城乡居民基本养老保险档案规范化管理建议

童正花

城乡居民基本养老保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受城乡居民基本养老保险待遇的重要依据，是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证，也是国家档案资源的重要组成部分。加强城乡居民基本养老保险业务档案管理，确保城乡居民基本养老保险业务档案资料的安全完整和有效利用，是实现城乡居民基本养老保险事业健康可持续发展的重要基础，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，是实现城乡居民基本养老保险经办管理标准化、规范化的必然要求。目前，盘龙区已有104351人参加城乡居民基本养老保险，其中享受城乡居民基本养老保险待遇的有28665人，待遇社会化发放率100%。经过努力，盘龙区城乡居民基本养老保险档案管理工作已实现标准化、规范化，2013年认定为云南省党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位。盘龙区城乡居民基本养老保险业务档案管理虽然取得了可喜成绩，但由于城乡居民基本养老保险起步较晚，城乡居民基本养老保险档案建设还不完善，随着工作实践的开展。发现了一些业务档案管理工作方面有待解决的困难和问题，主要表现在以下几方面：

档案资料收集整理不规范。随着城乡居民参保人数的逐渐增多以及城乡居民基本养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，自城乡居民基本养老保险启动以来，全区各级经办机构都按照《社会保险业务档案管理规范》、《盘龙区城乡居民基本养老保险业务档案管理办法》来管理档案，对城乡居民基本养老保险档案资料收集、管理等方面进行了明确要求，但是从目前来看，还是有很多参保、缴费、注销等资料填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，时有印章缺失、人为涂改等情况发生，导致档案资料完整性、客观性、准确性较差。

经办人员专业性不强。目前虽然在全区各街道已经确立了专兼职的档案收集、管理人员，也接受了档案收集、整理培训，但是档案工作人员的专业性有所欠缺，平时对档案管理人员开展的专业培训较少，经验交流的机会也不多，有些档案业务人员不熟悉档案基本常识，对有关档案工作了解很少。另外一方面，档案管理人员的知识水平和责任心参差不齐，出现知识水平高，工作经验丰富，责任心强的街道档案收集整理做得就比较好，例如联盟、龙泉等街道的档案就做得比较好；而知识水平低，工作經验差，责任心不强的街道档案收集整理的就差些。造成一卷档案反反复复整理多次及档案资料残缺、整理不规范等现象，这些都严重影响了档案的质量。

业务档案传递环节多，收集整理耗时长。城乡居民基本养老保险业务档案在收集的过程中，经过的中间环节较多，从参保群众一社区（村委会）——街道（乡镇）社会保障事务所一区城乡居民社会保险经办机构，任何一个环节出错，都会影响业务档案的收集、整理工作。其次，城乡居民外出打工者居多，人员流动性大，城乡居民社会养老保险参保人的身份证、户口簿复印件等材料收集难度加大。再次，较多的居民文化程度不高，需要经办人员代为填写城乡居民基本养老保险的相关表格，加大了经办人员的工作量，降低了工作效率。

为了提高城乡居民基本养老保险档案规范化管理的水平，也为其他的城乡居民社会养老保险机构提供参考，针对存在问题，特提出以下建议：

建立健全档案管理规章制度。城乡居民基本养老保险经办机构应建有符合档案保管“八防”要求的档案专用库房，建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民基本养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。重点是加强档案的收集整理，合理界定文件材料归档范围，科学确定档案保存价值，准确划分档案保管期限，认真做好各类档案资料的归挡和整理工作，保证归档文件材料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。

加强基层档案工作人员的培训。城乡居民基本养老保险档案是社会和谐发展的历史鉴证，是一项政策性、专业性很强的工作，是参保人参保、享受待遇的重要凭证。城乡居民基本养老保险档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益，也影响到广大群众参保的积极性。我们必须提高对城乡居民基本养老保险档案工作重要性的认识，增强责任感和使命感，认真搞好城乡居民基本养老保险档案管理工作。根据实际情况，盘龙区每年都要举办不同形式的业务档案培训班，加强各级经办人员的业务培训，提升业务档案的管理水平。通过学习培训，提高了各级经办人员政策水平、业务经办能力和档案收集、整理的水平。

及时进行各类档案的归档。当前城乡居民社会养老保险业务档案工作量大，堆积的材料若未及时整理归档，可能会发生霉变或丢失，为此，完善了工作机制，及时规范整理业务档案材料。盘龙区充分利用区（县）、街道（乡镇）、社区（村委会）三级服务网络，及时对各类业务材料进行仔细的审核，凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料，退还经办人或参保人，进行整改或者补办，直至达到保存要求。严格按归档的要求及时进行组卷、立卷，再分门别类编号入库、入柜。

严格档案销毁程序。城乡居民基本养老保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，需编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任伺档案。经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

加强档案开发利用。档案工作的最终目的是为了利用，城乡居民基本养老保险档案管理是城乡居民基本养老保险中的一项十分重要的基础性工作。在做好档案收集、整理工作的基础上，搞好档案的开发与利用，使城乡居民基本养老保险档案真正地服务于城乡居民基本养老保险工作，提高服务的水平和质量。自2011年盘龙区启动城乡居民基本养老保险以来，档案利用已达326人次，主要为系统内身份证、姓名、地址录入系统错误，查阅档案可修改错误信息；其次是特殊人员身份查证，如有的参保人在参保时提供了残疾证明，残疾等级与残联提供不一致的，需查阅原始资料。

城乡居民社会养老保险档案直接关系到每位参保人员的切身利益，因此，对参保人员的档案管理必须实行标准化、规范化，使城乡居民基本养老保险档案发挥应有的作用，达到“跟踪一生、服务一生”的目标。