关于医院文书档案管理的办公自动化探微

王冬斌

摘 要：随着办公自动化技术的发展，越来越多的行业开始利用办公自动化技术对档案进行管理，在此过程中，医院也开始利用自动化办公技术对文书档案进行管理，但是，在实际应用过程中，还是存在较多不足之处，需要医院文书档案管理人员可以采取有效措施解决问题，为其后续发展奠定坚实基础。

关键词：医院文书档案；办公自动化；管理措施

在医院文书档案管理人员应用自动化办公技术的过程中，必须要重视各类文书档案的管理情况，保证可以提高文件传输保密性，提高医院文书档案的利用效率，实现档案资源共享，发挥办公自动化技术作用。

1 医院文书档案办公自动化管理问题分析

目前，医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程，还存在较多问题，影响着医院文书档案管理工作质量。

首先，医院文书档案办公自动化保密性较差。随着计算机技术的发展，医院文书档案管理人员开始应用计算机对文书档案进行管理，并且得到了良好的管理效果。然而，在实际管理过程中，还是存在医院文书档案保密性差的问题。主要因为在档案载体发生变化之后，电子文件内容稳定性较差，经常会受到各类因素的干扰出现保密问题。例如：不法分子进入医院档案系统中，然后对电子文件进行修改，导致出现难以解决的问题[1]。

其次，医院文书档案管理规范性较低。当前，部分医院在应用办公自动化技术对文书档案进行管理的过程中，还没有制定完善的管理制度，不能提高文书档案管理的规范性，难以达到良好的管理效果。例如：在对医院文书档案进行分类与编码的时候，不能根据各类医院文件情况进行分类，不仅分类效率低，还影响了医院文书档案的使用价值，难以提高医院文书档案管理工作质量[2]。

2 自动化办公技术在医院文书档案管理中的优势

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中，可以有效提高其工作效率，达到预期的管理目的。具体表现为以下几点：

首先，办公自动化技术在医院文书档案管理中的应用，可以提高办公效率。主要因为办公自动化技术依靠计算机执行工作，在处理文书档案的过程中，能够自动输入数据与处理文件，减少了人工操作环节，进而减少了人工操作的时间，可以有效提升办公效率。同时，传统的医院文书档案管理是工作人员利用手写方式执行工作，而自动化办公技术可以提高文字输入效率，提升办公效率，实现一体化操作[3]。

其次，医院文书档案管理人员应用自动化办公技术，可以实现信息资源共享。在传统的医院文书档案管理过程中，文书档案信息很难得到共享，导致文书档案应用价值降低。然而，在应用办公自动化技术之后，可以利用网络信息技术对文件信息进行共享，进而提高医院文书档案的应用价值[4]。

最后，医院文书档案管理人员应用办公自动化技术，可以提高文件保存质量。传统的医院文书档案管理中，都是利用纸张对文件进行保存，很容易因为纸张损坏出现文件保存问题，难以达到良好的文书档案管理效果，然而，在应用办公自动化技术之后，相关管理人员可以利用数据库等对文件进行保管，并且做好备份工作，这样，除了可以提高文书档案传输效率之外，还能保证文书档案信息的可靠性，从根本上增强医院文书档案管理效果[5]。

3 医院文书档案管理中办公自动化技术应用措施

医院文书档案管理人员在实际工作过程中，要想提高工作质量与工作效率，就要重视办公自动化技术的应用，保证可以提高工作质量与工作效率。

3.1 提升文书档案信息的安全性

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术期间，必须要重视文书档案信息的安全性。首先，管理人员要阶段性的对文书档案保存设备进行检查，及时发现其中存在的危险性问题，并且采取有效措施解决问题，避免出现危险事故。其次，管理人员要根据医院文书档案管理工作实际要求，在文书档案系统中设置杀毒软件与防火墙等，这样，才能避免出现文书档案信息安全问题。最后，管理人员可以针对医院文书档案系统设置身份验证密码，保证可以提升医院文书档案信息的安全性。

3.2 制定完善的工作计划

医院文书档案管理人员必须要针对办公自动化技术的应用，制定完善的工作计划，进而提高办公自动化技术的应用质量。首先，医院领导人员要制定完善的规章制度，利用相关制度规范文书档案管理人员的行为。其次，医院文书档案管理人员要在提高工作質量的基础上，为医院提供完善的工作计划书，在院领导审核之后，按照工作计划书开展相关工作。最后，医院文书档案人员除了要保证文书档案信息数据安全性之外，还要重视数据传统环境的优化，保证可以提高数据管理的便利性。

3.3 建设高素质人才队伍

医院在对文书档案进行管理的过程中，必须要重视人才队伍的建设，为文书档案管理工作的实施奠定基础。首先，要聘请专业素质较高的文书档案管理人才，要求其在具有较高学历与素质的基础上，掌握一定工作经验，有利于提升医院文书档案管理工作质量。其次，在聘用高素质人才之后，要阶段性的对其进行专业知识的培训，使其可以掌握先进的办公自动化工作技能，全面了解办公自动化设备的使用方式，进而提升管理工作质量。再次，相关部门要对文书档案管理人员进行思想知识的培训，使其养成良好的职业道德素养。最后，要求文件档案管理人员与医院领导人员共同学习计算机软件技术知识，使其在实际工作过程中，可以有效应用计算机软件技术，全面发挥办公自动化技术的作用。

4 结语

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中，必须要重视自身工作方式，积极学习先进的办公自动化技术知识，全面掌握各类软件与硬件的应用策略。同时，医院领导人员还要全面监督文书档案管理工作，及时发现存在的问题，并且利用相关制度解决问题。

参考文献

[1]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014（5）：79-79.

[2]赵袁园.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].办公室业务，2014（16）：63-63.

[3]韩飞.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014（11）：144-144.

[4]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察，2013（22）：92-92，93.

[5]黄建军.浅谈医院文书档案管理办公自动化[J].办公室业务，2013（9）：176，182.