浅析企业单位档案管理工作的规范化

刘方荣

摘 要：档案管理在企业中日益发挥出重要作用，提高档案管理水平与效率，是时代赋予企业单位的使命。特别是在现代信息技术的冲击下，企业单位应当不断强化档案管理工作的改革力度，针对事企业单位档案管理工作中存在的问题，采用规范化的管理手段，进一步提高档案管理工作水平。

关键词：企业单位 档案管理 规范化

推进企业单位档案管理工作规范化是新一轮企业单位改革的重要任务。档案管理工作水平已经成为制约企业单位发展的重要瓶颈因素之一。企业单位应当从档案管理的实际情况入手，对档案管理工作进行全面系统的规划，全面细化档案管理各项工作，不断提高档案管理工作水平。

1.档案管理规范化方面存在的问题

1.1 对档案管理规范化重视不足

规范化是对企业单位各项工作提出的基本要求，目前企业单位档案管理规范化方面仍存在不足，规范化水平较低是制约企业单位档案管理水平的重要问题。首先，个别企业单位没有认识到档案管理规范化的重要意义，对档案管理规范化的特殊性认识不足，没有充分认识到制度规范与程序规范相结合的重要意义，往往在档案管理程序上存在着混乱问题。其次，个别领导对企业单位档案管理规范的重视程度不够，很少过问档案管理的规范化问题，没有在档案管理规范化方面投入必要的人力物力资源，普遍存在重视制度建设轻视执行问题，阻碍了企业单位档案管理的发展。

1.2 对档案管理制度缺乏规范化

档案管理工作依赖严格的管理制度，需要较高的标准才能保证档案管理工作的质量，目前几乎所有的企业单位都建立了档案管理工作制度，将档案管理制度作为企业单位制度体系的重要组成部分，但是档案管理制度建设水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企业单位档案管理制度侧重存储，不注重档案资料的收集，没有在源头上做好档案管理工作。其次，没有开成档案管理规范合力，相关部门对档案管理人员配合较少，导致档案管理部门任务繁重，档案管理人员不仅要负责制作档案，还要进行档案资料的核查工作，遇到档案资料错误，还会出现相关部门的推诿扯皮现象。第三，档案管理规范不符合实际情况，档案管理规范的执行较弱，实际操作混乱，导致管理制度形同虚设。

1.3 对档案管理模式缺乏规范化

我国企业单位档案模式较为单一，档案管理方法过于传统，没能根据实际情况进行有效管理，这样不仅发挥不出档案管理工作的实际效率，而且也不利于利用档案为人民群众服务。首先，企业单位档案管理与行业联系不紧密，没有发挥出行业档案的实际作用，档案管理方式方法过于传统。其次，档案管理主要依靠人工管理，管理水平较为落后，管理效率十分有限，不利于档案管理质量提升。

2.档案管理规范化方面的几点尝试

2.1 统一档案格式

统一档案格式是档案管理工作的前提，也是档案管理规范化的基础工作，企业单位档案管理应当在统一的格式下进行。首先，严格统一事业企业公文用纸，排版格式，装订格式，以及用字规范等，做到企业单位往来公文的标准化，全面提高档案资料的质量。其次，完善公文档案的程序，逐步规范档案的签发手续，有效分配管理档案的审核权限，进一步规范档案资料的标题，对档案资料施行严格的规范检查制度。

2.2 科学立卷归档

立卷归档工作是企业单位档案管理的重点工作，也是企业单位档案管理规范化水平的基本体现。首先，应当严格遵照国家有关档案立卷的基本法规，细致的做好立卷归档工作，严把立卷归档质量关，对不合格文档严禁进入档案。其次，重点把握好相似、重复、无序立卷问题，按照统一的标准体系，恰当的逻辑顺序，分门别类的做好文件的立卷归档工作。第三，正确把握立卷归档的时间，要在文档任务完成以后，且相关资料收集齐全后再立卷归档，要把握好立卷归档工作的主次。

2.3 有效运用档案

档案管理规范化的最终目的是为档案使用的高效化服务。规范化档案管理还应当以有效运用档案为重要标准。首先，借助规范化的档案管理操作手段，消除传统档案管理工作中存在的弊端，全面提高档案管理工作效率。其次，利用规范化的档案管理手段，全面建成标准化的档案资料数据库，为实现档案资料的科学共享，档案的信息化使用铺平道路。

3.档案管理规范化方面的主要措施

3.1 建立科学的规范体系

企业单位档案管理规范化离不开科学的管理体系，应当运用必要的管理体系，全面实现档案管理规范化。首先，根据企业单位实际工作情况，完善档案管理工作制度，积极整合发挥企业单位档案管理工作人员作用，促进管理人员规范操作档案资料。其次，借助科学的规范体系，为档案管理打下坚实的基础，树立良好的档案保存意识，全面提高基层档案管理质量，不断查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科学的档案管理系统，依靠现代信息技术，实现档案管理的规范化，逐步使企业单位档案管理适应信息化社会发展的实际需要。

3.2严格履行各种制度规范

制度规范只有通过全面履行才能发挥出实效，为了提高企业单位档案管理工作水平，应当发挥事业单位档案管理工作各种制度规范的实际作用。首先，要按照档案资料的内容，档案的先后顺序，根据档案的实际情况，在做好分类的基础上，做好歸档工作。其次，根据档案的调阅程序，严格把好档案调阅关，严格防止档案资料丢失，切实减少档案管理过程中存在的问题，实现稳定科学的档案管理，发挥出档案管理的实效性。

3.3 加强做好档案保密工作

档案不仅是企业单位主要数据信息的汇总，而且还涉及到单位工作人员的隐私，因此在档案管理的过程中，要对档案管理工作给予足够的重视，避免档案管理出现隐私泄露问题。

4.结论

做好档案管理规范是企业单位发展的重要前提，只有不断提高档案管理效率，才能有效应对各种挑战，做到与时俱进，为人民群众更好的提供服务。目前，应当围绕完善保密制度，在保证档案资料安全的前提下，建立电子档案，发挥档案实际作用，进一步提高档案管理质量。

参考文献：

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011，20

[2]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J].才智，2011，18.