科研单位人事档案管理问题与对策

李燕飞

【摘要】近年来我国人事制度改革不断加快，在科研单位人事档案管理工作中，逐步暴露了很多问题。本文将简述科研单位人事档案管理中的问题，并提出行之有效的对策。

【关键词】科研单位；人事档案；管理

科研单位人事档案内容主要有职称评定、年度考核、成果奖励、学习培训等，可以将科研人员的工作业绩，所取得的荣誉等反映出来，是知人善任、选贤举能的重要依据。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，是当前必须努力解决好的一个重大课题。加强科研单位人事档案管理，解决其中存在的问题，有利于科研成果的宣传，最大限度发挥档案的服务功能，可谓意义重大。

一、科研单位人事档案管理的问题

（一）重视程度不足，基础设施较差。领导通常只关注科研成果，对人事档案管理工作认识不到位，只要不出现泄密或丢失即可。当前，很多科研单位还未将人事档案管理工作提上日程，也没有解决人员、场所、经费等方面的问题。而档案室建设也不够规范，甚至一些科研单位还未建立专门的档案室，防火、防盗、防虫等措施不到位，极易引起人事档案的丢失、破坏等问题。

（二）资料收集不及时，管理方式落后。科研单位档案人员通常身兼数职，业务水平有待提升，加之缺乏完善的资料收集归档制度，造成档案收集不及时、不完整，很多重要信息不能第一时间存档。此外，管理方式也很落后，档案查询非常繁琐，随意存放，不利于发挥出档案资料的作用。个别档案字迹模糊，书写不规范，也对科研单位人事档案的保存与利用带来不利影响。

（三）档案信息化建设滞后。当前科学技术发展很快，计算机信息水平也越来越高，人事档案信息管理系统得到了广泛应用。然而，因为科研单位领导思想上的忽视，在人事档案管理中还很少应用计算机技术，也缺少扫描仪、计算机等设备，这样档案管理工作效率很难得到提升。

（四）档案管理人员素质不高，能力不强。在科研单位体制改革过程中，实行人员竞聘上岗，档案管理人员岗位变化很大，且大多未接受过专业档案知识培训，不了解档案管理的要求，也不熟悉档案的收集、整理、归档等业务，无法满足现阶段科研单位人事档案管理的需求。此外，由于工作压力大、任务重，档案管理人员投入精力少，导致很难提升人事档案管理工作水平。

二、科研单位人事档案管理的对策

（一）提高重视程度，改善基础设施。只有领导重视，才能确保科研单位人事档案管理工作顺利开展。应成立档案管理领导小组，定期检查并指导档案管理工作，而档案管理人员也要及时汇报工作，避免出现问题。科研单位要设立综合档案室，安排专职人员负责，并将防护措施做到位，消除所有存在的不利因素，确保人事档案的安全。要加大资金投入，多渠道筹集资金，将扫描仪、打印机、传真机、计算机等设备配置齐全。此外，应设立专用的档案库房，做好防潮、防火措施，并安装空调，配置灭火设置。

（二）认真收集档案资料，提升管理水平。对科研单位人事档案管理工作而言，首要任务就是做好档案资料的收集。在我国政治经济体制改革过程中，科研单位人事档案资料也越来越多，包括考察、考核、学历、培训、聘任、专业技术晋升等材料，为人事档案资料收集工作带来了巨大考验。对此，档案管理人员要切实提起重视，及时收集好相关材料，认真整理，仔细鉴别。如果材料不满足归档要求，应尽快处理，如果材料手续不齐全，也要及时补办，保证所有材料都有完整的手续，确保人事档案的真实性。在填写档案资料的过程中，也要做到规范，同时形成电子档案，便于档案资料的长期保存和利用。

（三）加快人事档案管理信息化建设。随着时代的进步与发展，科研单位人事档案管理工作也要逐步实现信息化、现代化。对此，科研单位档案管理部门应完善基础设施条件，安排足够的档案管理人员，充分应用现代科学技术，提升档案管理工作效率，确保人事档案信息输入的准确性。科研单位不仅有纸质人事档案，还有数字化档案，档案管理人员在日常工作中，要将这两种档案衔接好，保证这两种载体相辅相成，能够将科研人员具体情况反映出来，发挥出人事档案应有价值。要从科研单位实际情况出发，对于可以公开的人事档案信息，则要在网络上加以宣傳，从而促进科研成果的推广与应用，为社会提供更好的服务。

（四）加强培训，提升档案管理人员的能力。科研单位要定期开展对档案管理人员的培训工作，提升他们的综合素质与业务能力。科研单位要结合实际情况，培养一批管理能力较强的档案管理人员，或者是为他们提供培训的机会。对档案管理人员而言，也要主动加强学习，丰富自身的理论知识。在工作中要保持较强的责任感与事业心，认真学习人事档案管理相关规定，牢固掌握现代科技知识，不断提升自身的档案管理能力。科研单位还要通过“走出去，请进来”的方式，让档案管理人员的业务知识及时得到更新，提升操作水平，从而确保科研单位人事档案管理工作能够正常进行，并发挥出应有的价值与作用。

三、结语

总之，人事档案是人才信息的重要载体，记载着科研人员的工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容，是全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，发挥着极其重要的作用。科研单位必须提起重视，认真分析当前人事档案管理工作中存在的问题，及时采取有效的解决措施。同时还要投入更多资金，改善基础设施条件，并培养更多档案管理人才，这样才能实现人事档案管理工作效率的提升。

【参考文献】

[1]刘强.加强科研单位人事档案的创新管理[J].人力资源管理，2016（05）：257-258.

[2]徐燕，朱荣静.关于科研院所人事档案管理信息化的浅探[J].大众科技，2014（05）：239-241.