数字化时代对基层档案工作的思考

胡永翠

摘 要：伴随现代社会经济的快速发展，信息技术快速发展，基层档案工作取得了显著的进步。大部分办公也逐渐实现了自动化，各种电子档案文件呈现在了人们的面前，基层档案工作正在朝着新型模式转变，电子档案的出现使得人们对纸质档案的管理产生了误区，在这样的条件下，甚至呈现出了电子档案逐渐取代纸质档案的现象。纸质记录档案作为数字化档案唯一的凭证，具有查考作用，也是宝贵的历史产物，而且随着时间推移而将日益弥足珍贵。纸质档案的管理和电子档案一样需要重视，且需要双套保存。双套制管理模式已经成为了当前档案管理的发展趋势，数字化时代电子档案与纸质档案会同时服务于档案管理，其主要是通过形成电子档案与纸质档案同时管理，让电子档案与纸质档案从根本上融合在一起。

关键词：数字化时代；档案

数字化时代，基层档案工作从传统的、专人档案规整、分类、编码等逐渐转变为以电子信息技术主导的开放化、共享化，智能化、网络化。

一、数字化时代基层档案工作的时代新要求

1.信息化社会大背景下，基层档案工作要开放化、共享化。

在信息大爆炸的时代，信息交换成为社会交往主要形态，基层档案工作越来越突现出其信息属性，人们对于其关注也日渐加强。信息开放化、共享化状态存在就为基层档案工作信息提出了杜绝“重藏轻用”的要求。基层档案工作就要改变过去封闭、僵化的工作模式，实现真正的共享，要求基层档案信息更好的与社会相融合，要尽可能优化与丰富档案库藏，以实现基层档案物质基础的充分积累。同时，档案信息的查阅形式应多样化，通过完善体制实现电话、传真及信函查询等。

2.顺应时代发展，实现基层档案工作网络化、自动化 。如今，知识经济多依靠高新技术为主要发展形态，而网络技术无疑为当前核心领导技术，对于信息处理的便捷性不可小觑。当前基层档案工作要做的就是以信息技术为基础，结合计算机技术、互联网技术，将档案管理模式转变为大容量、低劳动强度、高效率性。在這一过程中，计算机技术是实现自动化管理的基础，在信息存储、处理方面能力巨大，尤其是在建设纸质档案数字化模式、大容量、高精确度信息数据库方面。另外，现代通信技术能够实现档案收、发的便捷化，在互联网日渐普及的大趋势下，基层档案信息网络化成为必然。

二、数字化时代基层档案工作开展新思路

1.在整体发展规划中充分纳入档案工作

基层档案工作的顺利开展，首先要实现对于档案工作的充分优化，制定科学、合理的档案策划方案，然后再将目标细化为若干小任务，并逐步落实，有效整合，从而实现基层档案工作的终极目标。从档案工作规范化角度来看，计划的制定非常关键，他能保证与基层发展步调一致，通过各个部门的密切配合和全体相关人员的有效参与，能够有效保障档案资源的全面收集与科学规整，是基层稳步、长远发展的重要保障。

2.有条不紊的落实对于基层档案目标的管理

在最近几年，很多基层都开始实施“档案工作的目标管理”，即将档案工作具体任务分解，并安排到各相关部门。在这一过程中，档案工作领导机制的构建十分必要，它建立在档案馆基础上。其次，通过教育、宣传及培训，发展壮大档案工作责任队伍，强化相关部门中档案管理者专业化乃至综合素质。另外，健全档案管理制度也是必要项，这一点主要是针对诸如归档规范性、统计准确、全面性而言。最后，要采取措施充分调动广达参与者的工作积极性，例如在进行基层基建项目竣工验收的档案工作中，可以将群众力量充分调动起来，使工作整体质量有效改善。

3.积极推荐基层档案档案双套制管理体系

让电子档案与纸质档案从根本上融合在一起，从而认真做好档案双套制管理的衔接工作。

（1）充分运用数字档案基本理论考察档案双套制管理模式

在当前档案管理过程中实施双套制管理模式，纸质档案和电子档案在应用过程中都受到传统档案管理基本知识影响。在当前档案信息自动化的管理过程中，档案管理的信息内容更加准确可靠。一般情况下，档案管理强调电子档案管理体系的原始性，而这里提及的原始性主要是指档案资料记载内容的原始性，而并不是指管理档案资料载体的原始性。因此，在当前档案管理过程中，我们应该紧跟时代发展的步伐，不断创新管理理念，根据实际情况采用档案双套制管理模式，有条不紊的开展基层档案工作。

（2）结合基层档案资料管理内容，初步限定双套制模式管理范围。为了有效提高基层档案管理的水平，档案管理部门负责人应该根据实际情况明确规定双套制档案管理的范围，从而确保档案资料内容能够永久性保存。一般情况下，针对需要保存时间较长的档案资料可以不用双套制管理模式。其中，各个基层可以根据自身档案资料的实际情况，探究多种载体保管形式，并提出具有较高应用价值的管理措施。尤其是在档案管理过程中，应该合理的将电子档案和纸质档案有效结合起来，构建完善的管理模式。同时，基层档案管理部门应该定期整理档案资料，进行分类处理，对于一些具有较高应用价值的档案资料采取扫描措施，实行双套制保管方式。

（3）对基层档案“双套制”模式管理的内容进行合理安排。在档案管理过程中，实施双套制管理模式其主要是针对档案管理资料的内容而定。根据档案资料的合理情况，对档案双套制模式管理的内容进行合理安排，有利于提高档案资料的应用水平。在现代化档案管理过程中，为了有效提高档案资料的利用效率，需要档案管理工作者切实转变工作思路，将档案资料管理的重点放在档案资料的利用中。在实行档案双套制管理模式的过程中采取循序渐进的模式，制定明确的档案管理目标以及档案管理计划。根据不同档案资料内容的利用程度，从实际情况出发最大限度提高档案资料的利用价值。

数字化时代，基层档案工作新模式还要有很长的路要走。在当前基层档案管理的过程中，积极大胆采用电子档案与纸质档案双套制管理模式是推动档案事业发展最为有效的改进措施。

参考文献：

[1]程安琪.基于计算机技术的档案管理研究[J].科技传播.2017（04）.

[2]李飒.档案管理须下真工夫[J].中国石油企业.2009（10）.