企业档案信息化建设的实践与思考

摘 要 在新形势下，企业档案工作处在新的重要节点上，面临着重新定位，转型升级的压力，面临着从传统时代到信息时代的跨越。档案信息化建设，代表了企业档案工作未来发展方向，作为管理企业档案信息、联结办公自动化的关键一环，有利于提高企业档案工作水平，维护企业档案信息的真实、完整、可用和安全；有利于促进企业信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础。本文就企业档案信息化建设的实践与思考进行了详细论述。

关键词 企业档案 信息化 建设 实践与思考

一、引言

在企业的发展过程中，如果适当地应用了信息化技术，就会对企业发展有着很多正能量的影响。而根据企业档案管理工作整体发展来说，信息化技术的建设已经是很常见的了。在我国企业档案信息化建设正式开展的过程中，相关信息化具体工作的实行还有待进一步提升。信息技术作为档案资源共同享有的重要推动力之一，其正式应用很好地加强了档案资源的利用概率。在如今信息化的时代，信息技术也为整个企业的发展提供了充足的信息资源保证。通过实行了信息化建设，档案信息的保存也是更加的完整与快速，并且也更好地提升了有关信息的整体开发和利用。在整个企业的发展进程中，档案管理工作也要与时俱进，跟上企业整体的发展节奏，要努力配合信息化管理工作的具体实施，从而提升企业内部的管理水平，相应地降低档案管理工作的工作成本，努力建设一个非常优秀的档案信息化管理部门，将档案管理工作的一切使用价值进行最好的挖掘与发挥。

二、档案信息化建设出现的问题

第一，对其重视程度不够。一些企业管理人员对于企业档案信息化建设的整体重视程度不高，所以就不太会重视信息化建设工作的具体落实和发展。同时，管理人员因缺少对档案信息化建设的认识，很多的技术上的问题都会很难进行，就算进行下去，结果肯定也还是不会很理想，长此以往就会造成企业发展较慢甚至会被一些发展较快的企业所取代。

第二，对信息化建设的发展投入资金缺乏。一些重视档案信息化建设的企业，就会为发展档案信息化建设而投入大量资金，用来完善其所需的硬件设施，从而达到其想要达到的效果。但是不重视档案信息化发展的企业就不会为此投入过多的资金，这样的话档案的信息化建设就不会得到很好的发展，就算一些技术人员有很好的发展措施也是无可奈何，只能够将信息化建设停滞在初期的发展中，非常不利于企业的发展。

第三，档案信息化建设过程中的安全问题。在实施档案信息化建设的过程中，安全是其中最主要也是最为重要的一个问题。一些企业在实施档案信息化建设时对其安全问题的重视程度不足，导致很多的工作人员的操作不够规范，数据的保护上也出现很大的问题。并且在整个信息化建设的发展过程中根本就没有一个很好地管理措施，再知道数据损坏时也无计可施，不能对损失的数据进行恢复，这样就会对档案管理工作带来非常严重的影响，同时还会对公司造成很严重的损失。

第四，在信息化建设过程中的技术人员专业知识掌握程度不够。一些企业所聘请的档案信息化建设技术人员都没有经过专业的培训，或是没有持有这方面的技术证书，在整体的技术人员中，兼职人数比正式员工数要多。档案管理人员对这方面专业知识的了解程度不够，从而也会导致在操作的过程中会出现很多根本没必要出现的错误，造成信息化建设的落实效果不是很好。

三、对档案信息化建设的具体思路

第一，要加强对档案信息化建设技术人员的专业知识的培训。在进行档案管理工作的信息化建设的过程中，必须要拥有很好的专业知识的技术人员来进行工作，不能为节省资金就聘请一些不懂这方面专业知识的兼职员。新时期的档案管理人员必须要具备很好的信息化实践能力和档案管理技能，这才能更好地胜任这份工作，所以为了能够培养出优秀的管理人员，我们更要积极地组织公司的技术人员进行定期的专业知识培训，一直不断的汲取在档案信息化建设发展过程中所产生的新的技术性问题，这样才能够提高工作人员的工作能力。并且企业要组织定期的专业知识的考核，提升企业工作人员的学习积极性。

第二，档案信息化建设的发展，需要企业足够的投入支持。企业管理人员要通过对信息化实践过程的了解，对其中应用到的硬件设施进行相应的完善与升级，并且要对这方面的知识进行不断的学习，然后结合企业的实际情况与档案信息化建设的发展，进行对症管理。只有对硬件设施进行不断的完善与升级，满足信息化建设所需要的条件，才能够把档案信息化建设进行很好的实施与落实。在企业的发展与建设过程中，企业管理人员必须要制定一个切实际的目标，并且要让工作人员为此努力的奋斗。通过技术人员对档案信息化建设的研究，管理人员要为此设计出一套合理的管理方案，这样也可以对档案信息化建设进行很好的管理，同时也会相应地提高工作人员的工作效率。

第三，档案信息化建设的安全管理问题。在信息化管理的形势下，安全问题也是管理人员必须要重视的一个严肃的问题，在进行实践的过程中，管理人员一定要重点对待安全问题。为了提升档案信息化建设的安全性，要采取综合性的安全措施进行解决。管理人员还要对进算计的防护软件进行及时的更新，并且要结合工作人员的工作特点，对计算机防护软件进行定期的病毒查杀，还要对计算机进行监控，努力提高计算机运行系统的安全性，还要注意备份档案内容，这样就可以避免档案内容的损坏与丢失。

第四，要相应加强企业档案管理的规范化和标准化的建设，时代的进步要求企业的档案管理工作必须更加完善，企业在加强管理制度的同时，还要促进档案信息化的建设，保证能够正常的开展企业档案管理工作。并且企业信息化建设的规范性也是必须要重视的，有一个合理而规范的管理制度才能正常的运行管理工作，这也是企业信息化建设进行发展与创新的必要前提。

四、结语

对于企业的整体发展与建设来说，档案信息化建设可以为整个企业提供新鲜血液和发展的动力。并且档案信息化的建设已经是当前经济时代下企业中必须加以重视的一种建设内容。企业只有积极地开展档案信息化建设工作，才能在这发展迅速的社会中有一席立足之地，才会保证拥有足够的竞争能力与同类型企业进行竞争，企业本身才会更好地与时俱进，跟随现代社会的发展速度。所以，在企业的发展进程中，档案管理工作的信息化建设，可以更好地发挥企业档案管理工作的效用，提升档案资源的整体利用率，促进企业管理决策水平的进一步提升。要努力配合档案信息化管理工作的具体实施，从而提升企业内部的管理水平，相应地降低档案管理工作的工作成本，努力建设一个优秀的档案信息化的管理部门，将档案管理工作的使用价值进行最好的挖掘与发挥。

（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）

[作者简介：吴静（1979—），女，本科，工程师，主要从事档案管理工作。]

参考文献

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