浅谈疾控档案信息化管理和发展的重要性

许檬珺

摘要：为进一步加强疾病预防控制机构档案信息化建设，不断适应档案工作的新局面。只有坚持与时俱进，才能在新形势下开创档案管理工作的新局面。做好档案管理工作，不断增强档案科技创新能力和實力，推动档案工作和信息网络深度融合，实现档案工作向数字化时代的转型升级。对公共卫生机构的科学决策和长远发展具有重要意义。

关键词：疾控机构；档案；信息化管理

档案是在各项工作中形成的，各种形式和载体的历史纪要，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案工作具有总结、借鉴、指导的作用，是机关事业单位的一项重要工作。而相对于地级市公共卫生机构也需要不断提升疾病预防控制工作能力和服务水平，稳步推进信息化建设以及公共卫生机构档案管理。作为大数据时代下信息资源管理系统中重要的一环，根据公共卫生机构的职能特点，大力发展档案管理信息化建设，对于推动档案管理具有深远意义。本文将着重指出如何更好的适应新形势，将其引入到传统档案管理模式中.使档案与信息得到更好的管理与利用，及推动档案管理过程中存在的问题进行探讨。

一、疾控档案管理的历史

长久以来，人们认为疾控中心的主要工作是疾病预防与控制，忽略了档案的建设与管理工作。随着疾病预防控制体系建设的深入开展，疾控中心的业务工作得到极大拓展，档案资源发挥越来越重要的作用，而原先的手工管理纸质档案已经难以满足现代化的档案管理需求。档案信息化管理的出现，使得档案管理不断的升级进步，由原来传统的手工档案管理逐步走向信息化管理的道路。如何抓住疾控档案管理信息化建设的机遇，及时妥善保管处理各部门形成的大量工作、基建、科教文件和数码照片、仪器设备等档案材料，变得迫在眉睫。

二、疾控档案管理的现状

（一）管理模式落后，意识薄弱

事业单位的发展不仅要与时俱进，还要利用有效的信息化设备。传统的档案管理模式已经不能适用当前信息快速获取的需求。档案材料是极其重要的历史资料，也是不可多得的学习、研究素材，既往的档案管理人员在收集档案资料进行整理编排时，多采用手工的方式，这种工作方式需要很多时间和精力，效率低下。档案信息化建设改变了传统档案管理方式，它是对传统管理模式与思维领域的一种大的突破，但之前有较多档案管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，阻碍了档案管理的变革，影响了档案管理的效率。如何对档案材料进行更加专业、有序、快速的归档应引起管理者的深思。

（二）档案利用局限化、功能单一化

通过对大量的纸质化档案进行信息化存储和管理后，能够利用大数据对疾病预防控制中心的管理发展情况、当地的疾病情况等进行分析与预测。但是档案管理的落后，使得大数据系统无法完善建立，疾控档案室保存着各类档案资料，却不能充分发挥档案资源的作用，档案资源的利用变得局限化。目前档案室除了单纯的档案整理与保存外并没有其他功能，远远不能满足公共卫生专业技术人员对档案资源的需求，需要从档案管理信息化着手，真正发挥档案资源的作用。档案管理信息网络化属于起步阶段，相关档案管理软件比较缺乏，全国大部分疾控中心尚未实现信息资源的有效共享，因此我单位也迫切需要改善档案室功能单一化的格局。

三、实现档案信息化的措施

（一）规范档案信息管理制度

由于档案的网络化应用处于起步阶段，整个疾控档案管理系统根据人员的权限，设定了密级界定来确保档案的安全保密工作。根据各部门的分工条线，整个档案管理系统分为两大类，疾控业务资料和中心档案室。各部门档案管理员在各自的全宗卷中进行材料录入，充分保障了档案信息的完整归档，在做好文书档案工作的同时，还注重了科教档案、影音资料等电子文件档案的收集整理，从源头上确保档案资料在载体和门类上的齐全完整。同时在依据充分的前提下提出相关经费的预算申请，配备完善的信息化硬件设施，如扫描仪、高拍仪、档案柜等，提高档案管理的效率，促进档案管理水平全面提升。

（二）强化档案信息管理意识

进一步强化档案管理意识，在围绕中心上统筹谋划，在服务大局中尽责有为，使之成为每一个部门、每一位档案工作者的政治自觉和政治使命。疾病预防控制中心的领导已经对疾控档案管理的重要性有了一定的认识，但在制度和管理层面仍需进一步加强重视。通过加强对档案管理工作自上而下的组织领导，采取讲座、培训、会议等多种形式，加大对档案管理重要性的宣传。通过有效的机构网络保障档案工作的高效运转，构建齐抓共管、人人重视的工作格局。

（三）加强档案管理人员队伍建设

培养亟需的高层次、高技能人才，充分发挥他们的核心和骨干作用。疾控档案的专业性较强，以信息化角度而言对档案进行科学的归纳与管理的专业性也较强。目前，各级疾控机构的档案管理员大多不是档案专业毕业，缺乏系统的档案管理知识和技能。我单位为适应不断发展的档案工作，档案管理工作人员除了采用自学的方式，还参加各类专业培训班、继续教育项目、参加高校的档案管理研修班。通过多种形式全面提高档案管理人员信息知识、信息意识和信息道德等，力争掌握更先进的信息技术，加大培养大量既懂档案业务、科教业务又熟知公共卫生专业知识的复合型人才。

（四）创建星级档案工作单位

2015年，以市档案局做好创建五星级档案工作单位为契机，我单位开发了档案信息管理系统，着重针对2003年以来至2015年形成的档案进行全面清理整改，实现以档案实体保管为重点向网络信息模式管理的转变，使中心档案的管理进一步规范化、科学化。单位领导将业务档案管理列入领导班子议事日程，建立起有效的档案管理网络，制定了一系列管理机制和措施，并对各部门提出明确要求：每个部门都有分管档案工作负责人和兼职档案管理员，具体负责所在部门的档案收集、整理、扫描、网上信息录入、编目、立卷、移交等工作。

四、未来新技术下档案发展新局面

档案文件“掌”中开放式管理。“掌”指的是各种移动设备，即通过开发智能客户端扩大档案主动利用及管理途径。由第三方开发人员基于接口信息开发任何创新型的手机客户端软件供公众使用。用户只需要去安卓或者苹果应用商店下载安装特定的疾控档案应用手机客户端软件，便可感受物联网和移动互联网结合带来的档案利用便利。将移动互联网和物联通道开启后，档案管理人员利用开发的档案管理手机客户端软件便可以进行“掌”中便捷档案管理。物联网对传统档案管理的影响是颠覆性的，它是对传统管理模式与思维领域的一种大的突破，相信在不久地将来它的成熟与发展也将为档案管理带来了质的变化与提升。

五、科学化和信息化管理疾控档案的意义

为进一步加强疾病预防控制机构档案信息化建设，不断适应档案工作的新局面。只有坚持与时俱进，才能在新形势下开创档案管理工作的新局面。做好档案管理工作必须全面利用信息管理系统的网络平台，不断增强档案科技创新能力和实力，推动档案工作和信息网络深度融合，实现档案工作向数字化时代的转型升级。科学规范的信息化档案管理，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果来不断适应新形势。要逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，充分激发他们的工作热情，利用档案资源共享的优势，为现代化疾控中心建设做出积极贡献。

参考文献：

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