文书档案的管理水平提高，实现文书档案的价值，新形势下事业单位文书档案管理工作得到了高度的重视。在计算机信息技术迅猛发展的现代，文书档案的电子化管理越来越普遍，但是还没有得到广泛的应用，需要档案管理人员加以重视。本文介绍了文书档案管理的特征，针对目前很多单位文书档案管理工作中存在的主要问题，结合文书档案管理的实际情况，分析了新时期文书档案管理工作的重要性，提出了加强文书档案管理工作的有效对策。

关键词：文书档案；管理工作；问题；有效对策

文书档案是在单位的行政活动过程中形成的，对单位的各项活动能够客观地反映，是单位档案的资源发生地，是单位管理水平的直接体现，对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准。需要档案管理人员制定相应的对策，文书档案管理直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量。本文对新形势单位文书档案管理工作进行了研究，找出管理工作中存在的弊端，应该引起单位的足够重视。对于存在的问题进行有效的解决，结合当前文书档案应用电子化的优点，提高文书档案的利用率，方便单位的管理层对企业的管理水平进行评价。妥善保存的文件，进行科学的整改，采取规范化、标准化的科学管理，对新形势下事业单位文书档案管理工作进行分析，挖掘文书档案管理具备的信息化特点，提高文书档案管理水平，促进单位整体水平的持续进步。

一、文书档案管理的特征。

文书是档案的来源，档案的形成与文书的工作密不可分的，是档案管理工作的前提。包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，可见文书工作是档案形成的过程，文件和档案的优劣关系到档案的优劣，文书的质量是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响。文书档案就是利用纸张实质性的记载，内容多种多样、丰富多彩，文书档案涉及多种载体。文书部门负责将单位日常的行政管理活动中保存价值的资料进行整理，定期向档案室归档。？分类的存放在档案室，收集和保存最为重要，实现资料的完整，确保存放的安全，为后人引用、借鉴、阅读资料提供方便。管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料，借助载体进行记录、分类、整理、存放。充分发挥文书档案的作用。

二、文书档案管理工作中存在的主要问题。

2.1文书档案管理的相关工作人员的素质待提高。相关的单位对文书档案管理工作重视程度不够，对工作人员的培训不足，有些人员未经专业学习和培训就进入档案部门工作，文书档案的存放没有合理性很多都是临时调用人员，缺乏专业的知识和技能，甚至连基本的档案管理知识都没有。特别是现在计算机技术的发展，有些工作人员根本没有掌握计算机技术，对员工的整体素质产生很大影响，管理工作不规范，阻碍了文书档案管理工作的进程。

2.2文书档案管理方式陈旧，配套设备不到位。目前文书档案管理方式陈旧，跟不上单位发展的需求，？一些单位的文书档案设备没有配备齐全，无法提供更加科学的资料管理。甚至个别单位还没有设立专门的档案室，其整体的管理模式较为落后，硬件设施服务不到位、质量差，出现文书档案丢失、霉变等情况。管理方式陈旧对于文书档案管理工作带来非常大的不利影响，不但影响档案的整洁、美观，还会影响对档案的利用。

2.3文书档案归档需要进一步完善。文书档案检索的主要方式是手工检索与计算机检索，传统的检索方式对文书检索效率造成了极大的影响，文书档案管理工作的规范程度过低，经常出现卷宗分类、案卷名称、文件档号不规范的问题，甚至还会出现缺少卷内目录等情况。除此之外，文书工作与档案工作的衔接不好，文书工作和档案管理工作是两种不同的内容，？是对立统一，密不可分的，但是在实际的工作中，管理人员没有做好这两个工作的协调管理。

三、文书档案管理工作的重要性。

文书档案作为重要的参考信息，是一个企业或者部门的重要的文件，有着十分重要的意义。关系到部门的日常经营和长远发展，随着经济的发展，社会各各项工作都需要利用档案，档案保存的时间越久远就越珍贵，加强对文书的管理非常的重要。文书工作是一项业务性很强的工作，是单位日常工作的重要组成部分。是单位管理工作的一个重要部分，有着重要的查考价值，单位管理者可以从档案中查考过去的记载，方便总结经验、制定计划，促进工作得以顺利进行。在新的形势下，我们必须进行深化研究和总结，提高实际的办事效率，不断创新工作方式，提出了新的管理方法，促使管理方式科学到位，使其发展更加科学和合理，提高部门的竞争力，增强工作人员们办事效率。努力做好档案服务工作，努力争取领导的重视，在平日工作中得到领导的关注与支持，热情为大家提供服务，促进单位管理工作的发展。

四、加强文书档案管理工作的有效对策。

4.1优化人员配置，提升档案管理人员的专业水平。新形势下文书档案管理工作的重点是优化人员配置，注重提升自身的综合素质。提升管理质量，一名合格的文书档案管理人员不仅要具有较高的档案管理专业水平，还应该熟练的掌握计算机应用技能。根据新形势档案管理要求，为文书档案管理人员提供继续教育的机会，建立起定期培训制度，注重加大人员配置，适应新时代对于文书档案管理的要求，合理的激励能够激发人潜在的动力。

4.2应用现代化技术，确保电子档案的安全性。随着计算机信息技术的快速发展，文书档案管理应当结合现代化管理手段，应用现代化技术可以大批量地处理文件，增强文书档案管理工作的效率和准确性。为文书档案管理工作的高效进行提供了技术条件，构建起新型管理模式，确保电子档案的安全性，通过现代化管理模式将各项工作均统一管理，并给计算机安装正规的防毒杀毒软件，确保电子档案的安全性。

4.3实现文书工作和档案工作规范化衔接。文件质量决定着档案管理的质量，文件的处理要按照规定和流程严格操作，工作人员要具备着较强的档案意识，科学分类后立卷归档。在执行文件处理工作时关注档案管理工作，加强对有关人员对文书处理流程的培训，进一步完善文书和档案工作一体化的效果，提高其工作技能水平。对文件材料的质量有着绝对的保证，注意细节部分的相关工作，养成良好的工作习惯。

结束语：综上所述，随着改革形势的发展，文书档案管理工作在单位各项管理工作中占有很重要的地位，新形势下单位文书档案管理工作得到了越来越多的重视，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。新时期单位发展速度的持续加快，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。顺利进行文书档案管理工作，提高单位文书管理工作的地位，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，做好文书档案资料的收集工作，转变管理理念，建立完善和管理机制和工作程序。文书档案工作的管理人员必须顺应时代的发展，提高责任意识和创新意识，提高文书档案管理水平。促进各个部门之间相互协调、互帮互助，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，促进文书档案管理工作的顺利开展，切实提高文书档案资料的利用率，为单位实现可持续发展作出贡献。

参考文献：

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[2]王柳，禹夏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中国急救医学，2015，35（s2）.

[3]时虹云.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].档案天地，2016（9）.