略论事业单位档案管理信息化建设的有效推进

付艳杰

【摘要】在信息网络时代，事业单位的档案资料越来越复杂化和多样化，传统档案管理方式已难以满足需求，故事业单位档案管理信息化建设是必然发展趋势。本文首先分析事业单位档案管理信息化建设的意义，然后着重探讨档案管理信息化建设的有效措施。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

所谓档案管理信息化，即将传统的实体化管理逐渐转变为信息化管理，通常由国家档案行政管理部门对档案管理实施统一组织规划，将信息网络技术全面渗透到档案管理工作中，实现档案管理工作的高效化、实时化和信息化。传统事业单位档案资料通常是以纸质文件及音像资料为主，在档案管理、利用、查阅等方面都难以满足信息网络时代的需求，故探讨事业单位档案管理信息化建设极具现实意义。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

事业单位档案管理信息化建设的意义主要表现在三个方面：一是实现资源共享。传统档案管理方法在收集及保存信息上工作量较大，且纸质文件在查阅和利用时也不够便捷。档案管理信息化建设，可将各类信息均纳入数据库，并保存在电子磁盘，不论是收集、保存还是利用、借阅，均能大大提升效率，并且通过信息网络还能实现档案资料的及时查阅与共享，只需输入关键字就能查阅到需要的资料。二是提升管理效率。传统档案管理主要以人工录入为主，不仅效率低，需投入大量人力，也容易出错。而实现信息化建设后档案的检索与管理不仅快速也更加精密，大大提升了档案管理效率。三是实现无纸化办公。传统档案管理以纸质化文件为主，填写和整理起来工作量很大，更新周期也长，加之纸张容易老化和被损坏，一些资料文件就容易遗失。而档案管理信息化建设主要以电子文档形式保存资料，可备份，不易遗失和损坏，节省成本提高工作效率的同时也实现了无纸化办公。

二、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）积极树立档案管理信息化建设意识。事业单位应积极树立档案管理信息化建设意识。一方面，事业单位领导应发挥带头作用，充分认识档案管理信息化建设的意义，并主动将档案管理信息化建设工作纳入日常重要工作范畴。另一方面，领导应积极给事业单位工作人员灌输信息化意识，提高单位员工的思想觉悟和意识，促使单位员工积极参与档案管理信息化建设的工作中来。此外，事业单位还应强调档案管理信息化建设并不单单是档案管理部门的工作，而是需要单位所有人员共同配合开展的工作。

（二）全面提升档案管理人员的综合能力。事业单位要实现档案管理信息化建设就必须强化档案管理人员的综合能力，培养一支高素质、专业性强的信息化档案管理队伍。具体而言，事业单位应定期给档案管理人员提供专业培训，培训内容以档案管理信息化知识与技能为主，帮助员工优化已有技能和掌握新技能。同时，还应对档案管理人员实施再教育学习，培养他们的爱岗敬业精神及职业素养，打破他们思想上的束缚，促使他们积极与时俱进，更好地展现自身价值。培训同时还应提供实践机会，培训结束后应实施考核，考核通过者方能继续担任岗位工作。

（三）注重档案管理硬件设施的强化建设。档案管理信息化建设必须有安全、有效的硬件设施做基础，事业单位应充分认识到这一点，并积极强化硬件设施的投入与建设。首先，事业单位领导应加大硬件设施的投入，如拨发资金及时更换陈旧设备、定期维修保养已有硬件设备等。其次，单位应强化计算机的安全管理，如安装防火墙、定期杀毒、修复、设置登录密码等。再次，单位应采购内存较大的硬件，备份好重要资料，以防重要资料遗失后无法找回。此外，单位还应强调每位档案管理人员必须正确、合理操作计算机，避免错误操作造成档案资料损坏或遗失。

（四）制定健全的档案管理信息化制度。完善的管理制度是开展档案管理信息化建设工作的重要保障，事业单位应紧密结合实际情况，综合考虑多方面因素，不断改进并完善档案管理信息化建设制度，确保各项制度切实可行。如岗位责任制度，明确每位人员的岗位职责与权限；责任追究制度，明确每位人员应承担的相应责任，避免出现问题后相互推诿；档案收集、整理及归档制度，确保收集档案的完整性、真实性和清晰性；档案管理监督制度，避免个别人员投机取巧，为档案管理信息化建设埋下安全隐患等。

（五）传统与信息化结合实现双管齐下。事业单位档案管理信息化建设是信息网络时代的必然发展趋势，但当前很多事业单位仍然以传统档案管理方法为主，而信息化建设亦是一项长期工程，加之传统档案管理方法也有其优势，故事业单位应将传统档案管理方法与信息化建设相结合，取其精华与优势，实现双管齐下。具体而言，事业单位应结合实际情况，在传统档案管理模式中逐渐融入信息化元素，不断实践与改进，总结出一套切合实际、可行性高的档案管理方法。然后再以此为基础，强化信息化建设，提高档案管理质量与效率。

三、结语

综上所述，在信息网络时代事业单位档案管理的信息化建设是必然发展趋势。各事业单位应充分认识到这一点，然后结合实际情况，积极开展档案管理信息化建设工作。本文主要从思想意识、人员综合能力、信息化管理制度、硬件设施建设等方面论述了事业单位档案管理信息化建设的推进策略，望能为同行提供一些参考与借鉴。

【参考文献】

[1]塔娜.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2016（16）：84.

[2]刘永琴.事业单位档案管理的信息化建设[J].求知導刊，2016（14）：67.