重视期刊编务人员的沟通协调能力

汪全伟+高锦合+黄东杰

摘 要 编务是编辑工作的重要组成部分，沟通协调能力是编务人员必需具备的基本素养。本文概述了编务沟通协调能力的重要性以及提高编务人员沟通能力的基本途径，以期为期刊的良好发展提供参考。

关键词 期刊 ；编务 ；沟通协调能力

中图分类号 G254

Abstract Editing affairs is an important part of editing work. Communication and coordination skill is necessary for editing affairs staff. This paper summarizes the importance of communication and coordination skills and the ways to improve it to provide a reference for the journal development.

Key words journal ； editing affairs staff ； communication and coordination ability

编务工作是编辑工作中的一个不可或缺的组成部分，它涉及编辑工作的方方面面，是一项较为复杂、繁琐的工作。明确编务工作在编辑过程的作用，提高编务人员的沟通协调能力，是吸收高质量稿件，保证刊物质量，提升刊物品牌效应的前提和保障。笔者以《热带作物学报》为例，探讨如何提高期刊编务人员的沟通协调能力，以期為期刊的良好发展提供参考。

1 沟通协调能力的内涵

沟通是人与人之间的联系过程，是人与人之间传递信息、交流思想和情感的过程。协调是指调整某一事件各参与因素之间的关系，使各个因素能够相互配合，最终完成目标。

2 期刊编务人员的沟通协调能力

2.1 沟通协调能力的重要性

《热带作物学报》编务人员承担着来稿登记、送审、退改、退稿，对稿件进度进行全方位把握；审稿专家库和作者库的建立与管理；通知收费，邮寄发票，向发行人员提供作者联系方式；跟踪稿件发行以后的后续工作等。作为经常周旋于编辑、作者、审稿人等之间的协调员，编务人员起到了联系编辑与作者的纽带作用[1]，是作者与编辑部其他部门人员、审稿人、读者之间的桥梁。美国著名人际关系学家卡耐基说：“一个职业人士成功因素75 %靠沟通，25 %靠天才和能力”，编务人员也是如此。沟通协调的目的在于解决问题，消除矛盾。因此，一本优秀的刊物，不一定每个个体都很优秀，但编务人员良好的沟通协调能力却是必不可少的，直接关系着期刊工作的顺利开展。

2.2 编务人员沟通协调能力所需的自身素养

编务人员沟通协调能力贯穿于编辑过程的各个层面和各个方面，是编辑工作成功与否的重要因素。提高沟通协调能力首先要求编务人员具备一定的业务储备：即是专家，也是杂家[2]。以《热带作物学报》为例，编务人员需要对现代农业科技的趋势、农业政策、职称评定、项目结题政策等有一定的了解；对某种作物的生长特性、种植管理、贮藏加工等也要有一定的专业认识，以便在与作者、审稿人沟通协调中做到有的放失，更有效地提高沟通协调效果；同时，编务人员还需要有一定的编辑出版知识，能够熟练运用编辑出版知识与作者进行沟通、协调；此外，编务人员的工作很大部分是通过计算机在网络上完成的，熟练的电脑网络操作是编务工作新常态下必备的技能；最后，由于《热带作物学报》对来稿要求提供中英文摘要，因此，英语水平也是编务人员所需的必备条件之一。

2.3 如何提高编务人员的沟通协调能力

沟通协调是一门科学，沟通协调能力需要通过平时的学习和积累得到提高[3]，具体可以从以下几个方面着手。

2.3.1 学会有效地倾听

沟通从倾听开始，倾听是人与人心灵沟通的桥梁。《热带作物学报》编务人员与作者最常用的沟通方式是电话和邮件，而电话沟通必不可少的环节是听。首先，编务人员要做到认真倾听，通过倾听了解对方，认识对方；其次，每个人表达信息的层次是不一样的，可能有的人开门见山，有的人半天也说不到正题，认真倾听，可以获得尽可能多的信息，以便处理和解决问题。以《热带作物学报》为例，有时作者对稿件见刊时间要求比较高，个别作者刚投稿，就频繁催问稿件见刊时间，这时编务人员不能表现出不耐烦的口吻。耐心倾听，抓住作者沟通的意图，然后有理有节，以温和的言语回复作者，尽量安抚作者急躁的心情。听的同时，还需要注意细节，不随意打断对方的讲话，谨慎反驳对方的言语，不要在心里先带着偏见或成见去听，也不要去猜对方未讲完的内容。可以适当附和，重复对方的话语，让对方感觉编务人员对作者处境的理解，以及编务人员可以帮助其解决问题。

2.3.2 学会有艺术地说

沟通协调能力除了需要有效地听，还需有艺术地说。听完作者的问题后，与作者沟通声调应不高不低、语气温和，节奏适中，作者对某件事情充满情绪的时候，不能以恶制恶，尽量使用通俗易懂的语言。编务人员应在不断的实践中提高语言及文字表达能力，多锻炼，多学习。

2.3.3 有效利用肢体语言

如果是面对面与作者、专家交流沟通，面带微笑，保持良好的身体姿势和轻微动作会更有利于营造沟通的良好氛围。

2.3.4 学会高效地做

沟通协调能力最重要的是做。对于给作者专家的承诺，必须言必行，言而有信。由于编务事情比较多，有的时候一个电话刚挂，另一个电话又来了，这样很容易遗漏作者的电话需求。这种情况下，编务人员需要对电话的内容进行记录，以便尽快回复作者。对于解决不了的问题，需要及时回复作者、审稿人，同时尽量帮助给出其他合理可行的建议。

总之，编务人员在沟通协调过程中，需要思路清晰，表达简洁，语言通顺，语气温和，高效地处理解决问题。

3 结语

编务是刊物内务的管理者，是期刊外部良好发展环境的开拓者，也是期刊成长的忠实记录者[4]。编务人员的沟通能力是进行编务工作的前提和基础。因此，编务人员的沟通能力，对于期刊工作的顺利开展有着不可或缺的作用，重视编务人员沟通能力的培养，通过听、说、做一点点逐步提高，不断实践，总结，再实践，再总结，有效提升沟通协调能力，有利于扩充刊物的作者圈，专家圈，读者圈，最终有利于刊物品牌发展。

参考文献

[1] 徐玉秀. 科技期刊编务应具备的综合素质[J]. 林业科技管理，2004（2）：42-43.

[2] 张秀梅，冯 蕊，程煜华，等. 科技期刊数字出版编创人员能力素质模型研究[J]. 编辑学报，2014，26（3）：284-286.

[3] 贾 曼. 试论沟通协调能力在编辑工作中的重要性[J]. 科技与出版，2011（8）：43-44.

[4] 张 毫，常延廷. 期刊编务的六种职能[J]. 学术交流，2007，161（8）：187-189.