基于信息化背景下行政事业单位档案管理的科学化探究

王杰

【摘要】本文对行政事业单位档案管理的科学化进行探讨研究，认为只有采用高新智能信息化管理手段，才能加强日常的技术管理能力，同时也可全面优化行政事业单位的组织结构及运行效率。

【关键词】行政事业单位；信息化；档案；管理

一、行政事业单位日常管理运作存在的问题

在全球各行业机构实施信息化管理、加强科技智能化管理的大背景之下，我国的行政事业单位也改变了传统纸质办公的模式，不断引进信息管理方法，建立自身的信息体系。但是，如何进行科学设置，促进各部门的协调发展，同时完善和处理各项文书、人事、公务等信息档案仍然标准不一，最终影响了资源的配置效率。 具体包括如下几点：

（一）资产运用效率低，搁置耗费现象严重。对行政事业单位而言，通常想方设法要求更多的资金，占有太多的国有资产，极少考虑到各部门的实际现状和需求。在这种情况下，通常会導致比如各部门、各行政要职人员的互相攀比，最终使资产配置不合理，同时实行信息化管理的过程存在很多疏漏和不完善的地方，各部门人员的沟通脱节，难以真正实现信息化。

（二）信息化管理范畴广，难以及时弥补信息错误。在我国的大多行政事业，就性质和类别而言，通常规模较大，这使信息化的普及和统一化的实现存在较大的难度，容易导致信息化管理存在散布性、混乱，难以实现标准业务操作流程。行政事业单位建立信息管理系统的本意，原是为了提升行政事业单位的档案管理能力，使各项数值和数据信息能够及时而迅速地反馈当前单位存在的问题，包括业务信息、资产现状、人事情况、经费开支消耗等等，但在行政单位及各部门的规模、人员数量较多且复杂的情况下，极易使信息化管理出现问题，难以实现有效的信息反馈与对接，从而为合理配置资源及资产带来了不良影响。

（三）难以实现统筹与集中一体化管理。进行信息化管理有利于帮助行政事业单位加强对自有资产的了解，随时掌握资产情况，减少资金流失。为改变传统落后滞纳的纸媒办公形式，改变人工登记管理信息所带来的出错率与不良影响，就应跟着技术潮流的趋势改革，加强对内部的公务、人事、技术信息管理，做好资源整合，使行政事业单位对大数据的处理、管理能力，以及办公效率全面得以提升，这是它的真正本意与运行宗旨。然而，目前在实际的管理过程中，大多数行政事业单位仍然不具备成熟的技术管理策略。通常内部信息采集效率、数据管理效率仍然十分低下，要在本质上改善这个问题，就要给信息化管理构建一个严谨而科学的平台。

二、如何提高行政事业单位档案信息化管理水准

信息化建设将会随着全球对信息技术的需求，变得越来越标准化和严格。无论是普通小微企业，或是大型行政事业单位，构建一个健康的信息平台，引进智能系统实现信息化管理，完善基础设施资源，这已经是一种全球性的潮流趋势。对此，应注意遵从如下原则来解决问题：

（一）统筹计划，统一运作。推进行政事业单位实现信息一体化管理，实现信息对接、部门联结，完善系统信息体系的各项功能，建立强大的数据管理，并要使信息系统对储存机密档案、大型数据有兼容性，方便及时进行信息提取，也方便进行统一管理，保障各项信息资源的安全。

（二）做好标准信息化的建设，优化现有的信息体系。信息化的标准化管理是硬性要求，是结合技术规范与标准的管理章程。基于行政事业单位有规模、业务较大，内部人事人员较为密集复杂的情况，因此，在构建信息平台信息系统之时，可引进西方国家的相关管理经验及技术方法，并结合自身的实际情况及法律框架，构建一套能帮助自身实现集中统一化管理的运行机制。

（三）优化信息管理队伍，建立有效的监督管理体系。技术人才为现代行政事业单位核心人才之一，实现信息化档案管理，就要有具有资质的技术人才、管理人才，才能优化内部的智能化管理绩效。对此，同时要制订长远的有效运作方针，并建立对应的监督管理方法。要确认信息化进展战略，以及结合其具体运行机制，全面推动行政事业单位日常对档案信息的管理，使之更为法制化、常态化、科学化、正规化，从而才能树立科学严明的管理秩序。

三、结语

作为我国标志性的产业机构，行政事业单位在日常的运行过程中，需要涉及到多项重要的信息档案管理工作，包括复杂、大型、机构的信息数据的传送、交接、接收、反馈、储存等管理事项。同时随着时代的变化，传统的纸媒办公模式已经严重落后，也不足以应对大量的工作任务，对此，信息化的智能作用与精确度，可减轻大量的人力与精力，同时也提升行政事业单位的公办效率。具体而言，实现信息化管理手段，是当下时代发展的一种必经趋势，同时信息化管理的智能化、技术革新方法也为各个行业领域带来极大的推动与贡献作用。对此，行政事业单位采用信息化管理方法，可加强对大型数据的处理能力，合理配置资源信息，全面提升自身的办公速度，优化和改进组织结构的运行秩序。不过，这只有通过建立高效、一体化的信息平台及构建对应的管理体系，并利用科学合理的管理方法，实现有效的监督与信息对接，才能帮助自身的信息化管理工作，迈向一个更优质高端的水平层次。

【参考文献】

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