浅谈技工院校成绩管理的自动化

陈进川

摘 要 对于目前为数不少学校而言，由于未搭建网络管理平台，成绩管理仍然停留在对Excel，word文件的手工操作阶段，因此其成绩管理是一件繁琐的事情，不仅效率低，还容易出错。解决此问题，只能通过对成绩管理的电子自动化才能实现，而利用简单易上手的轻量级数据库Access，并编写一个简易的软件程序来对学生成绩进行管理便是一个很好的解决途径，既节约了成本、提高成绩管理效率，又可降低操作时的人为失误概率。

关键词 Excel Access 简易软件

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.03.083

Abstract For the current number of schools， not because of building network management platform， performance management still stays in the Excel word file of the manual operation， so the performance management is a complicated matter， not only inefficient， but also prone to error. To solve this problem， only through the realization of electronic automation to performance management， and the use of simple and easy-to-use lightweight database Access， and write a simple software program for the management of student achievement is a good solution， not only reduce the cost， improve the efficiency of performance management， and reduce human errors when the probability of operation.

Keywords Excel； Access； simple software

對于目前为数众多的学校而言，由于其成绩管理仍然停留在Excel，word等软件的手工操作阶段，因此成绩管理对他们来说是一件费时费力的事情，为了解决这个问题，搭建起一个网络化的教学网络管理平台，对成绩管理进行完全的电子自动化办公无疑是最彻底的解决办法，但任何事物都有两面性，教学管理平台好用的同时又会带来另一个问题，就是成本过于高昂，特别是其后续的维护费用，更是不可低估的一笔数目。因此这样的方法对于多数学校，特别是中小型的学校来说是不现实的。那么如何解决这一矛盾？我们是否可以通过一种折衷的方式来寻求办公既方便，同时代价也不会过于高昂的解决方法？答案是肯定！

对于没有搭建教学管理平台的学校来说，教师提交成绩表时使用Excel文件仍然是不二的选择，因为Excel中具有强大的公式运算能力，这给数据的运算提供了很大的方便。但是这样会造成一个问题，教务管理人员在处理大量的Excel成绩表时会有大量的繁琐的复制粘贴操作，不仅效率低，还容易出现粘贴错误的问题，而且当需要筛选符合某些条件的学生时（比如筛选理论类课程不及格科目数多于4门的学生）则需要对Excel表格进行特定的设置方可进行，显得不够方便。要解决此问题，尽管教师提交的成绩表格式为Excel文件格式，但教务管理人员方面则需要使用数据库来管理学生成绩。在众多数据库中，Access数据库应该是个比较好的选择，因为Access属于轻量级的数据库，具有界面友好，可视化操作，容易上手的优点，这对于计算机能力不强，特别是非计算机专业出身的教务人员来说就显得尤为重要。管理人员只需要经过简单的学习便能掌握Access的操作。

在选择了Access数据库后，我们还需要把数据从Excel成绩表导入Access数据库中去，尽管Access数据库本身已经给我们提供了一个把Excel表格数据导入到数据库中的功能，但却仍然有诸多限制，使我们对数据的操作显得不能随心所欲，为了解决这一问题，比较好的办法是编写一个简易的数据管理软件，软件不需要太复杂，只需要具备将数据读入到数据库以及进行简易的数据筛选即可，并且还可根据实际需要，对软件功能进行针对性的设置。对于设置有计算机专业的技工学校来说，编写一个这样的小软件是很容易实现的。那么当有了这样的一个小软件后，对于学生成绩的管理具体又该如何操作？下面就以笔者编写的软件为例子来介绍成绩管理自动化的实现过程。

打开软件，其数据导入界面如图1：

此界面是把Excel成绩输入到Access数据库的界面，具有创建班级名单和及把Excel输入学生成绩的功能。

数据导入操作步骤：

（1）创建一个Access数据库，并通过界面中的“浏览Access数据库”按钮将数据库连接到成绩管理器。

（2）在Access中创建班级表，注意班级表名称必须与Excel成绩表中的班级表名称一致，班级字段包括：编号、id、name、备注，除编号字段的数据类型为自动编号外，其他字段数据类型都为文本。

