企业电子公文无纸化归档实践

王天福

摘要：本文探讨电子公文这一无纸化归档的具体实践，在具体的信息化执行方案下，分析其工作流程，电子公文归档的基本方法，电子档案管理的标准等众多细节，为企业采用电子公文无纸化归档方式提供实践借鉴。

关键词：归档；电子公文；企业；工作流

近年来信息技术与互联网技术的快速进步下，电子公文数量和规模越来越庞大，电子公文借助其操作便捷、传输快速、存储空间小以及信息容量大等特征，是互联网和信息技术发展下行的一种全新的归档管理模式。在电子文件大规模产生的同时，确保电子公文的高效利用，做好归档、挖掘等档案管理的价值工作成为企业的新课题。

一、电子公文归档的优势和现状

（1）电子公文归档的优势

首先，电子公文归档及时，分类简便，归档快捷、准确、易操作，一旦形成即可立即归档，文书处理人员可立即登记，且可以多次取用、多种形式输出的效果。只需进行一次录入，便可对文件随时进行查找利用。其次，电子公文归档流程可塑性强，现代企业管理基于工作流而设计的电子公文流转系统下，可以根据自身的工作需求，对流程进行调整、优化，为电子公文的归档提供有力保障。第三，档案的利用价值，利用办公自动化系统与档案管理系统的有效衔接，企业的一系列文件的起草、归档以及检索都可以联系起来，实现文档一体化。便于用户进行复制与存储，提高文档的利用效率，而且基于档案管理的大数据系统下，可以深入挖掘电子档案的内在信息规律，更有助于对档案价值的挖掘。最后，储存电子公文使用的空间很小，我国相当数量的档案馆因为馆库的“胀库”不得不扩大新馆建设。2015年，中国产生的数据总量0.8ZB，大概需要8.5亿块1TB的硬盘存储，而如果采用纸质存储几乎是不可能的，所以建立电子公文归档实践是大势所趋。

（2）电子公文归档的现状

根据电子公文归档的需要，越来越多的企业，尤其是大型国企响应《电子公文归档管理暂行办法》在大原则不变的前提下，展开电子档案管理实践，已初显成效。从功能上看，现在国企集团基本已经实现了办公系统完全以电子文件的方式运行，取消了纸质文件的运作。从工作流来看，如下所示：办公自动化系统文件库档案服务器缓存库档案管理系統临时库档案管理系统总库。国企办公自动化系统中的电子文件采取实时归档的方式，也就是从上级来文的及时办结到文件发布的即使归档，工作请示、通知公告等全工作流都实现了即使归档。

（3）电子公文归档的实践方法

公文归档的信息化应用减轻档案工作人员的工作量，又满足了资源共享的目的。其操作方法是，首先，根据公司的档案管理要求，对档案进行分类鉴别。分类方案是电子公文归档移交系统的核心之一，通过构建结构性、系统性的分类方案，通过类和案卷之间的联系，建立起一个系统性的电子公文体系。下图1是最常见的电子公文分类方案，层级数目不会受到限制，些特殊情况的实际需要，案卷也可以作为分类方案中的最高层级。

根据企业的要求，按照归档文件整理规则进行鉴别，对应归档的文件是否属归档范围，通过电子签章来完成归档章，并标明归档部门、保管期限和文件页数。其次，管理人员找到电子文件，填写电子公文的归档信息，主要包含了期限、责任者、成文日期等，在这些信息的核對审查之后，进入归档的接口程序。第三，在接口程序中找到已转入的文件，逐份与纸质文件核对，确认无误后选择转换标志，此时数据进入预归档。第四，在预归档中找到相应年度，将归档文件按顺序装盒，并按保管期限和档案号打印出档案盒背脊标签。根据企业的要求，实现归档。

二、电子公文归档的要求和关键点

（1）要求

第一，归档的电子公文应是齐全完整的，电子公文应具有文件存储格式、属性及文字的相关解释文件，对不同的途径生成的文件类型，如扫描仪获得的应换成通用格式；用通用软件产生的电子公文，应同时具有其软件的说明资料，专用软件的则应进行转换，形成通用格式。

第二，归档前后均应保证电子公文的真实有效，经过传输、迁移等处理后，内容、结构、背景等方面的真实性应得到保障。拥有完善的审计追踪系统，保障其真实性。

第三，功能需求，能够提供如下功能和控制手段：将公文划归一个或者多个案卷、与办公自动化系统集成、元数据项目进行控制和必要的完整性检验；系统必须能够接收电子公文的相关元数据；允许同一份电子公文被划分到多个案卷中；通过电子公文元数据的提取，进行一些项目和内容的自动登记；防止任何用户包括管理员对电子公文的内容进行修改；保持公文结构上的完整性，检索、显示、管理时的整体性，处置过程中的整体性。

第四，电子公文归档元数据要求。标识信息，公文制发过程中由制发机关、团体或个人赋予的顺序号。内容信息包括公文题名、其他题名、主题词、内容描述、附件名称、附件描述；背景信息包括签发人、责任者、归档机构、形成时间、归档时间、页数、文种、密级、保密期限、关联公文ID、关联类型、关联描述、控制标识、语种、主送单位、抄送单位、公文接收者、收文时间、载体类型、规格、硬件环境、软件环境、数据库系统、相关软件；结构信息包括数据类型、数据格式、模板、公文存储名、存储路径；安全信息包括数字水印、数字签名、加密方式。

（2）关键点

第一，电子公文归档的数据安全保障措施，如数字水印技术、电子签章技术、文件离线保护技术、服务器安全加固关键技术等，从数据完整性、数据可追溯性等方面进行多重保障。第二，公文系统与档案系统数据比对分析，将OA系统和档案系统的数据进行对比分析，做出如下对应关系分析。依据对应关系分析表，在公文管理系统内建立归档模块，实现数据的实时生成和推送。第三，文件管理和档案管理关联性要强，兼容性要好。文件周期过程中各个阶段间的文件质量是密切相关、相互影响的，必须纳入一个体系内实行统一管理。

参考文献

[1]方昀，杨安荣等.电子公文归档应用技术与方法研究[J].中国档案，2015，02

[2]孙瑞，闫志明.浅谈如何做好电子公文归档管理工作[J].治淮，2014，04

（作者单位：福建建工集团有限责任公司）