高校办公室秘书信息素质培养的思考

高源

【摘要】信息技术的发展极大地改变了办公室的工作方式和工作效率，同时也对于办公室成员工作能力提出了更高的要求。高校办公室秘书是高校办公室行政工作的主体，繁琐的日常工作要求高校办公室秘书必须具备一定的信息素质。基于此，本文对高校办公室秘书应具备的信息素质进行详细分析并提出了加强信息素质的方法。

【关键词】高校办公室秘书；信息素质；培养

一、信息和信息素质的含义

所谓信息是一个比较宏观的概念，它包含了一些的符号、信号以及整个社会所传递的一切内容。在自然界中，信息是普遍存在的，它的存在使得人们能够正确地交流和对于自然界有一个正确的认识。对于信息素质，很多学者都对其进行了相关的研究，但对于信息素质的含义却众说纷纭，并没有一个统一的认识。最早提出信息素质这一概念的是美国著名学者Paul Zurkowski在1974年提出的，其认为所谓的信息素质是利用一些信息源和一些信息工具来解决问题的技术和技能。随着社会的发展，人们对于信息素质的认识也在不断地深化，特别是进入21世纪以来，随着信息社会的飞速发展，人们越来越深刻地认识到信息素质不仅包括了利用信息解决问题的技术和技能，还包括了对于信息的认识和态度，如信息意识、信息道德和信息观念等。

基于上述，笔者认为所谓的信息素质是指人们利用一切的信息工具获得信息数据并利用这些信息解决问题的自身综合素质，其不仅包含了人们所具备的信息技术和技能，还包含了人们的信息道德、信息观念、信息意识等。

二、高校办公室秘书应具备的信息素质

（一）信息意识。所谓的信息意识就是指人们对于信息的一些下意识的自觉的客观反映和认识。这种认识包括信息的内涵、结构、信息源的类型以及模式等。在如今信息技术飞速发展的时代，作为高校办公室秘书，要在信息繁杂的大环境下具有信息辨别的能力，能够去粗存精，有着对于信息进行过滤和提取的能力。只有这样，高校办公室秘书在工作中才能够在海量信息中迅速地找到有用的信息，进而才能够为自己所用，以高效率地的完成自己的工作。

（二）信息能力。所谓信息能力，就是人们在工作、生活中，对于信息的收集、加工、利用等的能力，是一种对已获取的信息再加工的一种能力，它是信息素质的重要组成部分。主要包含以下几个方面：1.信息技术应用能力：具备完善的计算机和网络知识，能够将所获取的信息熟练地应用在自己的工作中。2.信息检索选择能力：在众多的信息中能够根据自己的需要迅速地的找到需要的相关信息来完成自己的工作需求。3.信息处理能力：对信息进行加工、分析、存储便于在后续工作中能够快速地找到并加以利用。

（三）信息道德。信息道德是人们在进行信息活动的时候所需要遵守的道德规范。它的主体包括了信息的制造者、传递者、加工者和使用者。只有人们在进行信息活动的时候遵守相关的信息道德，才能够保证信息社会的稳定发展，这也是高校办公室秘书稳定工作的基础以及所要遵守的一种规范。信息道德包括了在进行信息活动的过程中遵守法律和社会相关规范，抵制不良信息。高校办公室秘书在工作中要本着实事求是的工作态度，严肃认真，传递真实的信息来反映相关情况，以顺利地完成自己的本职工作。

三、高校办公室秘书加强信息素质的途径

（一）树立和培养信息素质意识。随着信息时代的发展，我国的高等教育也朝着信息化的方向发展，其教学方法和技术手段都广泛地应用了先进的信息管理系统。高校的行政管理工作也是这样。就目前而言，高校的行政管理工作要求管理手段需要结合相关的信息技术手段来进行完成。信息交流也就要求了每个人都需要具备一定的信息素质。在这样的一个大环境下，高校办公室秘书在工作中一定要转变工作观念，从自身的发展、高校工作的需求以及信息使用的角度出发，具备敏感的信息意识，善于抓住一切有利于工作的相关信息进行提取和加工，增强自己对于信息的把控能力，只有这样才能使信息意识成为自己工作的内在要求。

（二）建立和完善信息化办公环境。就目前信息化技术应用和发展的情况来看，要提高高校办公室秘书的工作效率，完善的信息化办公环境也就成为了必不可少的物质基础。目前，计算机成为了高校办公室秘书工作必备的一种工作工具。通过计算机，人们可以查询相关的信息，这也大大地扩大了人们获取信息的渠道，也能够使得人们在较短的时间内获取自己所需要的关键信息。通过邮件以及一些聊天软件也使得办公室办公的无纸化成为可能。就目前的情况看来，越來越多的高校都在大力推广数字化校园建设项目，办公自动化（OA）系统也逐步得到应用。完善的信息化办公环境正逐步成为可能。

（三）实施严格有效的信息培训制度。完善的信息环境能够大大提高高校办公室秘书的工作效率，因此，办公环境信息化也就成为了高校办公室办公发展的一个必经的趋势。但这种飞速发展的信息化大环境对于办公室秘书来说是比较陌生的，有些高校办公室秘书还不能完全地适应这种信息化新环境，因此要实施严格有效的信息培训制度对于高校办公室秘书进行相关的培训。对于高校办公室秘书的培训要具有针对性，如可对其进行岗前培训和在职培训等，针对其工作中的薄弱环节进行相关的培训，以提高高校办公室秘书的信息应用和处理能力，进而促进高校办公室秘书的信息素质的提高。'

【参考文献】

[1]李丽，王卫红. 加强高校办公室信息化建设的探析[J]. 农业网络信息，2011（08）：122-123.

[2]郑琼. 高校办公室秘书信息素质培养之我见[J]. 福建财会管理干部学院学报，2006（03）：34-35.