浅谈新时期档案数字化管理及创新策略

刘莎

摘 要：在新时期，实行档案数字化管理不仅能提升档案管理水平，还能充分发挥出档案资源的价值。本文就此展开了讨论，详细分析了如何进行档案数字化管理的创新，真正提高档案管理工作的质量。

关键词：新时期；档案；数字化；管理；创新

档案数字化管理是指充分利用计算机硬件以及档案管理系统实现档案资源的整合。这种管理方式具有效率高、节约时间、易操作的特点，被广泛应用在不同行业的档案管理工作中。显然，数字化管理远比传统的纸质管理方式更加具有竞争力。鉴于此，相关单位应当重视结合工作实际规范开展数字化管理工作，以弥补传统档案管理模式的不足。

一、档案数字化管理的意义

首先，档案数字化是时代发展的必然。目前，信息技术、计算机设备、先进管理软件等已经被广泛应用到档案管理工作中。这对于加快档案管理工作的发展非常有效。由此可见，在这种形势下实施档案数字化管理，规范管理工作是非常有必要的。其次，实行档案数字化能有效降低档案管理工作强度。尤其是对于一些公共资源丰富的单位，其档案管理比较复杂。应用数字化管理能有效提高管理效率，减少管理人员工作量。最后，实行档案数字化能有效提高档案工作的服务质量。通过对档案的数字化处理，使用者能够快速查找到所需档案。而且档案管理人员则能更加方便、高效地完成档案收集、录入等工作。

二、新时期档案数字化管理创新策略

1.完善数据库建设，提高数字化管理水平

若要实现档案的数字化管理，就要先完善数据库建设，实现档案信息资源的统一管理。更何况，数据库是实现档案数字化管理的基础。显然，完善数据库建设也是非常有必要的。

首先，应当做好资料扫描、图像处理、信息管理、数据分析等工作，进一步完善档案管理数据库。在此过程中，档案管理人员还应当注意做好纸质档案信息的数字化转化工作，充分利用扫描仪、数据存储技术等将有关信息完整地录入到数据库中，从而保证数据库档案信息的完整。其次，档案管理单位应当结合管理工作实际，及时更新数据库内容，完善档案管理信息资源。最后，严格按照规范开展档案管理信息的收集、处理、数字化，并根据服务工作需求不断强化数据库功能，提升檔案服务工作质量。

2.加强安全管理，构建安全保障体系

档案数字化管理的基础是网络技术。但是众所周知，网络技术存在一定的缺陷很有可能造成安全问题。因而，为了提高档案数字化管理的安全性、可靠性，避免数据泄露，档案管理部门还应当加强安全保障体系的构建。

首先，即便是数字化管理的模式下，档案管理人员也应当保留一份纸质档案原件。即便是数字化档案出现严重的损失，也可以利用原件进行有效的修复。尤其是对于一些公共资源数量非常大的单位来说，更要当加强原有文件的保存。当然，对于纸质档案的管理也应当做好防水、防火等工作。其次，在单位内部进行档案资源共享时，要充分利用计算机安全技术，提高档案资源的安全性，避免出现泄露情况。如利用密钥技术、加密存储、访问控制技术等，充分保障档案信息安全。如建立防火墙、进行数据加密等。最后，应当制定完善的安全管理制度，确保管理人员能够按照制度办事，减少档案信息丢失、泄露、损坏的几率。如要求档案管理人员在使用的移动硬盤、U盘、光盘等存储介质时，应按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用；根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施；数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。总之，在数字化档案管理中，应当加强安全保障体系的构建，从而提高数字化档案管理工作的安全。

3.转变管理理念，强化数字化管理的成效

在新时期，若要真正实现数字化档案管理，相关部门就应当积极推进管理理念的创新，确保管理人员能够充分认识到数字化管理的重要性，并促使其在工作中真正落实数字化管理，提升档案管理工作质量。

如档案管理部门的负责人可以在单位内部开展数字化管理普及讲座，提高管理人员的认识。同时，还应当积极购进先进设备，为数字化管理奠定基础。或者也以数字化管理为基础，重新制定规章制度，从意识层面真正提升档案管理人员的思想认识。另外，档案管理人员则应当顺应时代潮流，积极接受新理念、新方法，改变档案管理工作模式。只有这样才能确保档案数字化管理工作的顺利开展。

4.加强档案管理人员的专业培训

提升档案管理人员的综合素质有利于提高档案管理水平。这就要求档案部门要加大管理人员的不定时培训，提高档案管理人员的业务能力，最终提高档案数字化管理工作的效率。

比如可以围绕着档案管理工作实际，从数字化设备应用、保密资料录入、档案分类等方面，开展专业管理技能的培训。同时，还应当加强档案管理人员的责任意识培训，使其能够科学、规范地开展档案管理工作，避免出现档案丢失等问题。另外，针对档案管理工作的特性，档案管理部门还应当加强管理人员的保密教育，并对档案数字化全过程进行严格监督和管理，对于涉密卷宗或含涉密材料的卷宗实行单独扫描、单独挂接、单独管理。总的来说，只有加强档案管理人员的专业培训，才能保障档案数字化管理工作的效率，最终提升档案服务工作的质量。

综上所述，在新时期，开展档案数字化管理工作对于提升档案管理工作效率非常有效。为此，档案管理部门应当重视提高管理人员的数字化意识，并完善数据库建设，综合利用各种安全技术、规范，提升数字化档案管理工作质量。

参考文献

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（作者单位：潍坊市公共资源交易中心）