自考生档案的数字化管理

曹苒

摘要：在自考生档案管理中引入数字化技术，可以使档案管理更加方便、快捷。本文分析了自考生档案数字化管理的意义。

关键词：自考生；档案；数字化管理

自考生是按照指定考试大纲，自主学习后参与国家统一组织的考试，进而获得相应学历的学生。自考生不同于经过高考且在大学接受全日制教育的大学生，其主要是通过开放、灵活的考试获得学历。自学考试目的是满足社会上对学历有一定需求的人员，因此其深受广大考生的青睐。但是，随之而来也产生了很多问题，其中亟待解决的一项问题是自考生的档案管理。自考生不同于大学生从高中直接进入大学，其档案由学校直接管理。由于自学考试的特殊性，自考生的档案管理存在一定的难度，这也是本文探讨数字化管理的目的所在。

一、数字化档案管理的必要性

自考生的档案一般存放在地方教育局、人力资源和社会保障局或考生的工作单位。自考生参加自学考试时，档案部门要对其档案进行管理，这时就凸显出数字化管理的重要性。

档案数字化管理是指通过信息技术，将自考生的信息生成数据存储在相应的系统之中，方便管理和生成数据。自学考试的考生来源是多种多样的，这给档案管理增加了一定的难度。但是，通过数字化管理建立相应的档案管理系统，能够将自考生的图像、信息等相关资料统一整合在系统之中。这样，在日常管理中只需将所需要的信息调出，就能够统计考生的人数、专业分布情况、毕业人数等信息，能够直接制成报表进行分析，为招生考试部门的决策提供准确的数据。另外，档案数字化管理还能方便查询考生信息及跨省调档，在帮助考生转学籍的过程中，通过网上操作就能快速帮助考生转走学籍。相对于纸质档案管理来说，这样极大地简化了办事流程，使档案管理更加便利。

二、数字化档案管理存在的问题

1.档案原始性的界定

在考生档案管理的过程中，采用数字化管理，将考生档案信息录入到计算机系统的过程中存在原始性界定的问题。档案所能起到的凭证作用正是基于其原始性。传统的纸质档案在原始性方面较好界定，但是数字档案在原始性界定方面却存在问题，因为其在传播过程中存在被更改的可能性。尤其是自考生的档案，其原始档案存放在不同的地方，在数字化管理过程的原始性界定上更是难上加难。

2.人才匮乏

数字化档案的管理需要专业人才的参与，比如档案管理系统的维护、管理，电子文件的归档，数据的统计、分析等，这些都需要专业人才进行维护。但是，目前既熟练掌握档案管理知识，又能够运用计算机技术管理档案的专业人士在档案管理队伍当中比较缺乏，这在一定程度上制约了档案管理工作的数字化进程。

三、数字化档案管理的对策

自考生档案管理对自考生入学、毕业极为关键。为了推进自考生数字化档案管理工作更好地开展，笔者提出以下几点对策：

1.建立配套的制度与规范

数字化管理与以往的纸质管理不同，在管理过程中首先要根据数字化管理的特点和标准建立配套的制度和规范，成立专门的小组，按照相应的要求制订数字化档案管理制度，保证各项工作在制度下有条不紊地开展；同时，要使工作人员形成数字化管理的意识，在意识和制度的双重保障之下，使数字化档案管理有序、规范进行，使数字化管理更加高效。

2.定期维护系统，保障系统的安全性

数字化档案管理存在網络安全隐患。数字化档案虽然使管理工作更加高效、便捷，但是却很可能因为网络漏洞遭到黑客的攻击。因此，在日常管理过程中，工作人员要定期维护系统，发现系统漏洞时及时修复，这样能够保证系统的安全和稳定，使考生的信息不被泄露和改动。

3.加强人才队伍建设

要想推动数字化档案管理工作的发展，人才队伍建设是必不可少的。因此，档案管理部门一方面要大力引进专业人才；另一方面要定期组织工作人员参与数字化档案管理的培训，提高其业务水平。

自考生档案管理工作是自学考试中的重要环节，其与自考生的录取和毕业有直接关系。在信息化时代，建立数字化档案是自考生档案管理的发展趋势。招生考试部门要根据当前数字化管理的特点和问题，不断改进工作，推动自考生数字化档案管理的发展。

参考文献：

[1]金高扬.电子档案在自考管理中的应用[J].浙江档案，2003（10）：20.

[2]武婕.浅析自考生考籍档案管理的问题及意见[J].卷宗，2015，5（12）：57.