企业人事档案管理存在的问题及对策研究

宋荣军

【摘要】本文分析了企业人事档案管理工作中存在的问题，提出了加强改进和完善人事档案管理工作的对策。

【关键词】企业；人事档案；管理；问题

党的十八大召开以来，人事档案管理工作越来越显示出它的重要性。近半年来，通过对县内20多家规模以上企业的人事档案进行抽查，发现多数单位较重视档案管理工作，但是也存在不少问题，有的出生日期不同材料填写不一致，有的入团材料缺失，有的入党材料不全，缺失个别亲属的政审材料，有的学历缺失入学材料或成绩单，有的缺失聘用合同，或者聘用合同入档不及时，有的缺失养老保险证明材料，有的企业管理人员不稳定，兼职较多，有的没有像样的档案室，有的虽然重视工作，但业务不熟，工作不会开展等问题，这些现象将会给企业发展或个人将来使用档案带来较大麻烦。因此，充分分析人事档案管理工作中存在的问题，并深入探寻有效的解决措施，加强对人事档案工作的管理，以此来促进企业的进一步发展，已成为广大企业人事档案管理工作者亟待解决的重要课题。

一、企业人事档案管理工作中存在的问题

笔者通过梳理发现人事档案管理工作中存在的问题，主要表现在三个方面：

（一）机构不健全。企业单位不够重视，档案管理人员素质偏低。在一些企业单位中，企业只是注重这些人带给企业的利益，而不够注重对人事档案的管理。只要他们能够保证自己员工的重要信息不流传出去被人利用就是成功的。由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够，人员身兼多职，更换频繁，难以胜任档案工作。随着当前企业规模日益扩大，员工数量不断增多，档案数量逐渐增多，档案管理难度增大，有关的管理机构却未能及时跟进，更谈不上制度完善、流程规范等细致工作。

（二）硬件不到位。硬件设施不齐全，管理技术落后。人事档案管理的硬件设施不齐全，包括档案馆和设备，有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施，对人事档案的管理名存实亡。长期下去，会导致原始的纸质档案得不到有效的保护，很可能出现虫蛀、霉变等现象；并且计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，不利于人事管理效率的提高，造成一定的资源浪费。

（三）材料不完善。材料不完整，归档不及时。人事档案收存的是职工的履历、自传、鉴定（考评）、学历、职称评聘、政治历史、聘用合同、养老保险、工作调整、工资晋升、身体健康状况等方面的有关材料，档案中的材料只有完整、齐全、规范，才能真实地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。抽查中发现不少材料入档不及师，日久天长，就会无从查找。

二、加强改进和完善人事档案管理工作的对策

针对上述情况，加强改进和完善人事档案管理工作，应从以下几方面着手：

（一）通过学习培训档案管理业务知识，提高档案管理人员自身素质和业务能力。人事档案管理岗位要选出有党性意识，具有强烈的事业心和责任心，有保密意识，勤勤恳恳，忠于职守的优秀人才从事管理工作，注意保护和调动他们的积极性，帮助解决具体人事档案管理工作中的困难，促进人事档案管理水平的不断提高。 注重提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更要着眼于政治素质和实际本领的提高，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员。档案工作者要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府这个工作大局，提高适应岗位要求的实际本领，不断地提高管理水平。

（二）通过完善人事档案管理制度，规范档案管理和服务流程。在平时的工作时，要严格执行《人事档案工作条例》和《人事档案管理工作制度》等规章制度，并根据人事档案存放要求，管理好人事档案库房、阅档室和办公室，做到三室分开。对收集来的需要归档的材料，及时进行归档。归档时严格按照《人事档案管理规范》和《档案收集整理归档制度》的有关规定，进行档案材料的鉴定和筛选，并把人事档案材料按属性进行归类、排列次序、编写目录、剪裁，最终装订成卷。档案材料要做到归类准确、手续齐全。作为档案管理人员，整理装订档案要做到：对属于入档的材料依据性质属性进行分类，分类清晰，便于以后工作的查找利用。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行修补、裱糊或压平。对于尺寸较大的材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下，进行剪裁或折叠；对过窄的材料，要根据档案规定尺寸进行加边扩充；对时间较久、较软的材料要在背面加页固定；对填写的材料中墨迹不太清晰的或字迹为蓝色或红色的，要进行手工临描或加页复印；未入档的档案材料上存在的订书钉等金属物要进行拆除等，保证加工质量。按照分类顺序进行编写目录，目录要完全与材料顺序相对应，准确核对材料形成時间，份数和页数填写无误。目录中类与类间留一定空间，便于以后增加材料时添加目录。经过整理后的干部人事档案分类清晰，目录完整，外观整齐，利于查找。

（三）通过完善人事档案管理设备，实现人事档案的数字化管理。要加大人事档案资金投入，完善人事档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持库房内的温湿度，每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对于人事档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一，要建立电子账号，实现信息共享。要建设人事档案数据库，对于人事档案的信息，可以通过工作人员录入方式，形成电子文档，并将重要的材料进行数字化处理。此外，建设人事档案信息网络服务平台，用于开展人才服务，发布人才供求信息等。

总之，要加大宣传力度，形成人人懂档案，人人重视档案的良好局面。使各级领导和广大员工充分认识到档案的重要性，牢固树立档案意识，从整体上提高干部人事档案管理工作的水平。