文书档案管理工作的几点创新思考

马木生

摘 要：一个单位的档案管理水平是由其文書档案管理质量来决定。在单位文书档案中，详细记录着本单位的各项工作开展情况，这些记录不仅能为单位的日常工作提供指导，更是历史考察的重要依据。本文首先阐述做好文书档案管理工作的重要性和必要性，再深入分析当前文书档案管理工作存在的问题，并针对实际情况提出文书档案管理工作的几点创新策略，旨在全面提升文书档案管理工作的水平。

关键词：文书档案；管理；工作创新

文书档案是单位档案资源体系的重要组成部分，在文书档案中所记录的各项工作成果乃至单位的整个发展过程，都是单位最为宝贵的历史资源。其中所记录的各项工作不仅能客观的反映出目前单位中所存在的问题，还能为今后的工作提供借鉴[1]。因此，作为单位文书档案管理者，应对文书档案管理工作给予足够的重视。随着时代的不断发展，现代社会对单位文书档案管理工作的要求早已不再局限于准确、系统、完整，其对单位文书档案的管理工作提出了更高的要求。

1 做好文书档案管理工作的重要性和必要性

一直以来，文书档案都是单位的重要信息资源，该信息资源的准确与完整将直接影响到单位所制定各项重大决策。因此，作为单位管理者，应对文书档案管理工作给予足够的重视。

首先，要认识到文书档案这种信息凭证的重要性。大多数人群仅了解文献内容具有一定的主观性，但文书档案并非等同于一般文献，其中详细记载着单位员工的个人信息以及单位的真实工作，具有强烈的客观性，且伴随着明显的法律作用；其次，单位文书档案在一定程度上起到了补充国家档案的作用。单位文书档案虽是国家档案的重要组成部分，然而由于国家档案信息并非与单位档案信息一样完整，因此完善的单位文书档案信息有效补足了国家档案中的缺陷[2]；最后则是为社会提供信息服务方面。由于单位的文书档案信息中对各方面信息记录均较为全面，因而能够很好的反映出当前我国社会注意市场经济的发展现状，并能为之后的发展提供相应的信息服务。

2 分析当前文书档案管理工作中存在的问题

2.1 文书档案管理不够规范

目前，我国大多数单位在文书档案管理工作方面依然存在不规范的现象，主要表面在以下几个方面：档号不规范、标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱等。导致文书档案管理不规范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能确定任何监督制度。从而导致目前单位的文书档案管理工作的参差不齐。

2.2 文书档案检索效率不高

随着社会的不断发展，我国已全面步入信息化时代。然而在此新的时代背景下，绝大多数单位的文书档案检索工作并未实现办公自动化，即仍以传统的手工检索为主。此外，部分单位的文书档案管理人员，虽编制出了多种形式的检索工具，用以提到检索的效率，然而由于文书档案数量的不断增加，致使检索的效率始终难以得到有效提到。这是因为大多数文书档案管理人员，其所编制的检索工具过于注重检索内容的数量，而忽略了检索的质量。如针对专题类的文书档案，便未能就题材进行相应的归类。

2.3 文书档案管理人员的专业素质不高

随着时代的不断发展，现代社会对文书档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对文书档案管理人员提出了更高的要求。然而目前，国内大多数单位的文书档案管理人员文化程度与专业素质并不满足时代发展的要求。在信息化与科学化全面普及的今天，甚至有部分文书档案管理人员仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑应用知识。此外，国内针对文书档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的文书档案管理工作质量始终难以得到有效提升[3]。

3 文书档案管理工作的创新途径

3.1 加强制度建设，提升执行力度

上文中我们提到，缺乏相应的文书档案管理制度是影响单位文书档案管理水平的重要因素之一。加之领导对文书档案管理工作缺乏系统的认知，进而导致文书档案管理工作始终难以得到有效开展。因此，要想做好单位的文书档案管理工作，首先应从制度方面入手，新制度的制定要以原有制度为基础，并在此基础上结合我国基本国情进行合理创新。

具体而言，单位的文书档案管理制度制定应在不违背相关规定的前提下，创建一套符合自身发展规律的文书档案管理制度，其中既要包括文书档案管理的要求、结构、形式以及内容，又要包含一套较为完整的领导体制，已明确在文书档案管理过程中各自的责任[4]。此外，在制定出一套相对较为合理的管理体系之后，单位还应建立一套与之相对应的监督体系，用以确保该制度体系的执行力度。如针对单位的文书档案管理工作，相关领导可定期对其进行评审，从而有效提升文书档案管理工作的效果。

3.2 积极构建文书档案管理信息系统，提升文书档案管理水平

造成我国文书档案管理信息化水平不高的主要原因，除了领导的不重视之外，更多的是由于目前所使用的文书档案管理系统已逐渐无法满足现代社会对文书档案管理工作的需求。目前，单位所使用的文书档案管理系统仅仅实现了档案分级录入管理的功能，至于更方便快捷的全文检索则未能得以有效实现。此外，由于传统的文书档案管理系统未能预留能与OA对接的接口，致使单位的档案数据安全存在一定的风险。因此，要想切实提高单位的文书档案管理水平，相关管理系统的革新与升级势在必行。

3.3 优化队伍结构，提高队伍质量

无论国家单位或是企业，其竞争的核心均是人才，文书档案管理工作亦是如此。对此，作为单位领导者，应该在完善文书档案管理制度的同时加强对人才队伍的建设，从而提高单位的文书档案管理水平。首先，在单位用人方面，务必要挑选具有相应资质的专业人才。其次，针对现有的文书档案管理人员，单位应对其展开进一步的培训，以提升相关管理人员的专业素质，进而提升单位的文书档案管理水平。最后则是要及时清除不合格的文书档案管理人员，从而确保文书档案管理的水平与管理人员的素质均符合社会对文书档案管理工作的要求。

3.4 文书档案实现办公自动化，确保文书档案信息的安全性

随着社会的不断发展，各类电子文档以及现代化办公技术的普及标志着我国已全部步入信息化时代。在此新的时代背景下，单位的文书档案管理工作也应逐步往信息化、现代化的方向发展。然而，为了能够实现文书档案办公自动化，首先针对单位文书档案管理的信息录入工作，应采用统一的专业用于以及统一的技术标准，以满足科学管理的要求。其次，单位应积极建立与文书档案管理工作相对应的档案数据库，规范数据的转入与转出。再次，为确保档案信息的安全，针对文书档案的电子信息除了采取相应的监管措施外，还需进行内外网的隔离。通过建立完善的管理体系，推动文书档案管理工作的自动化办公。

4 结论

总而言之，单位的文书档案管理工作水平是衡量单位档案整体管理水平的重要指标。文书档案管理工作的质量将直接影响到文书档案信息的完整性，所以作为相关领导者，务必对单位的文书档案管理工作给予足够的重视，并积极做好文书档案管理工作的规范化衔接，以提升文书档案管理工作的利用效率。

参考文献

[1]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013，（20）：62-63.

[2]张萍.浅谈文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2013，（07）：103+111.

[3]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者，2010，（19）：346.

[4]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010，（16）：62-63.