解析文件向档案转化的条件和标志

于敬文

（富裕县机关事务管理中心）

摘 要：根据发生的事件过程、时间、地点、原因以及结果，进行相应的记录这就是文件，文件具有一定的完整性和叙事性，通过文件记录的内容不同，衍生出文件多种的表现形式。这其中文件的形式包括图像文件、声音文件、视频文件、文字文件等等，但是主要的目的就是记录，随着社会的发展和进步，记录的文件越来越多形式也是多种多样，这为文件的管理带来难度，在这种情形下文件应当向档案转变，按照档案的管理对文件的进行管理，可以有效的提升文件的保密性，同样也有助于文案的管理和使用，下面针对文件向档案转化的条件和标志进行分析。

关键词：文件；发展；归档

根据现阶段的文件管理情况，对于文件归档情况，仍旧有许多需要注意的问题，首先目前的档案管理形式发生了一定的变化，部分档案的管理工作随着科学技术的发展发生了改变，所以使档案的归档工作发生了一定的变化。针对传统档案出现的相关问题，现阶段的档案管理进行了相应的改革，这样也会使文件归档的条件产生一定的变化。根据目前大量的文件归档的情况，为文件的检查、筛选、归档带来一定的难度。所以应当制定相关的规定对文件的归档进行管理，从而保证每一个文件都能够发挥自己的文化价值，本文将对文件向档案转化的条件和标志进行阐述，希望能对今后的文件归档工作提供一定的帮助，以下内容仅供参考。

1 文件转化为档案的条件

根据档案和文件的自身性质的研究，发现档案和文件之间有一定的根本性的区别。虽然档案和文件都是针对某一时间进行记录的在载体，但是从发展的角度将文件的记录是在档案之前的，档案的准确性等受到文件的影响，虽然文件转化成档案是一种必然的结果。但是产生转化会受到一定的条件制约，下面针对文件向档案转化的条件进行分析。

1.1 文件的内容需要具有一定的完整性才能够存入档案，也就是在文件记录和更改的过程中不能够进行归档工作，因为一旦文件归档就不会轻易的发生改变，所以文件归档的首要条件就是文件的内容是完整的。

1.2 文件的价值决定文件的归档，在现阶段由于社会的发展，我们需要文件记录的东西越来越多，这样在判断文件是否可以转化成档案时，就要注意文件的内容是否具有一定的价值，将有价值的文件转化成档案并保存，对于今后社会的发展非常有利。

1.3 在历史的发展过程中，我们通过文件记录着社会发生的事情，这些记录的文件虽然数目庞大，但是还有一定的规律可循的，发现文件和文件之间的关联性，正所谓“有因必有果”，按照一定的规律进行文件向档案的转化工作，保证每一个归档文件有一定的规律性和完整性。对于文件向档案转化是一种最终的结果，在这其中归档的工作对于文件来说就是一个转折，决定着文件接下来的存在方式。而归档就代表了文件向档案的转化条件与标志。

2 传统文件归档的变革

当代社会是信息社会，计算机普及运用，计算机技术的应用也越来越广泛，档案事业为了适应社会的发展，在档案工作中也加入了电子计算机技术，随着电子时代的来临档案工作也发生变化，传统文件向档案转化也遇到了冲击，并在冲击下不断变革。

2.1 计算机的发展逐渐形成办公自动化，然而，办公自动化的形成会使归档的文件产生了两大类型，电子文件和纸质文件。这两种是完全不同的类型，类型不同，文件在归档载体上也是不同的，特别是在网络飞速发展的环境下，电子文件有网络归档和介质归档两种形式，因此，归档自身的标志又变得模糊，在明确归档含义前，把归档作为文件向档案转化的标志，再指导档案工作不会有效果。

2.2 文件档案一体化是文件的最终结果，也是档案管理的要求，在这种管理模式下，档案管理系统的最大特点就是实现文件工作与档案工作的同步发展。任何文件一旦确定有保存价值，就要进行归档，用符号作标记通过网络归档，最终处于档案室的监控之下。在这种系统中，文件没有在处理完毕后归档，而是在文件形成或收到之时就进行归档，文件工作和档案工作区分也不严格。

2.3 文件形成或收到就可以网络归档，因此介質归档也不那么重要了。部分档案馆保存文件时受到保管条件的限制，一般纸质文件可以不归档，由各部门进行保管，只有那些可以作为证据的纸质和胶质文件才必须集中保管。

综上所述，传统的文件向档案转化的条件已经发生变化，办理完毕和集中保存已不再是文件转化档案的必要条件了。文件不必办理完毕后归档，也不用集中保存，只要被确定文件具有价值就可以转化为档案了。而鉴定就是确定文件价值的过程。因此，价值鉴定是文件向档案转化的标志和界限。

3 文件价值运动规律是文件向档案转化的内在动力

文件具有现实和历史功用的记录材料，文件生命周期向我们描述了文件运动的客观规律，目前从文件划分运动阶段分析，档案概念大体可分为四种类型：第一种，以美国等为代表档案界认为档案是经鉴定值得永久保存的文件。第二种，以法国为代表的国家认为档案涵盖了整个文件生命周期全过程。第三种，是国际档案理事会主持编写的《多语种档案术语词典》中的档案定义。这里的定义与美国定义较为类似，但它们并不强调档案必须具有永久价值，而仅仅指出它是由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存经过挑选或未经挑选的非现行文件。第四种，以我国和苏联为代表的档案定义，即认为办理完结归档保存的

4 对“以‘归档作为文件向档案转化的标志”的总结

在现阶段文件向档案的转化的条件和标志，可以与归档的工作性质相等同，归档工作是指将处理完毕，并且具有一定的保存价值的文件经过系统的相关整理之后，交至档案室或是档案馆进行保存的过程，所以归档的文件具有一定的保存价值。对于文件向档案转化的条件和标志，在一定的时间内等同于归档的条件，但是归档仅仅会影响文件在今后的保存形式，而文件向档案转化的条件和标志会由于社会的发展产生一定的变化。

5 结论

在现阶段的文件向档案转化的过程，是文件的保存形式和自身存在方式的转变过程，而归档与文件向档案转化的条件和标志也会有一定的区别，归档是文件向转化的必经之路，也可以说成归档是一个必然的固定过程，而文件向档案转化的条件和标志会随着社会的发展，以及需要进行相应的改变。通过文件记录事件的形式，对于历史的发展具有重要的意义，但是因为社会的进步与发展记录的内容逐渐增多，增加了文件向档案转化的难度，而转化的条件和标志随着历史的发展也在进行变化，跟对目前的情况应当加强档案管理工作人员的专业程度，以及对档案管理工作进行创新，从而有利于社会的发展和不断的进步。

参考文献

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