信息时代如何做好基层电视台档案管理工作

李铁梅

【摘要】信息时代下的档案管理工作有了新进展，借助信息化手段能够极大地提升档案管理的质量和效率。基层电视台档案管理应该抓住信息化发展契机，积极走档案管理信息化建设之路。

【关键词】信息化；基层电视台；档案管理

当前，我国已经步入了信息化时代，信息技术早已被应用到社会生产的诸多领域，促进了社会的发展和进步。然而，基层电视台的档案管理信息化程度并不高，档案管理的方式和手段依然比较落后，这与快速发展的信息化进程相差甚远。档案管理的重要性毋庸置疑，运用信息技术来提高档案管理的质量和效率是基层电視台档案管理实现创新发展的必然选择。

一、实现规范化管理，提高信息化水平

现阶段，信息化水平成为衡量当代档案管理工作的重要标尺。基层电视台档案管理的首要工作就是要在规范化管理的基础上提高自身的信息化水平。为此，基层电视台必须将信息化建设作为当前档案管理的重点突破口，不断提高档案管理的信息化水平。长期以来，基层电视台确保统一的信息化建设标准，没有实时更新档案资源数据库，无法有效发挥档案信息资源的价值。为此，基层电视台有必要统一和规范信息化管理标准，建立健全档案信息化系统，将分散在个人手中的档案资料收回，及时地对资料进行记录，完善数据库资料，为以后资料的查询、开发、利用做好准备。再者，当前基层电视台档案管理需要逐步完善信息化建设，引入先进的信息管理软件，加强对电子档案的管理，确保归档资料的真实、具体、全面。基层电视台在推行档案信息化管理的过程中，还需要重视相关信息安全机制的建立，在建档、查档、归档、调档等过程中，必须增强安全防范意识，防止出现丢当、失密现象。为了提高档案资源的利用效率，可以建立档案信息资源目录，同时采用加密措施，做好防火墙的设置和数据备份工作，确保档案信息的安全使用。

二、实现系统化管理，做好档案的分类

基层电视台档案管理需要从实际工作需要出发，针对档案管理的各个流程与环节，建立信息化档案管理系统，以便于强化档案管理的功能，更好地实现信息共享，提高档案资料的查询、使用效率。基层电视台档案管理系统化建设，能够在各部门之间建立一个完善的网络框架，编辑室、栏目组等各部门之间可以通过信息管理系统实现相互间档案信息的有效利用，有助于提高基层电视台的整体工作效率。与此同时，传统的人工查询档案资料特别慢，而且由于档案管理工作量大，有时会出现档案资料乱放一气的情况。信息时代基层电视台档案管理工作可以借助信息化手段，做好档案的分类管理。分类管理是档案系统化管理的前提和基础，基层电视台的工作面宽，涉及到的档案资料较多，有来自各部门的视频资料、音像资源、照片资料、纸质资料等，为了方便大家检索，就需要做好档案的分类管理，将素材档案、新闻档案、节目档案进行分门别类，并存储到档案资源数据库中，方便人们及时查询和使用档案资料。

三、实现现代化管理，提升自动化程度

信息时代基层电视台需要不断提高档案管理的自动化程度和现代化水平。一方面，要配备现代化设备，完善信息化设施建设。基层电视台应该将配备现代化设备作为自身发展规划中非常重要的一个项目，满足档案管理信息化建设的物质条件基础。基层电视台需要引进档案管理的硬件和软件系统，及时更新落后或损坏的计算机、复印件、打印机、扫描仪等设备，安装先进的档案管理软件，做好各种档案文件资料的接收、整理、存储、检索工作，真正实现档案管理数字化、网络化、自动化发展，充分利用先进的设备和软件开展档案资源管理工作。同时，基层电视台应统一配备软硬件设备和系统，防止出现各部门档案数据不兼容等问题，消除档案信息化管理中的各种障碍，采用自动编目检索、自动标引、计算机辅助立卷等现代化管理手段，提高档案管理的自动化程度。另一方面，要不断优化电子档案。电子档案相对来说要比纸质档案传递速度快、存储密度大且易于复制和使用。电子档案也是档案管理信息化建设的核心，电子档案有助于人们搜集、筛选以及反复使用，所以，基层电视台应该利用先进技术通过扫描、照相等手段将纸质档案转化为电子档案，以便于完善档案资源数据库，确保电子档案的齐全。此外，基层电视台所产生的音频、视频资料应该按照电子文件档案管理规范进行标准化存储，做好电子档案的检验和审核，确保电子档案的真实性。为了确保电子档案的安全性，还可以采用云技术，将重要的档案资料上传到网络空间站，同时做好电子档案的数据备份工作。

四、实现人性化管理，培养信息化人才

基层电视台应该多关注档案管理人员的工作情况，给予档案管理更多的鼓励和支持。在引进先进的信息化设备和软件后，还需要及时安排档案管理人员进行相关技术知识的学习，提高档案管理人员的计算机操作水平，增强档案管理人员信息加工和处理的能力。与此同时，作为档案管理人员，也应该加强自我学习，熟练运用计算机和软件系统，积极参与单位组织的信息化培训，不断提高自身的职业素养，迅速成长为一名既懂信息技术又懂档案管理的复合型人才。

【参考文献】

[1]韩红花.浅谈如何加强广播电视档案管理[J].科技视界，2015（04）.

[2]赵文婷.浅析信息时代下电子档案管理的应用[J].办公室业务， 2017（02）.