探析档案管理的发展趋势

张坤

摘 要：信息化时代，利用电子信息手段实现档案管理现代化是必然趋势，其不仅有助于提升档案管理的效率和质量，还能更好地实现对档案资源的保护和档案信息的共享。文章以新时期的档案管理工作为研究课题，基于信息化角度，探讨档案管理在新时期实施信息化管理的意义及具体的优化策略，以求使档案管理工作能跟上时代发展步伐，满足社会发展需要。

关键词：档案管理；信息化；趋势

中图分类号：G271 文献标识码：A

作为各类信息资源的主要载体，档案管理工作长期以来都是各行各业不可或缺的重要事项。传统的档案管理主要是针对纸质档案而言，管理人员将各类信息资源分门别类后装订、收录、保存，即可完成档案管理事宜。新形势下，随着信息资源在各行各业生产、发展过程中所起到的作用愈加重要，档案作为信息资源尤其是历史信息的主要载体，其重要性和地位也变得愈加重要。为满足信息资源快捷、迅速实现共享的需要，也为满足信息化发展的需要，实施档案信息化管理是新时期档案管理工作发展的必然趋势。

一、档案信息化管理的内涵

对各行各业而言，档案是记录其历史发展轨迹的宝贵资源，通过查询档案可以从中窥探出某个时期某行业及自身发展的真实面貌，因此，档案管理工作无疑处于重中之重的地位。传统的档案管理工作主要以人为管理方式为主。随着时代的发展与信息技术的进步，档案管理工作的方式也发生巨大改变，档案信息化管理则正是在此背景下所产生的一种新的管理档案方式。档案信息化管理的内涵，即是与传统人员管理方式相对的一种创新的管理方式，是在国家行政部门统一组织、规划下，利用现代信息技术手段，实现对档案信息的记录、分类、收录、归档等。

简而言之，档案信息化管理就是从过去重视档案实体管理向如今重视档案信息资源管理的一种新方式。通过信息化手段实现对档案的管理，可以實现对档案信息资源的系统加工和处理，同时利用互联网和相关应用，即可轻松实现档案信息的随时随地查询与分享，有效推动了档案管理工作的现代化进程。

二、档案管理信息化的重要性及意义

在新的历史时期，信息化、网络化带来档案管理新的发展机遇，但也带来新的任务、新的使命及新的挑战。面对新机遇、新挑战，档案管理工作从传统走向现代，从单一迈向多元，从实体管理转向信息服务，既是发展的必经历程，也是发展的必然趋势。

1.档案信息化管理是我国现阶段工作的重要内容

档案事业发展的“十二五”规划中提到：“加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设……打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。”经过这几年的发展，当前我国档案数字化管理规模逐渐扩大，其中包含的内容、涉及的信息资源面愈来愈广，信息资源的记录载体的种类也愈加多样，从传统单一的文书档案，向图片、视频、音频等过渡。这些变化都是基于信息化技术发展、推广与运用的前提之下而产生的。在今后的发展中，档案信息数字化、档案管理信息化必将逐步推进和完善。档案信息化管理作为现代化档案管理业务中的主要内容，其重要性和地位也将得到确立和认可。

2.档案信息化管理有助于进一步完善档案标准规范体系建设

传统视域下以纸质文书为主的档案管理标准规范已经较为健全，但在信息化时代，这套适用于纸质文书档案的标准规范放置于数字化档案管理工作当中，则表现出较为明显的不适用性。为此，需重新审视和制定信息化时代下的档案信息化管理工作标准规范，尤其是需要改进其中明显不适应信息化环境的标准规范。推进档案信息化管理过程中，会涉及多种文档管理软件的运用，此类软件往往具有高效性、便捷性的特点，因此此类软件的推广运用，才会成为档案按“件”管理工作直接推动力。

此外，信息化环境下的档案管理工作，可以轻松实现“一体化”“一站式”管理目标，管理者只需在控制端对电子档案进行集中、系统管理，就可有效解决传统模式下档案管理工作中所存在的档案积压、档案移交困难等问题。由此可见，推进档案信息化管理无疑有助于进一步完善档案标准规范体系的建设。

3.档案信息化管理能提供更多有效的资源及服务

进行档案管理工作的初衷和落脚点在于为社会提供更多的信息资源和服务。众所周知，档案管理工作点多面广、纷繁复杂，以传统管理模式进行档案管理，无疑会消耗大量的人力、物力、财力，且大部分档案管理事宜属于重复劳动，需大量占用档案管理人员的时间。但是，档案管理工作对于任何单位而言，又都是一项不可或缺的重要工作，因此不能忽略。

传统档案管理的高耗性与档案信息资源的有效性两者之间成为相互对立的矛盾体。信息化技术、手段在档案管理工作中的应用，则很好地破解了以上“僵局”。档案管理人员通过信息控制端即可实现对档案的查询、分类、归档、共享，省去了机械、繁重的体力劳动，成功实现将人从琐碎的档案管理事务中解脱出来，既不影响档案管理工作的质量，又可极大提升档案管理工作效率，为社会提供更多、更有效的资源和信息服务。

