创新档案管理理念实现档案管理信息化

周亚君

【摘 要】随着数字化技术及远程通信技术的不断发展及有机整合，实现档案信息管理的远程传输和社会共享的完整服务体系已经成为现实。新时代的档案管理要不断转变观念，紧跟科技发展步伐，改变现有档案管理单纯依靠手工检索的旧有模式，以不断适应档案管理信息化的需求。对此本文就创新档案管理理念实现档案管理信息化提出了具体对策，希望能不断提高我国档案的管理水平。

【关键词】档案管理；信息化；创新理念

随着高速大容量的档案影像管理系统的普及，使得综合文书档案的建立与管理急需向专业化方向发展。为了实现档案的长期保存和高效管理，实现快速查询和节省档案存放空间的目的，就迫切需要实施档案的信息化管理，不断促进档案管理的科学化水平。

一、文书档案信息化管理的优点

档案管理信息化系统的实现不但需要运用先进的档案管理技术，还要求档案管理人员在管理观念上加快观念转变，不断解放思想，开拓创新，只有如此才能使得文书档案管理信息化效用达到最大发挥。以下就文书档案信息化管理的优点进行了详细阐述。

1、提高了办公效率

传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整齐全，避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格，在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷，无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行，有效的提高了办公效率。

2、方便资源的共享

传统的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息难以快速查找。在运用了计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，把档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联，这极大地提高了档案利用工作的质量和效率。同时，通过网络服务这个宽广的平台还可以了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到了资源共享。

3、保存具有稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的最大优点就是保存时间久。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，而纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。采用信息化的电子文件后就可有效避免这类情况的发生。电子档案载体的普遍特点是存取和读取方便快捷且易于传递，储存时间长，受外部环境影响小不易损坏，具有很强的稳定性。随着电子技术的发展及读取电子文件的设备日趋成熟，工作中可以根据不同的需要选择不同的电子载体。

4、有效提高了传递速度和传递的安全性

公文办理过程中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后，可直接通过网络进行传递，有效的提高了文件传递的安全性和及时性。

二、推进档案信息化的策略

档案信息化管理的实现需要一个循序渐进的过程，需要采取必要的措施才能使得档案信息化管理落到实处。

1、建立健全档案规范体系

档案实现信息化管理的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务存在基础差和案卷质量不高的问题，特别是各类档案的著录细则相容性不强，导致的系统软件移植性差的问题也很突出。由于档案信息化工作尚无统一标准，目前仅着眼于某一个专业，无法达到全面实施和统一推广的标准。另外现行的档案整理及分类和著录的有关规定已不能完全适应时代发展。综上可见，只有制定一部统一的标准规范体系，才能切实推动档案管理的标准化和规范化。

2、完善档案管理安全措施

档案的信息化建设最终都是需要依靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。由于电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性从根本上铲除黑客对信息系统的威胁可以采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3、健全檔案管理制度

要不断建立健全档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际以适应单位档案管理的需要。另外，还要做到制度的简明实用。制度只有具有可操作性，所以其建立就应方便实用和简便易行，以可操作性强为目标更好地发挥制度的指导和规范作用。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是制度的主要约束对象和执行者，所以要坚持制度约束的双向性，既要有效约束领导又要有效约束职工。坚持制度执行的严肃性，由于档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，所以在规章制度的执行过程中，要做到严格执行，从而充分体现制度的权威性。

4、提供技术支撑

技术条件是档案信息化建设的生命线，如果没有过硬的技术支撑档案的信息化管理就形同空话。信息化管理要配备质量可靠及性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰和辐射，从源头上减少自然毁损概率。信息化管理还要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。还要采取有效的措施保证软硬件的安全运行，建立集成系统来丰富档案的储藏，增加信息的储存量。另外，增强综合开发功能，实行全方位多角度及多层次地收集档案信息，实现档案管理的一体化逐步形成档案信息管理网络以保证档案的完整。

三、结语

在档案管理信息时代，文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全等都是在计算机上实现的，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子档案的全程规范管理，而且还要掌握好计算机系统以及网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。具体实践中，档案管理人员要立足本职工作，不断强化自我学习意识积极参与信息化教育培训，通过更新专业知识提高自身的业务素质和工作水平。为了不断提高档案管理人员的信息化工作技能，实现传统档案管理模式向现代管理模式的尽快转变，还应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培訓，加大培训力度，在培训内容上要涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件让档案管理人员及时了解档案发展的最新趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。