新时期人事档案管理相关问题的探讨

王光明

【摘 要】人事档案管理在事业单位中有着重要的地位，员工和相关人员的出身、学习经历、工作状况、社会关系等多种信息都在档案的信息当中能够体现出来。但是，目前事业单位的人事档案管理工作中还存在着一定的问题，对事业单位的整体工作运行造成了一定困难。因此提高事业单位工作效率的首要任务就是将事业单位的人事档案管理相关问题进行妥善解决。本文就新时期下事业单位人事档案管理的相关问题进行了分析，以供参考。

【关键词】新时期 事业单位 人事档案 管理 问题 对策

1 目前事业单位中人事档案管理工作的现状

事业单位的人事档案管理在当今社会快速发展的经济浪潮当中显得有些落后，具体表现在缺少创新精神，单位改革缺少规划目标和变化动力，在档案管理方面墨守成规，不能适应当前社会发展的特点等。事业单位的特点是缺少市场竞争和管理工作压力，所以在人事档案管理方面的制度化、规范化方面进度缓慢，事业单位整体对档案管理工作的态度也不够积极，员工的专业素质达不到相应的水平，这些因素综合起来，对事业单位中的人事档案管理工作的开展造成了很大的阻碍。

2 当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理制度欠完善

很多事业单位在人事档案管理制度上欠完善，实践中缺乏明确的可操作的制度和程序，使档案的收集、整理、鉴别、归档、更新、查阅、清理和借出等各环节管理缺乏有章可循的制度，导致档案管理工作混乱，档案转接工作脱节，档案材料遗失，档案查找困难，档案利用率不高等问题。另外，对保密工作做得不到位，没有严格按照借阅、登记、保密的要求去做，更有甚者利用职务之便恶意篡改个人档案信息，为关系户的任用、晋升提供所谓的便利，导致给领导提供的人事信息不对称甚至扭曲。

2.2 人事档案管理人员的综合素质不高

一方面很多事业单位采用的是在各个部门中分散进行人事档案管理的办法，导致人事档案管理的工作人员在档案管理工作方面不够专业，另外一方面一些建立了专门的档案管理部门的事业单位其档案管理工作也是由于无法得到充分的人力物力支持而没有专业的工作人才培养。在档案管理工作中没有专业的人才支持就会导致档案管理工作只是停留在最低等级的维护档案阶段，无法利用档案为整个事业单位的发展做出规划。

2.3 单位管理层面对于人事档案管理工作认识不足

事业单位的领导层面触及不到具体的档案管理工作，所以对单位管理层面的人事档案管理工作不够重视。很多时候领导认为档案管理工作只是简单的档案维护和调用，不需要过多的人力物力投入，因此档案管理工作在很多情况下也就难以得到进展。很多事业单位也因为这样的原因没有设立专门的人事档案管理部门，導致人档案管理的工作效率低下。

2.4 人事档案管理的信息化不够完善

目前很多企业的人事档案管理已经走向了信息化的阶段，但是在事业单位中信息化的趋势尚且不明显。从事业单位的发展态势来看，一部分的事业单位已经采用了信息化的基本系统作为人事档案管理的重要辅助，但是目前由于人力物力的投入不完善，信息化系统也只是停留在一个基础的阶段，系统无法替代传统的纸质档案对员工的各种情况进行全面并且完善的档案记录，所以人事档案信息化管理系统的使用程度并不高，并且人事档案管理的工作人员也没有经过这方面的培训。

3 如何加强事业单位人事档案管理的措施

3.1 建立健全企业人事档案管理制度

目前提高人事档案管理工作效率的重要程序之一就是要先建立一个较为完善的人事档案管理制度，自上而下地为人事档案管理工作提供发展和改革的环境。首先，事业单位的领导要明确当前档案管理工作的实际，从统筹管理相关的人事档案工作出发，完善人事档案管理工作的相关制度，由于在实际工作当中，档案管理的工作是烦琐且复杂的，因此需要完善相关的制度才能引导档案管理工作走向良好的发展途径。人事档案管理工作的相关制度要求需要从工作人员的工作方法、信息化程度等多个方面进行各种要求。

3.2 加强档案管理队伍建设

一是加强人事档案管理工作人员的时事政治，法律法规学习，提高政治思想素质，进行文化业务知识培训，强化行业道德教育，参加工作技能训练，全面提高人事档案管理工作人员综合素质；二是要求实行人事档案管理人员知识化、专业化、现代化、年青化；三是在人事档案管理中树立起一支勇于开拓、敢于创新、善于吃苦耐劳的坚强管理队伍，为人事档案管理事业的发展作出应有贡献。

3.3 提高对档案管理工作重要性的认识

首先，要明确人事档案是事业单位对职工全面了解的重要手段，也是对职工的考查和评比的重要依据和前提，能够为人力资源管理和开发提供原始数据，有利于事业单位整体的知识管理和人才管理，同时也是事业单位文化的重要体现。其次，树立员工和企业共同参与档案维护与管理的理念，将档案管理工作提到议事日程，加强人事档案管理的宣传力度，通过内刊、板报、宣传栏、知识讲座等方式让员工认识到档案关乎着自身的前途命运，必须要引起足够的重视。最后，要从制度、人员、资金、技术手段等方面充分保障人事档案管理工作的开展，并对档案管理工作进行检查监督。

3.4 加强人事档案管理的信息化建设

档案管理的信息化是事业单位中档案管理工作的未来发展趋势，人事档案信息管理的重要方式就是通过网络进行相关的人事档案管理工作，在信息化的档案管理中，档案不仅仅作为一种事业单位的人员基础信息出现，还可以通过对员工档案的分析判断事业单位的发展状况，并且能够在信息化的系统当中对相关的档案进行快速查阅和定位，配合信息化系统的权限配给，可以在很大程度上减少后期的档案管理人力投入，从而实现档案在部门内的有效共享，提高档案管理工作的工作效率。

4 结语

综上所述，事业单位中的档案管理工作是事业单位发展的重要基础性工作之一，针对事业单位人事档案管理的一些问题，事业单位的档案管理工作人员需要从实际工作情况出发，促进完善的档案管理制度建设，提升事业单位对于档案管理部门的重视程度，加强档案管理机构的信息化改革，尽可能地加大相关的投入，从而提升档案管理工作的效率。

参考文献：

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[2]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2013（19）.

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