预定新兵档案管理过程中存在的问题

摘 要：新兵档案是士兵献身国防事业的记录，新兵档案管理不善，不仅会威胁到士兵个人的权益，还会对部队的管理产生不利影响。本文首先提出新兵档案管理工作的重要地位和意义，然后对目前新兵档案管理过程中所存在的问题进行详细地分析，并针对这些问题提出相应的对策及建议。

关键字：新兵档案；档案管理；问题

1 前言

士兵档案属于专门档案，是军队人事档案的重要组成部分。档案整理、审查、移交是新兵政审工作中十分重要的环节，加强新兵档案管理既是确保为部队输送优质兵员的重要基础，也是对战士个人和家庭负责的具体体现。士兵档案记录着士兵昨天的历史与光荣，关系着士兵明天的梦想。而由于种种原因，一些士兵的档案出现了填写不准或保管不善等问题，直接影响士兵的个人发展。近年来，少数士兵因档案不完备等问题，影响了考学提干或退伍安置，留下终身遗憾。

部队的基础在士兵，士兵的基础在新兵。为此，做好预定新兵的档案管理工作，既关系士兵切身利益，也是在军队新时期建设过程中坚持以人为本的实际举措，具有很强的现实意义。

2 新兵档案管理的重要意义

士兵档案是新兵入伍后个人经历的记录，是部队对新兵考察和培养的一种重要的参考依据，更是士兵在服役结束后安置的凭证。而要对士兵档案进行有效的管理，首先要做好新兵档案的管理工作。新兵档案是士兵档案的基础，主要包括入伍材料及新训材料等内容。对新兵档案的有效管理是十分重要，其意义主要体现在以下几点：

（1）新兵档案管理工作是士兵权益的保障。新兵档案管理工作如果不到位将会影响士兵在部队的发展、晋升以及退伍后的安置等问题，为士兵带来巨大的精神损失和经济损失。例如，士兵档案中的名字与真实名字不符，政审表中的年龄和学历有涂改等等，这些都会反映出新兵档案管理工作存在问题，如果士兵要参加全军统考，则会因此而被取消考试资格，这为士兵带来巨大的损失。如果在新兵入伍时，对新兵档案管理过程中重视档案的审核，那么将会避免此类问题的发生。

（2）新兵档案管理为部队管理工作提供支持。在对部队的管理过程中，新兵档案也起到一定的支持作用。例如，在对士兵的提干过程中，部队会审阅士兵在入伍后的表现，作为提拔士兵的依据。如果档案管理工作不到位，会为部队的管理带来许多负面影响。

3 新兵档案管理存在的问题

目前，各级征兵主管部门对预定新兵的档案管理工作都非常重视，管理工作比起以往有了较大的改善和提高，但是仍然存在一些问题，总结来看，主要有以下几点：思想重视程度不高、入伍前材料填写不规范、审核材料不细致及方案保管不正规。

3.1 思想重视程度不高

预定新兵的档案材料主要由县区征兵办公室负责整理归档，主要来自于三个部门：一是医院，二是派出所，三是学校。由于部分档案管理干部的事业心和责任感不强，对新兵档案的认识程度不高，认为档案材料作用不大，只要在退役之后能够找到一份好工作即可，因此在填写材料时不够认真、规范。同时由于标准不统一，档案材料在收集过程中容易经常出现填写不规范、信息不全面等现象，对新兵档案管理工作造成非常大的阻碍。相关单位之间的沟通不到位，对档案材料的思想重视程度不高，出现问题各单位之间互相推诿，为后期的档案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隐患。

3.2 入伍前材料填写不规范

新兵在入伍前需要准备的档案材料有以下内容：《应征公民体格检查表》、《应征公民政治考核表》、《应征公民入伍批准书》、党团材料以及学生档案等。由于新兵入伍时间比较紧张，且需要准备的材料比较多，这样便导致入伍前的新兵需要在各个部门之间奔波。在材料准备过程中，由于涉及到的部门比较多，一些部门如果不按照国家规定的程序进行，会导致士兵在入伍档案中的个人信息与士兵的实际情况不相符的现象，或者出现各材料之间相关信息不一致的現象。入伍前材料填写不规范会为后续新兵档案管理工作带来许多麻烦和挑战，也会为部队的管理工作和士兵自身带来不便。

