建设工程电子文件归档工作实践

王海珍

摘 要：在信息化環境下，建设工程实施过程中产生了大量的电子文件，从社会需求和档案管理的角度，建设工程电子文件急需规范归档。根据建设工程电子文件归档的最新要求，阐述了对建设工程电子文件归档工作的新认识。

关键词：电子文件；建设工程；归档

近年来我国城市建设飞速发展，各种建筑设计也越来越复杂。建筑师借助计算机辅助设计（CAD），充分利用现代信息技术，可以更加充分的体现现代建筑设计各个施工单元，而这个不是不是纸质文件所能承载的。所以，对建设工程电子文件的保存工作也越来越重要，国家和地方也出台了相关管理规范。例如：江苏省分别于2011 年与 2013 年印发了《关于实施建设工程电子文件报送工作的通知》和《江苏省建设工程声像档案管理办法》等文件。国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》（建办档〔2004〕39号）、《关于加强<建设电子文件与电子档案管理规范>宣传贯彻和实施工作的通知》（建办标函〔2007〕738号）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（中华人民共和国建设部公告第712号）等。

在自动化办公的浪潮下，建设工程各单位（建设、施工、监理、设计、勘察等）出现了大量的电子文件。这些电子文件数据结构复杂、类型多样、专业性强、成套性要求高，其中很多具有长期乃至永久保存价值的电子文件，如果能被收集、整理、归档并有效挖掘，将在更大程度上满足社会对档案的需求。

1 城建档案的分类

根据目前普遍适用的城建档案分类大纲，按内容可将城建档案分为十八个大类，102个属类，覆盖广泛。按存储介质可分为纸本档案和电子档案，城建档案馆藏绝大多数是实体的纸本档案；按管理模式可分为静态档案和动态档案。

建设工程电子文件是指在工程建设过程中形成的文件，它与纸质文件形成基本过程一致，但它是利用数字设备支撑的数字环境生成，以数字编码格式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，必须依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上进行传送。

2 档案管理方式和档案查阅需求分析

目前档案馆普遍使用的管理系统没有采集众多有价值的档案数字 信息，这就加大了信息统计、分析等工作的难度，无法满足现代社会对档案信息资源动态化、综合化、系统化的利用要求。以深圳市世纪伟图科技开发有限公司的建设建设工程电子文件归档与管理系统为例，分为文件编辑、文件整理、文件组卷三个主要业务模块。从数字档案的管理特点出发，统一对电子文档的前端、中端、后端管理，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

例如，公安部门要了解全市人防工程的情况，城建档案馆虽可从自动化集成管理系统中找到所有人防工程建设，但具体信息则要逐个翻阅实体档案才能得到，既费时又费力。

根据实体文件与电子文件并存，同需归档这一现实，一些城建档案馆已经接收了部分电子文件（例如CAD文件）作为馆藏档案，但建设工程电子文件的归档仍然存在以下问题：建设工程电子文件归档与管理系统无论（是在线还是离线）都是将市城建档案馆及参与城市建设活动的建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等同时作用于建设工程，并通过各方信息的集成、共享形成的合力来保证“由文件形成单位将建设工程记录、通过前端电子文件收集、并按城建档案馆的组卷规则自动组卷、归档”，从而把电子文件可靠、完整、安全、可读的措施附加于文件形成过程，有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

3 建设工程电子文件归档过程控制

按实际工作流程和业务需要，可将建设工程电子文件归档过程分为三部分内容：一部分是工程电子文件形成、登记、组卷、归档、移交的企业子系统，可认为是前端过程控制；一部分是实现工程业务监控管理及电子文件的接收、采集并集中管理工程档案数字资源功能的城建档案馆子系统，可做为中端过程控制；最后是提供用户查询服务等，做为后端过程控制。其整个管理流程如下图所示：

建设工程电子文件的归档工作是充分利用现代信息技术，降低了项目参与人的日常管理工作负担、提高警惕了工作效率；加强了各个项目之间的协作；由于数据采集是每日的实时采集，便于对各个项目的个各环节实施有效检查监督，提高工程质量，同时，整个工程的数据被保存下来，便于日后工作利用。

4 结束语

建设工程电子文件是城市发展历史中规划、建设、管理的真实记录和重要依据，是与社会发展息息相关的重要信息资源。建设工程文件的数字化、信息化建设是城市信息化建设和电子政务建设工作的内容之一，对于加强建设工程质量管理，确保工程技术资料的真实性、完整性和有效性具有重要意义。每一个档案工作者都应按制度规范积极落实建设工程电子文件报送及归档工作，为城市建设的可持续发展贡献自己的一份力量。

参考文献

[1]韩莉. 建设工程电子文件与电子档案管理探析[J]. 工程与建设，2015，（04）：581-584.

[2]陈苏琪. 对建设工程电子文件归档工作的认识[J]. 机电兵船档案，2014，（02）：39-40.