浅析大数据时代档案数据信息资源整合与共享

徐郁萍

【摘要】大数据是在云计算和物联网技术之后新出现的一种技术，对企业业务模式以及业务流程产生了深远影响，并且已经成为时代发展的必然趋势。本文运用SWOT分析法，分析了档案部门在大数据时代开展档案信息资源整合自身的优势、劣势，以及面临的外部机遇和挑战，以便运用大数据时代的数据挖掘技术来推进档案信息资源整合的进程。

【关键词】大数据； 档案管理部门； 数据信息资源整合与共享

大数据是由规模较大、结构复杂以及类型众多的数据构成，利用云计算对数据处理及分析的巨大优势，对数据信息资源进行整合与共享，不断形成一种智力资源，提升知识服务能力。2015年，我国提出《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，为进一步加快档案数据信息资源的整合与共享，不断发挥档案管理部门的巨大作用，实现以信息化为核心的档案管理提供了遵循。大数据时代的到来，档案管理部门应当意识到档案数据信息资源管理的大数据特征，通过不断改进目前的档案管理方式以应对大数据对档案数据信息资源共享到来的机遇与挑战。本文将通过使用SWOT方法探究大数据背景下档案馆数据信息资源整合与共享所面临的优势、劣势、机遇与挑战，以求能够为档案馆的相关工作做出有益的探索。

一、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享SWOT分析

（一）优势。1.档案馆的技术优势。目前，档案馆已经将传统的档案数据信息整合成了数字化的档案资源，并通过档案网站以及数据库的方式基本上实现了“一站式跨库检索”等档案共享的功能。此外，档案馆为了保障信息交换的安全性，不断引入诸如“身份认证”等多项技术，在一定程度上保障了档案数据信息资源在整合和共享过程中的安全性。在大数据时代，档案馆建立了电子档案阅览室、档案云平台网络等顺应时代潮流的新技术、新功能。在“档案云平台”中，用户可根据自身需求查阅政府信息公开文件、档案数据信息资源以及档案馆馆藏等。2.档案馆具有良好的档案保管条件。在2014年8月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中要求档案管理部门应当不断建立及完善“人、物、技”等三位一体的防御体系，不断确保档案的安全管理。在这种大背景下，某些地区的档案馆已经顺应大时代需求，建立了智慧馆库，这主要是以物联网、云计算、大数据为技术支撑，对档案馆进行智能一体化的设计方式，完成对档案数据信息资源的统一保管，实现档案管理工作的网络化、科学化及智能化。

（二）劣势。1.档案数据信息资源整合与共享观念较低。由于存在着传统思维的影响，较多档案管理部门在数据信息资源共享方面的积极性较低，形成了“信息孤岛”的现象。这种“重藏轻用”的思想仍然左右着档案管理部门的工作，这往往导致档案管理部门不积极主动参与档案数据信息资源的整合与共享工作。此外，全国各地档案管理部门只强调档案信息资源的网络设施及设备的投入，并未能顺应大数据时代背景下的档案数据信息资源工作，致使未来档案数据信息资源整合与共享工作陷入未知的境地。2.档案数据信息资源整合与共享工作缺乏统一的技术整合规范标准。目前，在档案数据信息资源的整合中，国家并未从顶层设计中出台具有规划性、统一性的档案数据信息资源的整合与共享标准，对这项工作的制约较大。这是由于在档案数据信息资源的标识、查询、整合、共享中，若没有统一的标准及规范，则无法进行全局性的规划与设计。大数据背景下，档案数据信息资源整合与共享工作具有技术密集型特征，因此，这项工作将会涉及到一系列的技术性问题，对其提出了更高的要求。如果规划标准缺失，将会无法推动这项工作的顺利实施。

