论如何有效提高国际工程项目综合办公室行政管理效率

摘 要 在我国综合国力越来越强大之时，我国越来越多的企业在“走出去”战略的鼓励下，开始进入国际市场，投身于国际工程项目的建设浪潮中。但由于国际工程项目是两个或多个国家联合合作，不同国家之间的政治、文化、法律、风俗、办事习惯等都存在一定的差异，这种差异性对于国际工程项目的行政工作而言，则存在诸多的问题和不适应。面对复杂的工作环境，庞大的工程项目，高效率的工作节奏，以及高标准的服务要求，国际工程项目综合办公室的行政管理工作需要正视工作中存在的问题和不足，积极针对问题和不足寻求高效的解决办法，以期不断提高综合办公室的行政管理效率和为工程项目组人员的服务质量。

关键词 国际工程 综合办公室 行政管理 效率

一、前言

“走出去”战略使我国越来越多实力雄厚的企业开始选择投身国际市场，将中国的品牌打出去，同时在海外市场上赚取相应利益。但是在面对陌生的生活环境、工作环境、法律和政治等环境下时，我国的部分海外工程建设公司由于不熟悉海外的市场规则和人文环境等，在管理和项目建设中遇到了诸多难以预测的风险和困难，给海外工程建设的工作人员在生活和工作中带来了诸多困扰，严重影响了工程的建设进度和建设质量。作为以服务为主要角色的行政管理人员，一方面需要积极解决在陌生环境中出现的文化困扰，另一方面还需要以优良的服务来帮助工程人员解决工作和生活中的困难。对此，本文对国际工程项目中行政工作范畴和遇到的问题进行分析，进而针对问题提出相应的解决措施。

二、国际工程项目行政工作的难点分析

（一）多元文化背景下人员难以管理

行政管理工作所涉及的范围较为杂碎和烦琐，对于背井离乡的海外工程而言，行政管理工作需要从项目组人员的衣食住行到工作管理等面面俱到。对于一个陌生的海外环境，行政管理人员不仅要熟悉海外的市场环境、采购环境和文化背景，还要熟悉项目组中的海外员工的特点和习性等。在不同的文化背景和生活习惯下，国内员工对海外的饮食习惯、居住习惯、气候环境等都需要一段时间的适应，而这些生理和心理上的不适应可能会影响员工的工作状态和工作效率，而海外员工又可能因为他们自身的工作习惯、价值观念等不同，存在在工作上自由散漫、工作时间不能太长等问题，面对多元文化背景下不同员工的不同诉求，行政管理工作难免出现诸多困扰。[1]

（二）背井离乡项目人员缺乏归属感

对于国际工程项目而言，最大的问题之一莫过于离家太远和缺乏归属感等，由于距离和环境原因，海外项目工程人员无法频繁回家探亲，也无法将亲人接到身边工作。情感的缺乏使海外项目工程人员内心需要忍受孤独，长期的孤独感和思乡之情，使得部分海外项目工程人员可能出现情绪低落的现象，进而对工作提不起干劲和缺乏积极性，影响项目的正常开展和工作进程，加之，在不同的文化环境中，人与人之间的矛盾和碰撞也难以避免，更使得调解和管理员工的情感和情绪问题成为了行政管理工作的一部分，而这也是行政管理工作难点的一部分。

（三）不同环境使工作存在诸多风险

行政管理工作中也存在诸多风险。文化环境、语言环境、法律环境和政治环境等的不同，使得行政管理工作中所涉及的采购合同、项目合同都可能存在难以预测的风险。对于这些风险部分在于行政管理人员对他国的文化、语言、政治和法律等研究的不深不透，导致合同签订期间出现对方恶意钻文化、语言和法律的空子；部分在于他国的文化、法律、语言、政治等的历史背景十分博大和深厚，对于细微的潜在的风险行政管理人员难以进行准确的把控，进而出现合同风险。对于这些风险的规避部分需要耗费较多的精力和成本，而部分则难以全部进行规避，使行政工作也存在一定的管理风险。[2]

