中等卫生职业学校档案信息化的现状和建设

丁一彦

摘 要：中职卫生学校档案管理情况复杂，任务艰巨，搞好中职卫生学校档案管理信息化建设工作是顺应时代发展的需要，也是顺应职业教育发展的需要。通过对中职卫生学校档案管理信息化建设工作的现状梳理，探讨相关对策。

关键词：中职卫生学校；档案管理；信息化；对策

中职卫生学校档案管理涉及学生档案、教师档案、财务档案、教学档案、文件制度档案、学校史志等诸多方面，信息量大，情况异常复杂、档案管理信息化是以原纸质或实物档案为依据，在不改变档案的信息内容的情况下，对档案本身的内容及档案存在形式进行符合信息转变原则的改变，使得档案信息化。由于档案管理信息化具有检索迅速，查找方便，可靠性高，存储量大，保密性好，寿命长，成本低等優点，随着信息时代的到来和职业教育的迅猛发展，加快中职卫生学校档案管理信息化的建设大势所趋。

1 中职卫生学校档案信息化建设的现状

1.1 档案管理信息化重视程度不高

一是档案管理机制不健全，大部份中职卫生学校未能建立档案管理长效机制，管理制度也不健全，把档案管理的重点只局限于学生资助档案、财务档案等方面，而且由相关的多个学校处室或部门分别管理，档案分散，形式多样，责任不明，不能及时分类，归档和存放，一旦相关管理人员发生异动，就容易导致档案的缺失。

二是硬件设施不能满足需要。由于各中职卫生学校对档案管理信息化重视不够，在档案管理信息化的硬件设施上投入不大。一些学校没有专门的档案室，一些学校即便有档案室也形同虚设，“六防”设备不配套，档案室小，灯光昏暗，潮湿。导致档案霉变，虫蛀，甚至损坏，丢失，部分学校由于资金等问题，档案管理信息化必备的电器、复印机、扫描仪等现代化设备严重缺乏。

三档案信息化管理力量薄弱。学校档案管理信息化工作长期未得到应有的重视，在人员配备上更是如此。从事学校档案信息化管理的人员大多数没有经过专业的培训，对档案的重要性，管理要求，档案材料的收集，整理，数字化，信息化等业务不太了解，有的管理人员身兼数职，对档案管理的信息化工作投入的精力不够，造成材料不能及时，准确地信息化和归档。

1.2 档案管理信息化程度有限

一是档案信息化建设需要工作人员处理大量的基础性数据。完成从收集，整理，保管信开发利用等多个环节的各项工作，繁重的劳动制约了档案管理信息化工作的正常开展。

二是档案中大多是纸质档案和实物，虽然部分学校在档案管理中配备了电脑等设备，也只是进行辅助性管理，部分实现了检索查询等最基本的管理工作，信息化、数字化程度不高。

三是档案管理专业技术人才缺乏，计算机应用水平较低。档案管理系统还不能联网，共享，很难适应档案信息化建设的要求。

四是思想存在偏差。一些人认为档案信息化工作推进尚早，在等上级部门的通知要求和看兄弟院校的工作进展。一些人认为只要买几台电脑建一个网站就行了。由于认识上存在偏差，档案信息化工作受到制约。

1.3 档案信息化缺乏标准

档案信息化管理是一项非常专业的，科学的管理系统。涉及到将物化的档案进行数字化和信息化的改变。各中职卫生学校在这个改变过程中，主要根据管理人员喜好进行，缺乏一个科学适用的参照标准，导致各学校档案管理形式多样，五花八门，信息化管理水平参差不齐。

2 档案管理信息化建设的对策

采用先进的计算机技术来开展学校的档案管理工作，改变以前学校档案管理以实体档案为主的管理模式，实现档案管理的信息化，提高学校档案管理的效率和水平。才能为学校的发展提高更好的优质服务。

首先，能够充分发挥网络信息技术的作用。随着学校规模不断的扩大，大量的档案需要传递，要发挥信息化档案高速、快捷的优势。其次，对重点的档案信息能够进行数字化和网络化建设。一些比较特殊的档案，信息数量多，用途广泛，师生都经常利用的信息，比如学习资料等。还有与教职工自身利益密切相关的信息，需要对重要数据进行数字化、网络化的管理，并且加大对这些重要数据的保密工作。最后，能够加快现有信息档案目录数据库的建设。只有将学校档案进行数据化整理，才进一步提高学校档案管理的效率。具体的步骤如下：

1）建立健全档案信息化建设的制度和运行机制，落实专门机构或专门、专业人员从事此项工作，保障此项工作的顺利进行。

2）制定档案信息化标准体系，指导，规范档案信息化建设工作。在一定范围内“统一标准，统一规划，分步实施”。这样使档案信息化建设工作有章可循，有据可依。

3）抓好档案信息化建设的基础工作。尽快建立档案数据库。一是纸质档案数字（电子）化。利用扫描仪、数码相机对海量的纸质档案进行数字化。二是建立数据库。在海量的资料完成数字电子化后，建立一套信息管理系统对这些信息进行分类，整 理，组卷，存储。三是建立局域网。利用网络进行档案的资源共享，通过设置权限进行查询浏览和使用。利用信息化档案利用的经济价值和社会价值达到最大化、最优化。

4）建立健全数据库的安全管理制度。一是建立数据库异地备份制度。保障数据库的安全。二是设置档案查阅、浏览使用的权限，确保使用档案的安全。

5）加大档案信息化建设的投入。学校应该高度重视此项工作，加大资金投入，添置信息化管理的设施，设备，确保档案信息化建设的持续发展。

6）加强档案管理人员的业务培训，提高信息化建设的业务能力。