信息时代下纪检委的电子档案归档问题探讨

姜波

摘 要：电子档案归档技术是网络技术发展的产物，随着电子档案管理应用的领域越来越广，加强电子档案的安全管理成为档案工作重要的工作。只有在新技术应用过程中不断发现问题并且解决问题，同时在问题中寻找规律，总结经验，那样才可以及时弥补电子技术的不足。

关键词：信息时代；纪检委；电子档案；归档

纪检委在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。

一、电子档案优势

网络时代科学技术的发展出现海量信息，对传统的信息处理、存储、备份造成巨大压力，近年来云计算、大数据等信息处理方式均是为处理信息而出现的新事物。由于社会的变迁，现代社会信心呈爆炸式发展，据报道水电站建设项目文档多大100万份，这些文件包括了技术要求、资金结算、人员安排等各方面信息，是非常重要的原始资料，由此可见纪检委在新时代中不得不学习新的归档技术，电子档案归档技术。电子档案归档处理能力大、存储能力强、资金要求少、调查研究方便。

二、做好电子档案管理的措施

1.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，纪检委档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

2.应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

4.建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，纪检委档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

三、结语

纪检委电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息資源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献：

[1]周秀英.论高校电子文件的归档与管理[J].绍兴文理学院学报，2015（4）.

[2]罗梅.谈高校学籍网络化管理的途径[J].高教高职研究，2016（8）.

[3]张民主.学籍管理的电子信息化[J].西安电子科技大学学报，2016（5）.