三、提高国际工程项目综合办公室行政管理效率的措施

（一）耐心倾听员工诉求，充分尊重文化差异

行政管理人员在海外国际工程项目中既充当着管理者的角色，也充当着服务者的角色。对于不同文化背景下的工作人员，以及背井离乡的同胞，行政管理人员既要像他们的朋友，也要像他们的“母亲”，对于每一位员工的诉求，都需要认真倾听，对于无法适应海外环境的员工，力所能及地提供国内的饮食环境和住宿环境，对于无法克服的饮食和住宿困难，多与其进行心灵的沟通和安抚，在生活方面多对其进行无微不至的关怀，以精神的力量鼓励其适应当下的困难。而对于他国员工，应充分尊重其文化差异，合理布局工作内容，行政人员充分发挥国内员工与他国员工之间的桥梁作用，按照他国文化和工作习惯，在保障项目顺利进行的前提下，采取灵动的工作时间和合理的工资布局，以满足多方的工作需求。

（二）适时组织文娱活动，增强项目员工归属感

参加国际工程项目对于国内员工而言，不仅仅只是对工作和金钱的需要，更应该具有一种强烈的国家自豪感和责任感。对于背井离乡的国内员工而言，思念家乡、想念亲人朋友是在所难免的情感需求，随着时间的流淌，内心的孤独感和无助感也开始油然而生。面对这些难以避免的情感需求，行政管理人员需要适时主动组织文娱活动，活动中既可以邀请他国的朋友来展示他国的文化；也可以宣传典型人物事迹来感染员工；还可以连线国内亲人给员工们一个温暖的惊喜；亦可以播放爱国题材的影视节目，让员工忽视外在的物欲和艰苦的生活条件；同时多加入游戏互动环节让员工之间多沟通多了解，从同事变成朋友，从朋友变成相互扶持的亲人。从而增强员工的归属感和凝聚力，进而解决员工因为个人情绪问题所导致的工作积极性不强和想回国发展的问题。[3]

（三）加强队伍素质建设，合理设置审核流程

行政管理工作中所涉及的采购及项目合同问题，必然会涉及他国语言、法律、文化等问题。对于合同中语言的翻译，根据合同的重要程度，合理安排资深的专业的翻译进行，而对于法律、政治等这些可能会出现更新或变更的信息，国际工程项目组应安排专业的法律人员定期对他国的法律和政治等进行深入研究，对变更的法律条款，及时组织翻译人员和行政管理人员进行学习，对于合同环节的把控，需要合理设置审核流程，对待签订的合同，需要经过专业的法律人员和深入了解他国文化背景的人员进行综合审核，尽最大努力规避掉合同办理过程中出现的风险损失。

四、结语

国际工程项目综合办公室行政管理工作相比国内的企业行政管理工作而言存在较大的难度，它所面对的不仅仅是琐碎的办公室业务，更是两国或多国之间的文化冲突，以及国内员工特定存在的情绪困扰。面对这些比办公室事务性工作更难解决的意识形态的问题，国际工程项目组的行政管理人员，需要多一份细心和耐心，多一份体贴和关怀，多一份责任和创新，来帮助国内員工解决生理和心理的适应问题，帮助国外员工解决不同文化和价值观的冲突问题，进而为国际工程项目的顺利开展保驾护航。

（作者单位为中国葛洲坝集团第六工程有限公司科威特961项目部）

[作者简介：江虹（1964—），男，本科，湖北麻城人，政工师，研究方向：国际项目综合办公室的行政管理、党建工作管理、工会工作管理及职工队伍建设管理等。]

参考文献

[1] 张祥昭.海外工程总承包项目管理流程探讨[J].低碳世界，2013（05）：337-339.

[2] 李迎军.行政工作与党建工作如何双向融入、同频共振[J]. 2014（11）：512.

[3] 张宁.浅析政府工作报告翻译注意事项[J].商情，2015（9）：293.