关于水文电子档案管理工作的探讨

赵蒙

摘 要：近年来信息技术不断发展，我国的水利、水文事业在科技创新方面取得了较好的成绩。水文电子档案逐渐替代了传统的纸质水文档案，在管理、录入、保存、启用等方面工作都变得方便快捷。本文简要阐述了电子水文档案的优势和缺点，并着重探究了电子档案提升水文电子档案管理工作水平的有效措施。

关键词：水文电子档案；管理工作；有效措施

随着水文水利事业的不断发展，对于档案的管理也提出了更为苛刻的要求。传统的纸质水文档案的管理工作极为繁琐，并且不利于查阅和备份，很容易出现遗失等现象。信息技术的飞速发展，为水文档案管理带来了新契机，电子档案成为了水文档案管理的主流。但是，在水文电子档案管理工作中仍存在不足之处，在今后发展过程中应不断熟悉电子档案特点，并在此基础上采取有效的措施发展和完善，为水文现代化发展提供有效的基础性支持。

1水文电子档案的优势

水文电子档案是水文档案管理与现代信息技术相结合的产物，其具有一定的优势。具体表现如下：

（1）系统性和独立性，水文工作具有一定的独立性，其只需主要记载不同区域的水文特征、河流流速、雨量站点等相关观测数据，使得其自成系统，整编后的独立数据系统可为水文或其他相关工程建设提供有效的参考。

（2）连续性，水文观测数据是一个常年观测积累的过程，不同区域的水文特征或者降雨量等会随着时间的推移不断变化，对于后期的特征预测也是建立在已有观测数据的基础之上。由此可见，水文电子档案具有较强的连续性，其为工程建设、科学研究等其他相关领域的发展奠定了基础。

（3）实效性，水文数据观测过程是在自然界不断变化的过程中进行的，不同时段的水文数据会出现较为明显的变化。水文电子档案能够保证水文数据定点、定时观测，并且对数据库进行及时更新，具有一定的实效性。

2电子档案的缺点

虽然电子档案管理在一定程度上减少工作人员的任务量，提高工作效率，并且便于资料的查阅。但是，电子档案受限于信息技术的发展水平，数据记录、保存、调用过程需要计算机的软件和硬件的配合。因此，计算机本身性能的不稳定性会对水文电子档案带来诸多问题。例如，在数据录入过程中可能导致数据的不准确性；在保存过程中由于硬盘等的损坏容易出现数据丢失等现象；同时，数据库的数据也容易遭受不法分子的窃取。

3加强水文电子档案管理的有效措施

3.1调整管理理念，进行分类管理

先进的管理理念对水文电子档案管理工作具有重要指导作用，在具体工作开展过程中要建立完整的档案管理体系，对各类档案资料进行归类整理，以此最大程度地保证数据的完整性和系统性。档案分类管理要根据具体工作的实际情况，结合水文工作的特点，对不同类型的数据进行总结归纳。例如在分类管理中，制定规范化的分类标准，可按地下水、地表水、水质三类标准进行归类，并对其水位流量、蒸发量、降水量、含沙量、水环境以及地下水动态等详细资料进行收集整理，归档到各类之中。同时，也可以结合档案形成规律和特点，建立完整的目录体系，便于数据统计以及查阅。在电子水文档案中建立多级分类目录，对分类目录进行首字母和页码排序；对于不同的水文档案进行编目、立卷等。

3.2引进先进技术，提高数据存储安全系数

电子档案的存储是建立在存储介质基础之上，存储介质和存储技术对于电子档案的安全起到非常重要的作用。同时，为了避免存储介质损坏等突发情况发生造成的不必要损失，应做好数据的备份工作。例如可设置用户权限，针对用户的不同身份开设不同的使用权限。其具体措施为：首先，控制入网访问权限，通过身份验证的方式避免来自互联网的威胁；其次，控制使用权限，制定用户对目录、文件、资料的操作范围，超出范围使进行操作阻止，以此防止非工作人员的不良操作；最后，控制防火墙，针对不同的网络层进行防火墙控制。在此基础上，可采取云计算机等技术对原始数据进行备份，避免因系統或人为原因造成的数据丢失。

3.3提高管理人员的综合素质

电子水文档案管理不同于纸质档案管理，其对工作人员的专业技能要求较高。同时，档案管理工作由于其自身的特殊性，对工作人员的道德意识和服务意识也提出了一定的要求。因此，在水文电子档案管理工作开展过程中，既要提高工作人员的业务能力，也强化期道德素质和服务意识。例如定期组织相关培训，对水文电子档案管理工作的基础知识和信息技术进行培训，要求员工在学习理论知识同时，进行实操演练，熟练掌握水文电子档案系统，并对存储位置、目录体系进行系统掌握。在此基础上，针对培训内容组织基本技能测试，考评成绩纳入员工日常工作考核之中。同时，定期组织优秀员工交流活动，通过榜样的力量感染工作人员，增强其道德意识和服务意识，进而提高工作人员的综合素质。

水文电子档案真实记录了水文活动数据，为水利工程、防洪救灾、水资源综合管理以及社会可持续发展起着重要的指导意义。积极完善水文电子档案，提升电子档案管理水平，对经济发展具有重要指导意义。然而，目前电子档案管理工作中仍有疏漏，要积极采取有效措施不断完善，最终实现电子档案管理工作发展最优化。

参考文献：

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