关于档案管理信息化建设若干问题的思考

杨小鹏+王惠萍+吴凌霞+徐延华

【摘要】随着我国社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，电子信息技术在人们日常生活当中的普及和应用越来越广泛，并且为人们节省了很多工作时间，让复杂的工作变得简单，有效地提升了工作的效率和质量。在传统的档案管理工作当中还有很多的纸质资料以及文档等，工作人员的工作量比较大，非常容易出现错误。现代化信息技术的应用为档案管理信息化建设提供了良好的发展契机。基于此，本文针对档案管理信息化建设进行分析和研究。

【关键词】档案管理；信息化建设；问题；对策

现代信息技术为档案管理工作的发展带来了机遇，同时为其发展提供一个良好的发展机会，信息化背景下的档案管理不仅能够减少人力资源，还能够有效地提高档案管理过程中的准确性以及工作效率等，档案管理工作人员只需要在档案的信息系统上进行简单的操作就能够找出所需要的档案信息。另外，档案信息化管理还能够将社会上各種有相关联系的事业单位有效地联系起来，为社会经济的快速发展提供一定的帮助。因此，对当前档案信息化管理建设展开研究是十分必要的。

一、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）对档案信息化管理认识不足。档案管理信息化建设不仅仅是对档案和信息的管理，不能将其仅仅当成是档案的储存，信息化管理应该根据档案管理方式的转变而产生的一种新型管理理念，不是单纯地对档案进行保管和收集，应该构建一个比较系统化的档案管理系统。

（二）档案管理系统的建设不完善。当前我国档案管理系统当中缺乏一个具有较强规范化和标准化的管理系统。保障档案信息管理的前提和基础就是应该具有规范的系统，但是当前的系统过于复杂，并且在收集档案信息的过程中并没有做到高质量的要求，内容相对比较粗糙，很容易出现遗漏和缺失，同时档案管理的信息化构建具有较强的局限性。

（三）档案管理人员素质有待提升。档案管理相关工作人员在实际的工作中综合素质和能力都不能满足信息化建设的管理要求。工作人员不仅应该具有较强的知识，还应该具备较强的信息管理能力，有效解决信息技术在管理当中出现的问题，及时解决工作当中存在的问题。

二、档案管理信息化建设的方法和策略

（一）增强档案管理工作中的服务意识。实际上档案管理是为人民服务的，档案管理人员应该树立档案管理的服务意识，在实际的管理工作当中构建正确的服务理念，不断提升档案管理服务质量。在加强档案管理工作的过程中，应该对文件进行及时的接收和记录，并且应该按照相应的类别加以归档，只有这样才够更好地进行下一项工作，促使档案能够充分发挥出应有的作用。同时，通过档案管理模式的不断创新和发展，有效加强档案信息化管理为人们提高良好服务的作用。

（二）加强档案管理工作的规范化和标准化。在实际的档案管理信息化建设工作当中应该加强档案管理工作的规范化和标准化，这是档案管理工作必须要做到的，同时提升管理工作的质量和服务手段，达到最满意的工作效果。档案管理的信息化构建应该充分利用先进的科技手段，将传统纸质的档案和资料转化成为数字化的信息，不管是刚开始的人工输入还是后来的数字化管理都需要相应的规范，依照这个原则将工作进行有效的落实。

（三）提升档案管理工作人员的素质。在实际的档案管理信息化建设的过程中，应该提升档案管理工作人员的素质。信息化技术对工作人员的素质和能力有更高的要求。档案管理工作人员不仅要对传统档案管理工作以及相关的业务知识具有一定程度的了解，还应该充分掌握计算机等相关的信息化技术以及相关的操作方法，在工作过程中解决相应的问题。信息技术不断发展和更新，档案管理系统就会不断地更新，因此，工作人员也应该对知识进行及时更新，保障档案信息化管理更好地实施。

三、结语

综上所述，随着我国社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，电子信息化技术在人们日常生活当中的普及和应用越来越广泛，将信息化相关技术应用在档案管理工作当中是社会经济发展的必然趋势，信息化管理技术能够让档案管理工作变得更加有效、轻松，能够有效地提高工作效率和质量。但是不管怎样，档案管理信息化建设的宗旨都是为人民服务，以此来满足人们的实际需求，为信息需求者提供高质量的服务。

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