（三）机遇。1.政策的利好性。在“十二五”规划期间，《全国档案事业发展“十二五”规划》要求实施公共档案数据信息资源的整合与共享项目，不断打造“一站式”的档案数据信息资源整合与共享服务平台，为社会提供优质的档案服务。此外，在“十三五”规划期间，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，要求初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。各级国家机关、团体、企业事业单位档案应当建立更加齐全的档案资源，完善以服务群众为中心的档案资源体系。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》有三个特点：一是把档案信息化作为档案管理现代化的核心内容。二是更加重视档案在经济社会发展中的基础作用，一方面《规划》提出档案的业务指导、监督、移交接收要向更宽广的领域延伸拓展，另一方面《规划》把档案的开放开发放在了更加突出的位置，对档案馆的服务能力也提出了新的要求。三是在档案安全方面强调继续开展馆库建设、保障档案实体与信息安全、推进异地异质备份等工作。2.大数据形式下数据挖掘技术的不断提升。随着大数据时代的不断到来，越来越多的数据信息资源是以半结构化和非结构化数据进行存储。基于浏览器或者搜索引擎检索信息的能力是极其有限的，无法适应时代的发展。大数据时代，通过Web文本挖掘技术，可有效提升档案数据信息资源的检索效率，利用Web2.0对数据信息资源进行聚类分析，将零碎的档案数据信息资源进行整合完善，发挥其最大的使用价值。此外，Web2.0还可分析用户的检索痕迹，使提供的检索内容不断精确、完善，不断优化用户的检索效果，提升了效率。在用户检索的过程中，系统还将会根据用户的检索痕迹，自动推送用户可能感兴趣的档案数据信息资源，供其参考。

（四）挑战。1.档案数据信息资源整合与共享技术手段较为落后。在我国，档案数据信息资源的服务方式主要是以馆藏介绍、目录查询等为主，与国外发达国家相比，还存在着较大的差距。尽管我国非常重视档案的数据信息资源整合与共享工作，然而未能从顶层设计中出台相应的法律法规、宏观调控以及相关制度来推动这项工作的完成。此外，由于各地的档案管理缺乏全局性的规划，这进一步制约了我国档案数据信息资源整合与共享的工作。2.档案数据信息实施精准管控难以实施。动态性、交互性是大数据时代中数据的必要特征，这导致数据难以进行精准管控。然而互联网上的数据信息资源是档案资源的重要组成部分，由于这种类型的数据信息资源具有较大的动态性、自由化及随意性，这给档案管理部门的资源管理工作带来了较大的困难。此外，在大数据时代，网络作为档案馆及用户之间的桥梁，档案馆可通过其网站向用户进行数据信息资源的输送，而用户可提供网站与其进行参与互动，实现了良好的双向沟通。因此，对于档案馆来说，能够实现这种繁杂、动态性强的交互，将会面临更多的挑战。3.档案馆应当不断克服大数据时代所面临的安全问题。由于档案数据信息的种类较多，档案管理部门应当明确档案数据信息资源的存放情况。比如，哪些数据信息资源需要加密存放，哪些资源可以对外公开。尽管，目前档案管理部门已经开启了“身份认证”系统，但这并不能有效地对用户的行为进行约束。大数据时代，数据信息资源变得更加开放，而这对档案数据信息资源构成了较大的威胁，例如可能存在着黑客的非法入侵、电脑病毒等进一步威胁着档案资源的安全。此外，在云环境下，云安全问题进一步加大了档案资源的管理難度。

二、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享的发展趋势

（一）加大人才培养力度。在大数据时代下，档案数据信息资源的管理发生了较大的变化，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理部门应当充分意识到人才培养的重要性，加大对档案管理人员的培训力度，为档案管理人员树立一种危机意识、竞争意识。利用自主学习、专家讲坛等多种方式培训档案管理人员的各种技术，顺应大数据时代中档案数据信息资源管理的各种技能需求。通过在实践中不断完善档案管理人员的人才队伍，为大数据时代中档案数据信息资源的整合与共享奠定坚实的基础。

（二）建立统一的档案数据信息资源管理体系。档案数据信息资源的整合与共享在统一的整体中又包含了两个层面。随着信息化发展的提升，数据信息资源的重复建设浪费了较大的人力、物力及财力，因此，为了打破这种局面，应当加强各地区档案数据信息资源的整合与共享工作，不断打破“各自为政”的格局。尽管档案数据信息资源的整合与共享仍处于一个探索的阶段中，需要通过科学的运作方式、有条不紊地规划及制定未来的发展规划。

（三）制定统一的档案资源管理标准。在大数据时代中，档案数据信息资源的多样化已成为常态化，若要完成对各地区档案数据信息资源的整合与共享，则需要构建统一的档案资源整合标准体系，完成对不同数据信息资源的整合与共享管理。这其中包括了业务系统的协议标准、各种数据的统一存储格式等，以统一、规范的形式对档案资源进行整合与共享。

三、结语

通过上述研究表明，在大数据时代中，档案管理部门应当依托自身的优势，抓住外部的发展机遇，顺应国家及时代的发展要求，进行档案数据信息资源的整合与共享，实现档案资源的应有价值。

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