如何加强学校电子档案管理的思考

张燕

【摘要】本文论述了学校电子档案管理存在的问题及解决对策，指出要加强人才培养和经费投入才能使学校电子档案跟上时代发展的步伐

【关键词】学校电子档案；管理；思考

电子文件以其传输快捷、可复制等优点，正逐步代替纸质文件，这给传统的档案工作带来了新的挑战。笔者针对学校档案管理的工作特点及存在的问题，强调加快电子档案建设对在学校档案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。

一、学校档案现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够

档案管理人员大多不是专职的，对档案工作精力投入不足。长期以来，相当一部分人包括部分学校领导干部对档案工作的认识都存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管文档的事务性工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现代教育管理需求。

2.制度不完善，管理随意性强

学校部门多，教育教学管理工作繁杂，如涉及教务方面的工作有：教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管本文由论文联盟http：//收集整理理、学籍管理，等等。由于工作繁杂，资料繁多，有些部门在计算机上起草制作的文件，经常被忽视，没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其与打印出来的纸质文件不相同，从而失去归档保存的意义。

二、电子档案在现代档案管理中存在的问题

一是电子档案的安全性。在电子档案使用过程中，因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性問题，在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，可能造成信息丢失。另外，电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

三、学校电子档案管理对策及思考

1.健全规章制度，完善管理体系

（一）明确分工，形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动，记录

教师工作业绩、学生情况等，这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料，是教师评先晋级的凭证，学生成长的记录。因此学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工，形成科学的档案管理体系，发挥档案的积极作用，促进学校健康发展。

（二）规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，

档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档有序规范，不仅会影响档案的完整性，而且影响今后的开发利用。对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。

（三）健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此，

电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求，等等。

（四）严格查阅制度。学校档案保存要求完整、准确、系统、安全，便于开发利用，学校的电子档案的查阅同样必须按照档案借查制度经学校相关负责人审批，严格履行登记手续，写明查阅目的，明确电子档案是否能随意复制粘贴。

2.加强队伍建设，加强人员的技能培训

提高管理人员素质。学校档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，一般的业务技能已经不能适应工作的需要。档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际能力，还要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。组织档案管理人员系统地学习档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。

总之，要使学校电子档案管理工作有新的进展和突破，就要加强学习、不断改革创新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，以适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。