3.3 审核材料不细致

新兵入伍材料上交之后，部队接兵干部需要对每一个新兵的档案材料进行认真细致的审核。由于材料比较多，接兵干部在资料审核过程中一旦发生懈怠，没有按照要求对新兵档案材料进行认真的审核，很容易出现材料所填写的内容，例如：姓名、出生日期、入党入团时间发生错误或涂改问题以及档案缺件问题。因此，要求档案材料审核人员对待工作要认真负责，把好材料审核关。

3.4 档案整理不规范

档案管理人员应当对新兵档案材料的真实性进行鉴定，使新兵档案能够真实地反映出士兵的真实情况。新兵档案材料不能什么资料都存，要将那些有保存价值的真实资料进行保存。现在由于档案管理人员对新兵档案缺乏鉴定意识，造成新兵档案出现真、假资料同时存在的现象。对新兵档案进行鉴定之后，需要对档案进行整理。有的部门没有严格遵循《士兵档案管理规定》去做，导致新兵档案的收集、书写 、编目等工作不规范。

3.5 档案保管不正规

在新兵训练期间，一些单位为了更加方便地使用新兵档案，将新兵档案留在训练中队中，而没有将新兵档案上交到部队档案管理部门进行新兵档案的统一管理。这种新兵档案管理方法很容易造成新兵档案材料的遗失，或者出现档案随意查阅、私自装入档案材料等问题。档案的保管应由上级单位进行统一保管，防止出现新兵档案材料的遗失或者篡改等问题，为新兵档案管理工作带来不便。

4 加强新兵档案管理对策

加强新兵档案管理工作需要各方的共同努力。针对目前新兵档案管理中所存在的一些问题，从以下几个角度提出相应的改善建议及对策。

一是把好培训选拔关。将富有工作责任心并且具有一定经验的人员安排到征兵办公室，并加强对工作人员的培训工作。各地征兵办公室工作人员组织学习与军队档案管理、兵役等相关的法律法规，提高对档案管理工作的认识，增强自身的责任高和使命感。并通过对档案管理的培训学习，提高业务水平和业务能力，确保新兵档案管理的工作质量。

二是严格建档程序。要想提高档案管理工作的质量，必须从源头上把好关，严格建档程序。（1）在征兵工作之初，保证对每一个士兵都进行登记建档，使每一个应征对象都在管理范围之中。（2）对体检应征对象重点建档，全程跟踪，保证档案的连续性和完整性。（3）对于体检和政审都合格的人员，及时收集好他们的资料，并且整理注册之后录入数据库。（4）对档案材料的真实性进行严格审核，确保档案材料全部真实有效。

三是严把档案转出关。新兵的交接和档案的交接是征集新兵的最后一个环节，也是比较容易出现问题的关键环节。为了确保人员和档案之间是相符的，应当坚持先查档后交人的流程。新兵交接时，征兵办公室要对新兵档案的完整性和正确性认真检查，确保完整、正确后再送出。手续交接时，要确保档案管理的连续性和完整性。新兵到部队后，部队与人武部相互交流新兵档案相关情况，及时发现问题并查漏补缺，使档案管理工作顺利进行。

5 结语

新兵档案管理工作在部队管理中越来越重要，做好档案管理工作是每一个档案管理人员不容推卸的责任。为了解决新兵档案管理中的问题，提高档案管理工作的质量，需要对原有新兵档案管理制度的基础之上不断发展和改善，提高相关工作人员的对档案管理工作的认识，加强对档案管理工作的重视程度，以积极认真的工作态度落实好档案管理工作中的每一项任务，使新兵档案发挥出其价值，更好地为部队、为士兵、为地方经济建设服务。

参考文献

[1]刘真真. 谈做好新兵档案管理工作的几个问题[J]. 档案天地，2015，（S1）：104-105.

[2]赵松 特约记者 翟耀 朱培伦. 新兵档案管理：一项亟待加强的工作[N]. 中国国防报，2004/10/25.

[3]邵天江 特约通讯员 翟耀、朱培伦. 今年又到征兵时，请您严把档案关[N]. 解放军报，2004/10/13.

作者简介

管水锁（1977-），男，安徽巢湖人，本科，毕业于南京政治学院，研究方向：档案管理。