论新形式下路桥企业人事档案管理面临的问题及解决办法

陶榕烜

【摘 要】在我国路桥企业中，企业项目部都具有临时性，且项目工期相对较长，工作环境比较艰苦，人事档案材料的收集由于地域性的客观原因相对比较困难。文章就新形势下路桥企业特性与人力资源现状作为切入点，浅要论述了我国路桥企业人事档案面临的形势和存在的问题，并针对性提出改进策略和方法。

【关键词】新形势下；路桥；人力资源现状；人事档案管理；面临问题；解决办法

随着我国经济的发展和社会进步，路桥企业在各项社会事业中的重要性日渐突出。但是，路桥企业项目部因其缺乏固定的工作地点，流动性强的独特企业特点，致使人事档案材料的收集相对比较困难。因此，路桥企业人事档案管理面临问题和管理方法的探究极为重要。

1 路桥企业的特性与人力资源现状

由于路桥企业的工程施工周期较长，少则一两年，多则几年。所以企业员工常年远离家乡，并且随着项目地点的变迁而变迁，几乎没有一个固定的工作地点。同时，路桥企业的项目一般在待开发区，基础设备设施不完善、交通不便，而且项目部是临时的，员工的生活条件以及工作条件都非常艰苦，使得一些员工坚持不下去，人员流动性较强。 另一方面，路桥企业的项目部分散在全国各地，所以企业的现场技术人员也分散在各个项目部。而每个项目部离总公司的距离比较远，导致各个现场技术人员的沟通较少，在一定程度上减少了信息与资源的共享。目前我国路桥企业人力资源的职称评审是企业的硬指标，使得路桥企业忙于应付职称评审而缺乏对员工的管理，缺少了企业文化，降低员工对企业的认同感，导致路桥企业人员流动性强。

2 路桥企业人事管理中存在的问题和面临的形势

2.1 人事档案管理人员流动性较大

目前，伴随着国家经济的迅速发展，路桥企业业务量的不断扩大，公司规模、人员数量也在不断提升。人事档案的管理也面临着新的挑战。但是因为路桥人力资源管理的固有模式，人事档案管理并未长期定员定岗，专人从事。档案管理员同时身兼数职或者不定时调动岗位。造成档案管理被动的局面。

2.2 由于路桥企业的特性，材料收集相对困难，造成更新速度缓慢

路桥企业项目部分散各地，企业的现场技术人员分散在各个项目部，每个项目部离公司距离比较远，在一定程度上造成了沟通和资源共享的障碍。由此，给收集材料造成一定困难。再加上企业人员对人事档案管理的认识和重视程度参差不齐，造成收集材料时总有部分人员的材料不能够按时提交。由此造成人事档案管理更新速度缓慢。人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。因此，人事档案实时更新和管理成为亟须解决的问题。

2.3 档案管理的基础设施落后

档案管理大都采用“因地制宜”的原则。一间房间充当着办公、阅档、仓库三种职能。因此。它既不具备铁门、铁窗等基础设施，也不具备软件及硬件设施。由于查看档案多是以手工的方式进行，因此档案纸张容易发黄变脆。这对档案的完整与安全极为不利。此外，防火、防盗、防潮等工作也做的不够深入。

2.4 档案管理相关新政策、新知识的培训力度不够

举例来说，无论从是档案纸张从A4到B5的转变，档案类别中第三类、第九类内容的变化，再到档案目录格式的调整，“三龄一历”审定表的认定等一系列新政策、新知识的落實过程中，由于路桥企业的现状，工作人员忙于具体的事物中，没有进行专业的工作培训，在进行工作时不能很好的面对工作，这样会导致工作效率降低。

2.5 由于部分路桥企业的前身是事业性质，当时人们的观念中对人事档案的管理没有引起总够的重视，导致后来转换成企业身份后，部分人员退休审批时，发现人事档案就是唯一的依据。但部分人员的材料因管理不善等历史原因丢失，造成员工退休时审批非常困难，极大影响了工作的进展。

3 路桥企业人事档案管理的新方法

3.1 强化管理队伍。为实现人事管理队伍的强化，首先，单位应定期对档案管理人员开展专业的培训，使其能够深刻的认识到档案管理工作的重要性，并且能够熟练掌握档案管理的各项工作。其次，将档案管理的专职人员与兼职人员进行合理的配置，将相关福利待遇等进行落实。建立高素质、高质量的档案管理队伍，能够有效保证人事档案的真实性以及完整性，也为人事档案的实用性提供有效的保障。

3.2 路桥企业要想让所有员工重视人事档案，则要做好人事档案的宣传工作，注意档案资料收集、提高档案管理水平。在人事档案工作中，最基础的就是收集档案材料。随着政治体制改革的推进、干部制度的改革、各种各样的培训以及专业晋升等，需要入党的材料逐年增多，这对档案材料的收集提出了新的要求。档案管理人员对各种档案资料要及时收集。收集后要做到及时整理，做到有理有据。在收集后，经过核实审查，要及时处理那些不符合归档的材料。对于那些手续不足的材料要从新退回到材料收集部门。总而言之，收集到的档案材料要完整、准确，从而确保人事档案的权威性。

3.3 改善档案工作的基础建设。为了更新档案管理设施，人力资源部门人员要积极与领导沟通，争取得到领导的大力支持。加强档案工作的基础设施主要包括以下几代呢：1）要加强专用档案库房的建设，提高防盗、防潮、防火能力；2）最好配备专用的铁质档案柜，此外还应有空调、灭火、防蛀等设备；3）应经常检查防火、防蛀、防光等设施；4）加大资金投入，配备信息管理设备，比如电脑、打印机等。

3.4 加大培训力度，提高管理人员的素质。路桥企业档案管理人员的素质在很大程度上影响了档案管理工作的质量。最为重要的是，档案管理人员还要不断学习科学的管理方法，从而提高工作效率，并保证档案质量；路桥企业不断加强对档案工作的管理，尽量选择作风廉正、责任心强的人才进行人事档案管理；不断对管理人员进行培训，着重进行现代化电子档案管理知识的培训，使管理人员掌握现代化档案管理知识。争取做到与时俱进，以此提高管理人员的综合素质，实现现代化档案管理。

3.5 提高企业对档案管理的认识，加强员工对档案的认识。路桥企业需要对档案工作进行深刻认识，以确保在很大程度上促进企业发展。这就需要加强路桥企业对人事档案管理工作的责任感，明确档案对员工以及企业的重要性是每个路桥企业管理者的责任和义务。管理者对人事档案工作的重视程度是做好档案工作的重要保证。路桥企业应进一步加强和改进企业人事档案工作，采用现代高科技技术，制定完整的法规制度和管理体制，健全基础设施和服务功能。加强管理人员对人事档案的认识，从而更好地推进企业发展。

4 结语

人事档案的形成源自于人事管理活动，其主要是对个人经历、工作能力以及其他各项基本状况进行详细的记录，并且也是个人学历以及资历的主要证明材料。除此之外，人事档案与组织关系、福利待遇等方面也有一定的关联，具有相关法律作用，而且也常用于开具证明、职务调动、申报职称等。人事档案为企事业单位开发人力资源起到极为重要的作用。为此，强化人事档案管理对企事业单位的长效发展具有重大的意义。因此，对于流动性强的路桥企业来说更应该重视员工的人事档案管理。

[责任编辑：田吉捷]