城市规划档案管理方式创新探究

黎颖珊

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，城市化建设也在不断加快，城市规划的档案管理工作对城市化建设的影响也越来越大。因此如何提高城市规划档案管理也逐渐受到研究者的关注。本文先论述了城市规划档案管理，又分析了在城市规划档案管理中存在的问题，并提出了促进城市规划档案管理发展的举措。

关键词：城市规划；档案管理；发展创新

城市规划是一项系统性的工程，它具有专业性和技术性的特征。其涵盖的内容非常广泛。因此，城市规划档案的管理就需要具有保密性。然而，现有的城市规划档案管理还存在很大的缺陷，比如各项规章制度不完善，管理人员认识不到城市规划档案管理的重要性，机构设置不完善等。为了使城市规划工作的顺利进行，我们就需要不断运用新的技术手段，探索出新的发展模式。

1 城市规划档案管理概述

一方面，城市规划档案具有客观性，城市规划档案是施工单位的名称、建筑工程方面的信息的依据和凭证，直接反映了建筑工程的各种情况，城市建筑的具体管理工作离不开城市规划档案这些基本依据。另一方面，城市规划档案具有法律性，城市规划档案的形成和管理主要是依据城市规划法和其相关的法律法规。另外，城市规划管理档案具有广泛性，城市规划涉及到很多的环节，包括建筑物的报建、建筑单位的更名、建筑的装修审批等，因此，城市规划是一个系统的项目，这就意味着城市规划档案包含的内容非常广泛。

2 城市规划档案的内容

城市规划档案的内容包括规划编制成果类，具体有总体规划、概念性规划、城市设计等；工程审批类，具体有正式发证、临时发证、规划设计方案等；用地审批类。具体有发证、发函、规划设计条件等；监督处罚类。

3 城市规划档案管理方式中存在的问题

3.1 城市规划档案管理人员专业素质有待提高

城市规划档案部分管理人员的管理理念落后，档案员的专业素质也参差不齐，专业知识不扎实，他们只追求数量的完成，档案的收集方法落后。同时，对于关键材料经常出现漏归或少归的情况，这样就会制约城市规划档案的创新和发展。城市规划档案管理部门几乎没有对一些年龄较大的工作人员进行新技术的培训，导致他们不能很好的运用新技术，这样就使城市规划档案的管理效率降低。还有一些档案管理人员专业知识不足，导致档案缺乏完整性。

3.2 在城市规划档案上规章制度不完善

在改革开放和市场经济的推动下，城市化进程不断深入，但是其发展时间较短。随着当今城市化进程的加速，之前的城市规划档案的规章制度已经无法满足其需求。规章制度的不完善致使档案管理工作人员责任心不强，管理意识淡薄，不能对档案管理工作起到监视作用。即使一些单位有相应的规章制度，但是很多工作人员不遵循规章制度，仅仅凭借多年的管理经验操作，这样不断循环下去，使年轻的档案管理人员也不会按照规章制度操作，这些都是由于规章制度不完善造成的。

3.3 城市规划档案管理工作的硬件设施落后

档案胀库现象是城市规划档案管理部门中较为常见的问题，由于一些地区档案经费的限制，使得相关部门不能建立专门的档案室，而城市规划档案的数量较大、分类详细，占用的空间大。因此，在实务工作中，相关部门就将城市规划的档案放在建设局或者文物局等，有的甚至完全交出了管理权，这样就不利于产权登记查询，也不能保证档案管理工作的顺利开展。

3.4 城市规划档案管理信息网络建设不完善

随着现代信息技术的发展，很多和城市规划相关的文件都是以电子形式存在的，因此，档案管理部门也应该改变管理方式。目前，很多档案管理部门都以电子形式录入档案，以便进行迅速检索。但是，档案管理部门仍旧没有实行网络信息管理，这是由于专业技术人员的缺乏、经费的不足造成的。这就影响了档案管理工作的顺利进行。

4 城市规划档案管理的发展与创新

4.1 加强档案管理优秀队伍建设

管理人员综合素质的提高对城市规划档案管理工作至关重要，因此，档案管理部门要积极引进专业技术人才，不断培养工作人员的专业素养。档案管理人员需要不断学习相关的专业知识，也要不断提高自身的政治素养，时刻树立为人民服务的意识。另外，领导人员也要结合实际情况，经常鼓励档案管理人员，以便激发他们的积极性，鼓励他们要努力学习，不断创新。以便培养出优秀的管理人才。

4.2 创新档案管理部门的服务机制

城市规划的档案管理需要与城市的发展相一致，结合城市发展中出现的问题，需要创新档案管理部门的服务机制。首先，档案管理部门需要转变服务思想，管理人员需要逐渐转变为主动的服务人员，以便为城市规划档案的发展创造良好的环境。其次，档案管理部门应该提高工作效率，在不违反操作原则的情况下，要尽量简化中间的手续环节。积极为来访人员做好引导工作，以防出现为客户服务不周的问题，引发客户的投诉。

4.3 在档案管理中实行高效的管理方法

在档案管理中不仅要将档案材料进行分类管理，还要进行目标化管理。这样有利于维护档案的安全性和系统性。要逐渐把各项的管理细化、落实。把定性化的管理转化为定量化的管理。另外，还需要将档案管理工作的操作流程进一步细化和标准化，建立一套科学的管理流程，使各个环节都有章可循，还要分工明确，以便在出现差错时可以追究相关工作人员的责任。同时，要把管理型的城市规划档案管理部门逐渐转变为引导性和服务型的管理部门。

4.4 建立统一的档案信息标准

由于每个省、市、县都有自己的档案管理标准，而这些标准和国家标准又不一致，这就导致档案资源大量浪费，使全国性的档案信息资源管理系统不能正常运行。从而严重制约了国家标准的执行力度。因此，应该加大国家标准的宣传，使国家标准在各个地区都能够有效的实施和开展。这样就可以有效提高档案信息化管理系统的质量，避免资源的浪费，从而也提高了档案管理的效率。有助于城市规划档案管理的高效性，也有助于档案资源的优化配置。

4.5 开发档案管理智能化

智能化的软件管理系统档案信息数据库建立的基础，开发一套适合各个地区使用的智能化系统，可以节省一部分各个地方开发智能化系统的资金的重复投入。这个全国统一的智能化软件管理系统可以 对全國的档案进行统一管理，实现资源共享。使各个级别的档案管理部门之间相互合作。以便使档案资源更加科学和完整，为政府的城市规划行政管理部门提供较大的支持。

5 结语

城市规划档案管理为现代化城市建设、规划和管理提供了有效的决策依据，一个合理、科学、高效的城市规划档案管理发挥着重要的作用。一方面，可以对城市的规划起到监督作用，另一方面，可以对城市建设进行全景展示。政府的相关部门以及城市规划档案管理部门需要不断努力，不断完善城市规划档案管理工作，以便促进城市化建设。

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