机关文秘人员素质与文书档案管理

刘畅

【摘要】对于机关单位来说，文秘人员作为部门领导的直接协助人员，在工作中起到了纽带的作用。在实际的工作中，文秘人员所从事的工作大部分都与文书档案有关系，一般都是对文书档案进行编写和汇总工作。而为了更好地完成文书档案的工作内容，就要求我们的机关文秘人员要具备最基本的业务素质，这样才能够应对文书档案工作的具体要求。

【关键词】机关；文秘；档案；素质；要求

在机关单位的发展中，文秘工作人员在其中的作用是非常重要的，主要是协助部门领导来开展相关的工作，从某种程度上来说，文书材料编写的好坏会直接影响到档案材料的最终质量，由此可见，提升文秘人员的业务素质水平是非常重要的，本文主要是针对机关文秘人员的素质问题进行了分析，然后对文书档案管理工作进行了相应的探讨。

一、文秘人员基本业务素质是档案管理的基础

文书档案管理主要管理的是文书材料，而文书材料的撰写基本上是由文秘工作人员完成的，也就是说文秘工作人员掌握着大部分的文书档案材料，而只有不断增强文秘工作人员的业务素质，才能够提升文书档案的管理工作，才能够促进文书材料质量的提升。由于各级机关单位的文秘工作人员与档案管理人员之间的工作是有很多交叉的，机关单位的档案人员负责档案材料的保管，而档案材料的收集和整理归纳等工作都是由我们的文秘工作人员完成的，也就是说，机关单位文秘人员所要承担的档案任务是非常重的，文秘人员基本业务素质是档案管理的基础。

二、加强文秘工作人员业务素质能力的有效对策

不管是从机关单位还是从文秘人员的自身角度来说，都要加强文秘人员的基本业务素质能力，只有提升了文秘人员的素质水平，才能够更好地促进机关的发展。

（一）提升文秘人员的思想意识。当前我国的机关单位有一些文秘人员存在着很严重的思想问题，归档意识不强，个别人员对档案管理的基本常识都不了解，基于上述状况，我们从机关单位的角度入手，要不断加强文秘人员的思想意识，增强从事档案管理工作人员的归档意识。全面促进档案管理工作人员的素质提升。

（二）开展与文秘工作相关的理论知识学习。高效的管理方法对于提升机关单位工作效率是非常有帮助的，也正是因为这一原因，现代化的管理手段和管理方法在机关单位中实行成为了必然。与此同时，只有将先进的管理方法进行应用，才能够更好地促进机关单位文档工作的有序进行。在这里需要注意的是，在改变传统管理方法的同时，还要进一步加强文秘人员的基本业务素质。这就要求我们的文秘人员不仅要在生活中加强自身理论知识的巩固，而且还要不断学习现代化的管理方法。

（三）注重钻研文书档案管理知识。机关的文秘工作人员在日常的工作当中，除了要撰写基本的文书材料以外，还要承担着文书档案的管理工作，文书材料就是文书档案管理的基础，这也就要求机关文秘人员在实际的撰写文书材料素质能力的基础上，还要不断学习钻研文书档案管理中的相关知识，强化文秘工作人员的档案意识。树立文秘工作人员的自信心，提升文秘工作人员的整体业务水平，达到机关单位对文秘工作人员的业务标准要求。我们的机关单位可以定期开展以文秘人员为主的档案管理专业知识培训班，进而全面提升文书档案管理人员的综合素质，更好地为单位贡献力量。

（四）不断完善业务指导及相关考核机制。我们的机关单位要不断更新文秘人员的文书档案管理考核机制，对文秘人员管理的文书档案材料定期进行检查，然后按照更新的考核机制来进行考核。如果在实际的工作中出现专业业务能力较差的文秘人员，那么我们的机关单位就一定要做出有效的调整。除此之外，机关单位还可以引进档案专业的人才到文书档案管理工作当中，这样也能够进一步提升文秘团队的文书档案管理水平。

三、结语

文秘人员是一个机关单位的重要协助者，在整个机关单位中的协调作用是非常明显的，文秘人员不仅是文书材料撰写的负责人，而且还是文书檔案管理的主要负责人，由此可见，文秘人员身上的责任是非常重的，这也就要求我们的文秘人员要不断加强自身的业务水平。这里所说的业务水平包含的范围比较宽泛，不仅要提高文秘人员的思想意识，而且还要提高文秘人员的基本业务能力，基本业务能力提升了，撰写文书材料以及整理文书档案的能力也会相应得到提升。在实际的文秘工作中，还要求我们的文秘人员注重工作的方式，最好是在工作的时候能够体现出艺术性，只有增强了文秘人员的素质能力，才能够真正的完成相关的文书档案管理工作。我们的文秘人员在进行实际的档案管理工作的时候，还要具备较强的存档意识，充分利用这些归档资料，做一名优秀的文秘人员，更好地协助机关工作。

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