档案信息化管理工作探讨

李兰兰

【摘要】随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作在社会发展中显得日益重要，信息技术的更新和发展给档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。一般来说，社会信息化程度越高，档案管理任务量将变得越重。在这种新形势的驱动下，必须深化基层事业单位档案管理工作改革，在传统档案管理的基础上进行档案管理的创新，为新时期基层档案管理工作找到长足发展的新路径。

【关键词】档案；信息化管理；问题；措施

档案信息化管理主要是指对单位人员履历、工作表现等个人信息的详细记录，其不论是对于职员的工作调度、晋升都发挥着至关重要的作用，针对事业单位来讲，随着档案管理工作的不断加强，在选拔、任用人才方面将有着重要意义，在此基础上，单位也能够对人才做出更科学的配置。因此，对于档案管理工作的创新，各单位应给予足够的重视。

一、档案信息化管理的特点

（一）档案存储环境优势。传统档案管理模式下，采取纸质资源和人工录入，纸张容易遭到损坏，增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设，则可以将电子、网络平台构建起来，采取电子录入的方式，可以更好地管理信息内容，档案信息管理的方式、途径也得到了改变，能够在电子磁盘中存储档案，档案不需要占据较大的空间，信息管理、储存难度降低。信息化管理模式下，对存储环境没有较高的要求，可以更好地开展信息储存工作。

（二）档案使用查询优势。档案信息是事业单位发展的重要基础，在档案使用和查询方面，需要重点考虑信息资源的管理和运用，更加便捷地共享信息。传统的档案使用和查询模式下，容易有诸多问题出现，如纸张老化、繁琐的手续等。为了促使档案资源利用率得到显著提高，档案使用流程得到优化，需要积极开展信息化档案管理。

二、单位档案管理中存在的不足分析

（一）档案管理观念落后。在档案管理工作中，很多人都将档案的抄录保管，作为一项事务性工作进行管理，没有深入理解档案管理的国家财富作用，忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部门管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料，做好档案保管工作就是完成对档案的保管，特别是基层事业单位，领导对档案管理工作不重视等等，这些档案管理中存在的观念弊端都是影响档案管理工作发展的原因。

（二）管理人员离职后档案管理工作效果不佳。在现代社会环境下，没有人能够在固定岗位干一辈子，因此必定会出现离职及退休现象，在单位档案管理中如果一旦出现管理人员离职，而且没有将具体的档案管理工作交接好，那么就容易出现“死档”等问题，对于单位来讲是一种损失。1.对现有档案的运用不够有效。通常档案资料比较多，但是这些档案常年被摆在那里，很少得到有效的利用，因此也就导致档案资料的有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面化，无法充分发挥档案资料的应用价值，这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。2.档案管理工作不够规范。档案管理工作本身比较复杂，档案管理工作在某些事业单位中没有具体的规范，因此在实际管理工作中通常都是管理人员想要怎么管理就怎么管理，这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至档案纸张也出现杂乱问题，在进行档案资料应用的时候，寻找非常麻烦，影响档案管理质量，也影响工作效率。

（三）档案管理人员的基本业务素质薄弱。一些单位档案管理工作理念较为陈旧，思维方式较为传统，管理改革行动迟滞，管理模式和运行机制缺少创新举措，无法紧跟日益进步的经济社会的发展需求，对《档案法》《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律法规的学习、理解、运用能力不足，贯彻执行力度不够。

（四）信息化不全面。随着我国信息技术的快速发展，电子档案已经基本取代了以往的纸质档案，但是在对电子档案进行管理的过程中，尚存在一些问题没有得到解决。例如，纸质档案在装订及整理的过程中分类不清，严重影响了档案的权威性。因此，在档案实现信息化后，很多档案被遗弃，没有得到利用，数据重复、冗繁的现象层出不穷。同时，由于信息化不全面，很多财务信息也出现不准确及遗漏的情况，一些单位为了追求经济效益，擅自更改财务数据，在处理外债的过程中漏税偷税，给财务档案管理工作带来严重影响。

三、档案管理的创新策略

（一）转变档案管理观念，提高档案管理意识。单位档案管理改革，首要任务就是改变现有档案管理观念，端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念，重视档案管理工作，加大对档案管理工作的监督和检查力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当作一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育，让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，增进档案管理意识，全身心地投入到档案管理这项社会事业当中。

（二）加强档案管理人员的培训和管理。提高单位管理人员的素质，明确管理人员的工作职责，建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训，科学合理地制定培训内容，使档案管理人员从理论到实践都有一个很大的提升，并且不仅仅学到理论，还能把学到的理论灵活地应用到实际工作当中去。通过工作中长期的实践，促进工作快速顺利地完成。不同岗位对人员的要求是不同的，做好分工使档案管理人员明确自己的工作任务。对档案管理人员进行职业道德、专业知识、（下转第41页）（上接第39页）计算机技能三方面管理培训，当前我国单位办公的大环境是办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握计算机设备的应用，灵活运用办公自动化系统。多角度、多层次地提高档案管理人员的业务素质和管理能力。

（三）强化管理意识。想要提高财务档案管理工作的水平和质量，领导和相关工作人员一定要强化管理意识，充分认识到档案管理的意义和重要性，认清财务档案对单位的发展所起到的巨大作用，尤其是单位领导要不断加强学习，深刻认识到财务档案对单位健康运行和经济活动所发挥的积极意义，提高单位所有人员的财务档案意识，进而为档案管理工作的有效开展创设良好的环境。同时，财务人员也要加强自身的管理意识，在对财务档案进行有效管理的同时，还要主动成为其监督者，树立主人翁意识，全心全意投入到档案管理中，细致、严格地鉴定并审核档案，充分发挥自身的协调能力和监督能力。

（四）结合单位发展需求，对档案管理信息化总体规划科学制定。为了能够协调发展档案信息化，单位需要对档案信息化系统的灵活性、可扩展性充分重视，结合单位实际情况，对档案管理信息化总体规划科学制定。要将事业单位人才信息需求充分纳入考虑范围，结合经济发展要求，将网络管理模式完善构建起来，且构建的网络管理模式在灵活性与可扩展性方面也需要与事业单位实际发展需求所适应。

（五）建立起实用性较强的档案信息网站。单位在建设信息化档案管理的过程中，可以在网上建立起一个实用性较强的档案信息网站，将其作为实现单位档案管理信息化建设的重要手段，从而就能真正地实现信息化档案管理。在建立的过程中，其主要是以网站的形式提供给相关人员档案信息服务，这样档案管理人员不仅能在网上查询到相关的档案信息，还能在网上实现档案归档、档案管理等工作，除此之外，还可以实现档案信息资源共享。为了更好地实现档案资源共享，单位可以选择一些值得开发并且具备升级能力的档案信息管理系统，这样就能更好地实现档案管理的信息化建设。除此之外，如果条件允许，还可以与具有一定实力的软件公司进行合作，开发出相应的档案管理系统，这样就能有效地实现档案信息的更新和換代，对档案的管理也会更加方便。

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