提高重视程度加强资源配置推进电视台财务档案数字化建设

章运洪

【摘要】在财务管理工作中，财务档案工作是较为基础和重要的环节，财务档案数字化建设则是财务档案管理的关键。本文就财务档案数字建设中所存在的问题进行了分析，并提出了推进电视台财务档案数字化建设工作的构想。

【关键词】财务档案；数字化；建设

财务档案管理是电视台财务工作的基础和重要组成部分，是推进电视台财务管理规范化建设的基础环节。应用现代数字技术，推进财务档案数字化建设，是提高财务管理规范化水平，降低電视台运营成本，推进电视台各项事务顺利进行的关键步骤。

一、推行财务档案管理数字化的概念和意义

财务档案是记录和反映某一单位或企业经济运行情况的、专业的财务资料，具体包括会计凭证、会计账簿、财务报告和会计核算材料等。财务档案数字化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件如凭证、单据、报表文件等传统介质的文件转化为数字文件，并归集成为具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的财务档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。

推进财务档案数字化具有重要意义。一是为传统介质财务档案提供数字化备份，并可复制。二是降低了管理财务档案需投入的资源。传统财务档案由于经年累月的积累，占用大量存储空间，并需配备专门人员进行管理，耗用资源较多。三是提高使用率和工作效率。财务档案作为全面记录经济业务活动和资金运动的重要资料和综合反映，是检查财务行为是否遵守财经制度和纪律的重要凭据，也是进行经济分析研究的重要依据和参考资料。通过计算机程序和各类书记模型对过往数据变化进行分析，有利于发现过往财务活动中规律性变动，从而提高财务管理工作的针对性，有利于降低财务成本。此外，通过计算机对档案数据进行查询替代了查询海量纸质档案分析对比的工作方式，提升了工作效率。

二、推行财务档案电子化建设中存在的问题

（一）单位重视程度不足。通常来说，单位领导更重视财务工作各项开支活动和纸质档案的归集管理，对于财务档案电子化建设的作用和意义了解不够、理解不深，重视程度不够。

（二）财务档案电子化的相关法律法规建设依然缺乏。随着科技的飞速发展，计算机等现代信息技术已经被广泛应用于财务工作中，电视台财务档案电子化正不断走向深入，软盘、光盘等各类电子介质将不断应用，但在现行财务档案管理法规和制度中，对这部分资料缺乏必要的规定和指导，不利于财务档案电子化建设的开展。

（三）财务档案数字化建设的物资源配备不足。受主观充实程度不足的影响，目前财务档案数字化建设普遍存在着人财物投入不足的问题。一是财务档案数字化专业人才缺乏，现有财务人员对数字化知识掌握不够，专业技能缺乏，需要加强培训。二是推进档案数字化建设的各类专业设备不足，需要购置。三是在电视台财务管理工作中，未列入工作规划中，数字化口号喊得多，实际工作投入有效时间少。

（四）财务档案利用率仍需提高。目前，电视台财务人员对于档案的管理更多停留于对过往档案某张凭证、某个时点数字的查询，而缺乏对一个时期内数字变化的规律性分析，不能从数据历史变化摸索规律，形成对未来财务活动的指导，这主要是财务人员主动性不足导致的，但传统档案查询困难也是利用率的客观因素之一。

三、关于做好财务档案数字化建设的几点建议

第一，转变观念，充分认识财务档案数字化建设的重要意义。财务档案数字化是财务档案发展的必然方向，电视台管理部门应当高度重视财务档案数字化建设工作，要将财务档案数字化建设纳入财务管理工作业务评比范围，使工作人员明确责任，为推进财务档案数字化建设提供坚强保障。

第二，建立完善财务档案数字化建设规划和相关制度。要到财务档案数字建设先进单位进行学习，并聘请专业机构对本单位财务档案数字化建设中存在的问题进行评价分析，进行差距检查，依据自身存在问题建立科学、具有操作性和针对性的建设规划。“没有规矩，不成方圆”，制度是电视台财务档案工作的规则和保障。财务部门同时应加强财务数字档案的制度建设，以便为数字档案管理工作提供明确的规范，财务工作人员也应当严格按照数字档案管理工作规范化要求操作，提高财务数字档案的质量，确保数字化建设工作实现高起点。

第三，加大财务档案数字化建设资源投入。一是为财务档案数字化建设工作配备专业技术人员。二是及时购置必要的数字化技术设备。三是电视台财务档案管理人员要针对数字化建设中的新事物、新问题、新情况等开展专题的业务学习、培训与讨论，提高数字档案管理水平和解决问题的能力，积极主动地做好电视台财务档案管理工作。

第四，加强财务档案利用分析。通过推进档案数字化建设，进一步加强对财务档案利用效果分析，为电视台进行科学的预测分析和决策分析，提供有价值的财务信息，也将进一步促进电视台各项工作的顺利进行。