创建完班级表后，表中还没有内容，此时应该将学生名单导入到表中去，先利用“浏览Excel文件”按钮导入Excel表格，填写工作表名（全名或部分表名即可，若不清楚具体表名称，可点击“查看Excel中工作表名”按钮查看，表名称将显示在右下的数据框内），点击“浏览Excel文件”下的“确定”按钮，可将Excel表显示在左下的数据框内。填写完姓名和学号所在的信息，利用界面中的“新增学生名单”按钮可以将班级名单添加进数据表中。如果增加过程中出现误操作，可以点击“撤销新增”按钮撤销新增的名单。

（3）在Access中创建课程表，注意课程表名为班级表名+“课程表”，字段包括：编号、课程id、课程名、开课学期、课程类型、考试类型、任课教师、总学时、本学期课时、学分，除编号字段的数据类型为自动编号外，其他字段数据类型都为文本。

（4）利用班级表和课程表，在查询中将以上两个表的的字段利用生成表查询全部导入，生成一个学生成绩表，再添加诸如“期中成绩”，“期末成绩”的字段，表名为班级表名+“成绩表”。

（5）创建完以上几个数据表后，就可以将成绩导入成绩表中，填写完最下一行成绩的相关信息，点击“导入成绩”按钮，可将学生的成绩导入到Access数据库中。如出现误操作，可以点击“撤销导入成绩”按钮撤销操作。至此，数据的导入工作完成。

数据导入完毕后，就可以对数据进行筛选，由于数据筛选的条件种类繁多，本成绩管理器无法一一将功能实现，只实现了一些常用的功能，若需要实现对数据的特定筛选，可以在通过对Access数据库的学习后，在Access的查询里进行筛选。

点击界面中的“启动成绩筛选”按钮可以进入数据筛选器，界面如图2：

筛选操作步骤：

点选班级名后（班级名自动与数据库中的班级成绩表名一致）

（1）點击课程名框右边的确定按钮则在数据框中显示出该班级的所有学生的所有成绩数据。

（2）填入姓名则显示出该生的所有课程数据。

（3）填入课程名则显示出该课程全班的数据，如已先填入了学生姓名，则显示出该生该课程的数据。

（4）点选数据框中的字段名，中可以把全表数据按该字段进行顺序或逆序排序。

筛选不及格名单时，由于技工学校的课程分为实训课与理论课，因此课程类型中可以按实训课和理论课进行筛选。填写完条件的信息后，点击相应条件旁边的确定按钮，数据框中则显示出经过筛选后的相关信息。筛选条件可根据实际需要，在编写软件时进行设置，如统计分数大于90分科目数多于4门的学生，这对于软件编写人员来说应该是件轻而易举的事情。

以上操作中文本框已对输入数据类型进行了限制，当在需要输入数据的地方如果按下字母键，将不会允许输入，而当操作顺序不当，如未填好相关信息就点击确定，则会弹出窗口提示相关的错误信息。

如前所述，实现成绩管理的自动化最彻底的解决办法是搭建网络教务管理平台，而利用自主编写的小软件对Excel成绩表进行数据导入及管理事实上是对成本的折衷，兼具了管理方便和成本低廉的优点，并且随着社会及技工教育事业的发展，搭建网络教务管理平台是必然趋势，而网络教务管理平台的本质其实就是对数据库数据进行更加强大的增删、筛选及界面编排，因此，利用自主编写的小软件对数据库进行操作，事实上也是把教务成绩管理工作从纯手工的操作到完全自动化的一个过渡，这对网络教务管理平台的搭建及管理人员熟悉管理平台的运行机制都是大有好处的。

参考文献

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[2] 王大龙，秦琦.ACCESS数据库和SQL_Server数据库的应用比较[J].科技资讯.2010（4）.

[3] （美）DavidSceppa著.ADO编程技术[M].清华大学出版社，2001.