会计信息化背景下高校网上报销的问题及对策

柳强+佟怡伶+刁春荣

【摘要】随着网络与信息技术的不断进步，高校的信息化建设也取得了一定的成果，网上报销是高校财务管理信息化的重要成果之一，对高校财务管理的信息化建设具有重要意义。本文介绍了高校网上报销的特点，通过对网上报销存在的问题进行分析，進而提出优化网上报销的对策及建议。

【关键词】会计信息化 网上报销 对策

高校网上报销的主要流程为：高校教职工登录学校网上报销系统→根据报销业务的类型，填写相应的报销单据→选择经费编码、预算指标以及结算方式等信息→填报信息核对无误后保存并送审→打印网上报销单，履行相应的签字审批手续后，连同原始票据一同送至财务部门初审窗口→初审通过后，由会计人员对教职工填制的网上报销单进行审核通过后，生成记账凭证。

一、高校网上报销的特点

（一）提高了报销的工作效率

对于报账人员来说不再需要排队等候报销，履行完网上报销的流程后，便可随时在网上报销系统查询报销的进度，减少了报账人员报销所用的时间，也缓解了报销排大队的情况；对于会计人员来说，网上报销系统内设置了超预算、超范围的审核规则，预算额度、预算指标与经济科目的匹配等都由系统控制，会计人员只需做好相关票据的审核工作，降低了会计核算的差错率，提高了财务工作的效率。

（二）提高了经费使用的效率

报账人员在网上报销系统填写的报销金额要在经费可用额度范围内，如果超出相应的额度，填写的报销单将无法保存。报账人员也可以通过网上报销系统查询相应的报销业务，及时掌握经费的去向、查询经费可用额度，合理安排开支，提高了经费的使用效率[1]。同时，报账人员只有在部门或项目经费的负责人授权后才可以进行相应的网上报销，这也在一定程度上规避了经费被盗用或错用的风险。

（三）提升了财务部门的服务水平

网上报销实现了从“报销难、排长队”到“无等候报销”的转变，报账人员无需再耗费大量的时间和精力去排队等候报销，大大的拉近了财务人员与报账人员之间的距离，提升了报账人员对财务政策的理解。同时，网上报销的增多也为财务工作人员提供了一个相对安静、和谐的工作环境。不仅提高了广大师生对财务部门的满意度，也提升了财务部门的服务水平。

二、高校网上报销存在的问题

（一）部分报账人员不适应网上报销系统

推行网上报销，需要报账人员了解网上报销的操作流程、授权机制、报销模块等相关信息，网上报销单的所有信息的填写都需要由报账人员来完成，有些报销单填写的内容也比较复杂，例如差旅费报销单，需要报账人员填写出差行程、计算差旅补助等。有些报账人员对网上报销操作系统不适应或是忙于教学与科研，不愿花费太多的时间去学习网上报销。因此，他们仍然会选择传统的排队等候的报销方式，这也在一定程度上限制了网上报销的推广。

（二）网上报销返工率高，信息反馈不畅通

报账人员选择网上报销后，无需在财务大厅排队等候。会计人员在审核的过程中经常会遇到报账人员粘贴的票据不合规、报销签字审批手续不全、指标与经济科目选择不符等问题。如果存在票据不合规等问题时，报销单则需要退回编制人，会计人员也会通过电话与报账人员进行沟通，需要报账人员在网上报销系统重新填制，并递交到初审窗口。但在通过电话沟通的过程中，也存在着教职工忙于教学与科研没有及时联系到报账人或是填写的联系方式有误等问题，从而耽搁报销。随着网上报销业务量的增加，网上报销单的返工量也随之增加，这就需要会计人员花费大量的时间去与报账人员进行沟通，这也在一定程度上影响了报账效率。

（三）网上报销的财务审批功能不完备

报账人员采用网上报销后，报销单的填制都在网上进行，但签字审批还要按照传统的审批流程。不同的经费、根据金额的大小都会履行不同的签字审批流程，报账人员需要等到报销单上相关部门全部审批通过后，才可以将报销单和原始票据交到财务初审窗口。由于有些经费的报销金额较大，需要审批的部门较多，如果某个环节出现问题，整个审批过程花费的时间就会增加。由于网上报销系统还没有实现经费报销网上审批功能，这也在一定程度上阻碍了网上报销的推广。

三、优化高校网上报销的对策

（一）加大网上报销的宣传和培训工作

面对新鲜事物都有一个适应的过程，为了让报账人员更快的熟悉和适应网上报销，财务部门就要加大对网上报销的宣传力度，可以通过学校和部门主页、学校公文流转、微信群和QQ群等多种渠道宣传网上报销，并上传和印发网上报销系统使用手册、网上报销操作流程、注意事项等相关资料，让广大师生充分了解网上报销的快捷和便利。同时，也要有针对性的做好培训工作。对于经费和项目负责人，主要培训网上报销的授权审批和查询功能等相关内容；对于学院及各部门的报账人员，主要培训网上报销系统不同经济业务的操作流程、经济科目的选择以及常见的一些问题的解答等。

（二）搭建信息化互动平台，加强双方的沟通

随着互联网信息技术的不断发展，人与人之间沟通方式也发生了转变，微信逐渐成为了目前人们沟通的主要方式。微信能够随时随地的接收信息，能够提供文字、图片、语音、视频等多种信息传递形式，更容易被广大师生接受[2]。通过搭建微信平台，会计人员可以将审核过程中发现的问题及时反馈给报账人员，便于双方的沟通联系。同时，财务部门可以将报销相关规定、网上报销的操作流程、常见问题等发送到微信平台。报账人员也可以对网上报销过程中遇到的问题随时进行咨询。通过搭建微信平台，加强了财务人员与报账人员之间的沟通与交流，增进了报账人员对财务工作的理解，也提高了网上报销的成功率。

（三）完善网上报销的签字审批功能

网上报销签字审批功能应进一步完善。在网上报销系统中，建立经费网上签字审批功能模块。签字审批模块应具有原始票据影像、网上审批、结果查询等功能，达到动态审批的效果。报账人员填制完成网上报销单进行送审，系统会根据经费的类型、报销的额度、所属部门等信息将网上报销单流转到相应的审批模块，审批人员会根据网上报销系统的提示，随时调阅网上报销单和原始票据影像，在网上完成签字审批手续[3]。报账人员也可以在网上报销系统随时查询审批结果。通过网上签字审批系统的开通，审批人可以随时随地进行网上审批，提高了网上报销单的流转速度，从而提高了财务报销的效率。

参考文献

[1]周灵漪.对高校财务报销新模式之网上自助报销的探讨[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2016（3），66-67.

[2]高建慧，陈少婷.“互联网+”时代高校网上报销模式的应用研究[J].会计师，2016（17），72-73.

[3]池一霞.浅谈高校网上报销模式[J].中国管理信息化，2012（12），32.

基金项目：辽宁省财政科研基金项目（15B008）。

作者简介：柳强（1991-），男，辽宁建平人，沈阳建筑大学计财处助理会计师，主要研究方向：高校财务管理，建筑企业管理。