三、档案管理的发展趋势及档案信息化建设策略探析

在信息化时代，利用电子信息手段实现档案管理是不可阻挡的必然趋势，也是必然需求。其不仅有助于提升档案管理的效率和质量，而且还能更好地实现对档案资源的保护和档案信息的共享。

下面作者将从档案管理的发展趋势及档案信息化建设具体策略两方面展开论述。

1.档案管理的发展趋势——档案管理的信息化

现阶段档案管理工作的发展趋势是档案管理的信息化，且当前正处于战略发展的关键时期，对国家信息工程能否成功实现起重要的作用。为此，研究档案管理的发展趋势，探索档案管理信息化建设方针，具有十分重要的战略意义和现实意义。

上文提到，档案管理工作实现信息化，一方面，能够促进档案管理工作效率的提高，有力推动我国档案管理水平的提升；另一方面，档案管理的信息化能够促进档案管理工作从实体档案服务向信息服务的转变，极大提升档案资源的有效利用和信息服务高效性。由此可见，在全球信息化浪潮中，加速推进我国档案管理的信息化建设，是应对全球化浪潮的必然选择。

2.档案信息化管理的实施策略

作者将从实践的角度讨论档案信息化管理的具体实践策略，以使档案信息化管理工作变得更具有操作性和可行性。

（1）加强思想认识，树立档案信息化管理观念。近些年，随着档案在信息服务中所起到的作用越来越大，人们对档案管理工作重要性的认识也越来越深刻。然而，在实际操作中，仍然存在不少问题。如不少人对档案管理工作还抱有偏见，认为档案管理有做就可以，无需求精求细。这种认识偏差不仅存在于普通岗位职工中，也还存在于企业或单位领导的思想观念中，致使档案信息化管理工作未能向纵深发展，制约了我国信息化工作水平的提升。要扭转这一局面，就应当把准症结，对症下药，率先从企事业单位的领导者或“一把手”身上入手，强化其对档案管理工作以及推进档案信息化建设重要性的认识。与此同时，针对档案管理工作的具体操作人员，也应加强思想教育，使其自觉树立起档案信息化管理的意识和观念，积极学习先进的管理技能和档案信息化操作技能，提升自身素质，提升档案管理的水平，为实现档案信息化管理保驾护航。

（2）努力完善档案信息化管理制度。档案信息化管理工作的顺利推进，需要科学、完善的管理制度作为保障。在推进档案信息化管理过程中，可以将信息化建设内容和质量作为单位绩效考核的重要指标，同时将档案信息化建设与档案管理人员的职称评定、表彰奖励挂钩。通过制度保障，鼓励全员积极参与档案信息化管理工作，从而使档案管理的信息化建设更加高质、高效。

（3）强化电子档案的归档，提升档案信息化管理水平。档案信息载体多种多样，类型不一，包括视频档案、音频档案、图像档案以及传统的纸质文书档案等。针对这些不同类型的档案，在运用信息化技术、手段进行管理和处理时，就需要执行不同的管理标准和要求。档案管理人员要根据档案的类型，制订科学、适用的档案管理方法，确保档案信息的完整性和电子档案的安全性，进一步提升档案信息化管理水平。

（4）运用现代化管理手段，促进档案信息资源实现共享。信息化环境可为档案管理提供更多的方法与手段。在档案管理由传统向现代化、信息化过渡的关键时期，档案管理者应当加强档案管理新理论、新方法、新手段的学习，通过学习，将其运用到档案管理实际工作当中，进一步促进档案信息资源实现共享和为大众提供信息服务。值得注意的是，在运用现代化管理手段实施档案信息化管理时，针对一些涉密档案，还要注重档案信息的安全性，仔细筛选安全、规范的档案管理软件，在实现档案信息管理的同时，也能确保其安全。

（5）实现档案信息化管理与传统管理有机结合。在积极推进档案信息化管理的同时，也要注重其与传统档案管理相结合，切勿搞“一刀切”。从我国档案管理现状来看，其中仍然存在部分单位管理档案照旧以传统管理模式、手段为主，部分档案管理人员配置不足、能力不够，无法满足档案信息化管理的要求。针对此类情况，应当结合实际情况，坚持档案信息化管理与传统管理相结合的原则，逐步推进档案管理由传统管理向信息化管理成功过渡。

四、结语

综上所述，新时期的档案管理工作面临重大发展机遇，同时也遭遇巨大挑战。为把握这一机遇，并且应对其所遭遇的挑战，实施档案信息化管理是必然要求，也是必然趋势。为此，档案管理部门应当与时俱进，及时更新档案管理理论，掌握档案信息化管理知识和技能，积极转变传统的档案管理模式，多措并举，多管齐下，以更加专业的档案管理人员，更加严格的档案管理规范，通过信息化方式与手段，实现对档案的信息化管理。与此同时，还应当想方设法提升档案信息化管理水平，完善相應的管理制度和机制，实现档案信息资源的优化配置，为档案事业更好、更快、更全发展打下坚实的基础。

参考文献：

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