城建档案管理信息化建设探讨

摘 要：城建档案作为国家和城市发展的重要战略资源，是再现历史和书写未来的决策依据。社会的巨大变革使得城建档案的信息量开始急剧的膨胀，因此利用计算机技术、网络技术和通信传播技术等实现城建档案管理的信息化建设成为必然。文本从城建档案信息化建设的必要性出发，分析现阶段我国城建答案管理中的存在问题并提出促进城建档案信息化建设的方案，旨在促进城建档案的现代化早日实现。

关键词：城建档案；管理；信息化；建设

在我国的城市档案体系中，城建档案占据着不可比拟的重要地位，是城市发展和建设的宝贵资源。实现城建城建的信息化建设，就是以系统论和控制论等理论为先进的理论指导，充分并有效的利用信息化技术来逐步的实现城建档案建设的现代化程度。

1 城建档案管理信息化概述

城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容，是城市的发展“日记”（1）。对城建档案进行信息化的建设，主要是包括现有档案的数字化，并收集与整理各方面的电子文档，并将其统一的纳入到信息的数据库中。

2 城建档案信息化建设的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一种信息化的档案管理模式，为工作人员的档案建立与查询提供了极大的方面。现阶段纸质档案的建设，使得管理人员工作任务十分的繁重，导致他们工作压力相对加大，极易出现差错。计算机技术在档案管理中的应用，能够帮助工作人员效率的提升，做到轻松处理的效果，同时也节省了档案储存的占地空间。

2.使城建档案管理的服务更加全面。城建档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以计算机技术作为依托的档案管理能夠让用户通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够更加的方便用户进行信息查询与操作。

3.操作效率较高。传统的城建档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费，这对政府来说，是一项重要的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分城市的档案管理制度不够完善，也会导致城建档案管理的危险性。但是计算机技术的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。

4.持续性更好。传统的城建档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失，这很容易对城建档案带来阻碍，难以保证档案存储的完整性。计算机信息化的档案管理方式是给网络云技术的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。

3 城建档案信息化建设的策略

1.提高对档案进行信息化管理的意识。为了能够保证城建档案的管理问题更好解决，档案组织管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（2），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求，让管理人员明白城建档案的归档和管理都是他们应该完成的工作，打破思想上的局限，更好的为社会服务。

2.建立城建档案信息的数据库。城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容。城建资料原件是档案管理的最原始资料（3），有着不可替代的作用，这种原始资料是建立档案数据库的最重要来源。因此城建档案的管理必须施行多元化、全方位的模式，建立网站是一种沟通政府和民众的重要桥梁。发挥我国政府的主导作用，将城建档案中的重要信息公布到网络上，供相关人员和用户根据实际需要查询（4）。在网站上设置沟通平台，用户可以将自己不明白的问题通过网站来咨询相关人员，方便管理人员及时的了解用户的需要，并通过问题的回答来提高自己的服务质量，做好档案的管理工作，方便群众。

3.提高管理人员的专业素质。城建档案管理的相关人员是连接政府和社会的重要纽带，而档案的管理人员专业素质和服务质量的高低也是影响档案利用效率的直接因素，管理人员的服务影响着政府相关部门在民众心目中的形象。因此，为了能够保证管理人员专业素质的合格，就要加强对档案管理人员的专业素质培训，提高和充实人员的知识体系，更好的为档案管理工作贡献力量。

4 结束语

城建档案是城市起源与发展的重要资料，可以为城市今后的发展决策和规划提供真实有效的依据，能够促进城市的不断完善发展。科学技术的巨大进步有效的改变了传统的档案管理方式，是城建的档案管理朝着信息化的方向发展，通过对城建档案的信息化建设，以提高我国的城建档案管理模式的创新和水平的提高。

参考文献

[1]刘雅慧.加强城建档案管理信息化建设的对策[J].中外企业家，2013，19（02）：144-145.

[2]于伟杰.加强城建档案管理信息化建设的探讨[J].信息化建设，2016，07（05）：128-129.

[3]宋晓艳.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].城建档案，2016，08（11）：116-117.

[4]喻德雯.城建档案管理信息化建设[J].科技展望，2016，32（16）：220-221.

作者简介

向玲，涪陵人，本科，重庆市涪陵区建筑勘察设计质量审查中心，综合科分管档案，档案中级，馆员，研究方向：档案管理。