对城建档案管理数字化建设问题的思考

倪志新

摘 要：在当前我国经济建设的大好前景下，运用先进的科学技术对档案进行管理是十分必要的，这不但可以提高档案的数字化发展水平，还能提升档案的管理效率，对社会的发展有着重要的帮助。尤其是城建档案的管理，需要进行数字化的建设，因为城建档案与城市的现代化发展有着最为紧密的关联性，提高这方面的管理程度，其实也就意味着促进了城市的现代化建设，所以从现实的角度来看是十分有益的。本文重点对数字化为前提下，城建档案的管理问题进行了阐述，对其中存在的问题加以进一步的分析，希望可以在今后的建设过程中更好的促进我国城市化的建设水平。

关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；思考

在我国现代化建设的过程中，城建档案作为城市建设的重要组成部分，有着重要的指导意义，城建档案主要是针对城市发展建设过程中的建筑情况进行充分的了解，并且归纳总结成相应的资料用于今后的建设，所以可以说是对今后的城市发展进程起到了支撑以及促进的作用。在我国城市现代化水平不断提升的过程中，城建档案的信息量也呈现逐渐增多的趋势，所以采用原有的档案管理方式显然不能适应现代化的发展速度，这就必须要运用数字化的管理手段做到与时俱进，更好的促进城建档案管理质量的进步，加快管理效率，这样才能为社会提供服务。所以本文重点针对城建档案的数字化管理问题进行研究，希望对今后的工作有所帮助。

1 城建档案管理数字化建设的意义

在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。

实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的几点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。為了提高数字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

4 结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人员应予以高度的重视。在进行档案数字化管理的过程中，重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性，完善数据库的建设，提高数字档案的使用效益，捉进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。

参考文献

[1]刘亚萍.浅谈城市建设档案馆的发展与建设[J].兰台世界.2010（S2）

[2]丁敬达，杨佳怿.促进城建档案信息利用的途径和方法[J].兰台世界.2007（01）

[3]张小平，晏永卫.关于对城建档案信息的开发和利用的思考[J].陕西档案.2005（05）