文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

李巍

摘要：文书档案管理水平体现出单位的档管理水平，关系到单位的发展，这就需要领导能够正确、全面地认识到其价值，加强对管理工作的重视程度，实现档案资料的完整性，体现其实用价值，提高文书档案管理工作的质量。这就需要各单位能够结合自身的实际情况，对文书档案管理的需求，注重有效的文书档案收集，不断完善管理规章制度，为档案管理人员提供培训，提高他们的专业水平和综合技能，在文书工作与档案工作上实现有效的衔接，保证文书档案能够得到最大化的利用，让单位能够更好地发展。

关键词：文书档案；管理；问题；对策

中图分类号：G275 文献标识码A

一、文书档案管理重要性分析

文书档案管理工作较为重要，主要因为文书档案与各个部门之间产生密切联系，只有提升文书档案管理效率，才能为国家提供良好的历史资料与文学资料，以便于相关部门系统的开展指导与监督工作，同时，相关管理人员做好文书档案管理工作，有利于提升机关部门的工作效率，发挥群众文化的作用，有利于机关档案管理部门增强自身的工作效果，减少工作中存在的各类问题。

二、当前文书档案管理中存在的主要问题分析

（一）重视程度不足。首先，当前一些单位中，对于文书档案的重要性缺乏系统的认识。一些单位认为文书档案管理就是简单的整理文书档案，而没有从信息分类、建库、归纳、提取的角度看待文书档案管理问题。与之相对应的，文书档案管理部门在单位中所处的地位较低，被管理层当作“后勤部门”看待，在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视。其次，在专业技能训练方面，由于重视程度不足，很多单位的文书档案管理工作人员都是临时补缺，入职前缺乏不要的专业技能训练，入职后也没有进行过有效地继续教育。单位不愿向文书档案管理部门投入教育经费进行人员培训，客观上导致很多工作人员对文书档案的管理一知半解，认为“只要不丢失”便是工作合格。加之一些单位未能向文书档案管理部门配置信息化设备，导致很多单位的文书档案管理和查阅工作十分麻烦，严重阻碍了文书档案的应用。

（二）人力资源力量不足。所谓人力资源力量不足体现在两个方面，一是人员数量不足，不少单位未能给文书档案管理部门配置足够的工作人员，现有工作人员也多是兼职的形式负责文书档案管理工作。有的单位由办公室秘书兼职文书档案管理，由于秘书本身需要负责单位的草拟文、傳发文，本职工作已经较为繁重，对于文件档案管理自然缺乏主动性和积极性。二是人员素质不高。很多单位并未引进具有专业背景的文书档案管理人员，现有的管理员多是从其他岗位调岗而来的，甚至有些单位讲文书档案管理部门作为“预备退休部门”，把一些临近退休、离职的人员安排在文书档案管理部门之中任职，这些人员素质参差不齐，对档案管理缺乏系统的了解和认识，日常管理方式也存在很多漏洞，遗失、错置文书档案的事件频发。

（三）文书工作和档案工作间协作不足。文书管理与档案管理应当是一个系统性的管理，二者之间关系密不可分，缺一不可。也只有将二者的管理衔接起来，才能真正发挥文书档案在企事业单位管理中的作用。但在现实工作中，很多单位重视日常文书管理，却忽视了档案管理，对于文书档案管理也多是不同部门分块操作，未能形成一个统一的整体，一些单位制定的管理制度形同虚设，客观上拉大了文书管理和档案管理工作之间的差距。

三、加强和改进文书档案管理的有效对策

（一）提高对文书档案管理的重视程度。加强重视是提高文书档案管理工作的前提。具体来说，应当从两个方面加强重视。首先，单位的主要领导应当给予文书档案管理工作应有的重视，为文书档案管理部门配置必需的人员、设备、经费，确保文书档案管理部门的正常运转。将文书档案管理工作纳入到单位整体管理决策之中来。其次，作为文书档案管理部门的工作人员，应当认识到自身工作岗位对于单位发展、运行的重要意义，更不能主动将自己“降格”为“后勤部门”，无论是单位的各种活动还是各类规章制度，文书档案管理部门都应当积极主动的参与，严格有效的落实，

（二）提高文书档案管理人员的整体素质。企事业单位的文书档案管理工作有一套详尽的规章制度和科学的评价体系，因而在人员配置方面，也应以规章制度和评价体系为配置标准，不断提升文书档案管理人员的整体素质。首先，应当聘用一些具有专业教育背景的文书档案管理人才为专职工作人员，处理单位的文书档案尤其是一些较为重要的文书档案。二是重视文书档案管理部门人员的入职培训和在职教育工作。新入职文书档案管理部门的人员必须接受入职培训，了解基本的工作方法与工作程序，明白自己的岗位职责和日常任务，使其对自身的工作有必要的重视。在职工作人员必须定期接受在职教育，树立主动学习新知识、新业务的意识和理念。尤其是信息化背景下做好文书档案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）加強各部门的互动，有序开展文书档案工作。只有确保实现文书档案的有效收集，才能最大化地对其进行利用，保证档案的质量，这就需要各部门能够加强彼此之间的互动，文书档案管理人员需要主动地去了解每个部门的信息，能够及时地掌握材料，让文书档案管理工作水平不断提高。另外，文书档案工作需要保证有秩序地开展，就需要满足单位未来发展的需要，结合单位的发展方向和目标，保证为单位的决策提供有效的参考，实现文书档案管理工作的现代化发展。

综上，文书档案管理工作内容涉及多个方面，包括文件的收集、整理、催办、归档、利用等，这其中包含的内容非常多，只有保证文书档案管理的水平才能让单位更好地发展，因此需要对管理中的问题进行分析，并找出有效的解决策略。

参考文献

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（作者单位：龙江县便民热线服务中心）