当前档案管理中主要问题及对策研究

曹雷

摘要：档案管理强调的是保存档案信息的完整性、详细性和准确性，查询档案时的迅速性和便捷性。由于档案管理内容繁多，且需要保存的时间较长，所以档案管理的难度很高，需要多方面的人力、财力和物力支持。就当前档案管理中存在的诸多问题进行分析，并提出相应的解决对策，以有效提高档案管理工作效率和工作质量，充分发挥档案管理的价值作用。

关键词：档案管理；问题；对策；研究

中图分类号：F27文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.06.033

档案是记录发展过程的重要信息资源，也是重要的信息参考依据，档案管理就是有效实现信息资源的长时间保存和快速查阅，保证信息资源的完整性、准确性和详细性，以及查阅时的快速性和便捷性。随着社会经济的快速发展，档案管理在内容和形式方面都发生了诸多变化，比如由传统的文字档案演变为如今的文字、图片、音频和视频等等，由传统的纸质文档演变为如今的电子文档等等，且需要保存的档案内容也更加繁多，这一系列的发展变化导致当前档案管理中出现了诸多实际性的问题。再加上档案的历史价值和社会作用也越来越大，为完整详细的保存档案内容，为以后的快速发展提供有用的信息参考，就需要加强档案系统建设，积极完善档案管理全过程，其中最重要的环节就是强化档案管理的重视程度，全面梳理在当前档案管理中存在的实际问题，结合单位实际情况和发展需求，提出相应的解决对策，以有效提高档案管理工作效率和工作质量，充分发挥档案管理的价值作用。

1充分明确当前档案管理中存在的主要问题

随着档案管理在发展进程中的作用日益明显，企事业单位对档案管理的重视程度也越来越大，也更加明确了档案管理改革和完善的重要性，通过全面审视和梳理在档案管理过程中存在的主要问题，结合自身实际情况和发展需求进行进一步的改革和完善，提高档案管理的价值作用。因此，通過全面审视和梳理，当前档案管理中存在的主要问题有四点。

1.1档案管理重视程度不高

很多的档案室就是纯粹的材料堆放室，不但环境阴暗，严重达不到档案库房“八防”标准，很多档案因为环境潮湿，蛀虫等被大量损坏，里面堆积的东西显得杂乱无章，很多档案并未按照性质、目录和日期等进行归档分类，档案室的环境设施严重落后，导致档案查询程序复杂，效率缓慢，甚至档案信息保存不完整或丢失；即便是在实行信息化的电子档案的今天，也会因为缺乏同时兼备计算机能力的专业人才，而导致在遇到网络信息安全问题时没有被及时解决，从而导致遭遇网络病毒等，电子档案丢失等等。究其原因在于，领导对档案室的建设并不重视，对档案室的内部环境、硬件设施都没有引起足够的重视，还没有全面认识到档案管理的重要性，以及在单位发展进程中所发挥的重要作用，所以在人力、物力和财力方面的投入都不够，导致档案室并未有效发挥其职能作用，在实际使用时，效率缓慢，效果极差。因此，只有引起相关领导的足够重视，积极加强档案室的经费投入，加强档案室的环境设施建设和复合型人才培养，才能有效保障档案管理工作的快速高效开展。

1.2档案管理人员素质不高

档案管理的核心是人，只有档案管理人员以高素质、高能力投入到档案管理实践工作中，才能有效提高档案管理质量，充分发挥档案管理在企事业单位发展进程中的积极作用，所以，加强档案管理人员素质能力建设显得尤为重要。由于档案管理工作任务繁多，工作性质枯燥繁琐，导致很多管理人员耐心、责任心逐渐缺失，对工作的严谨态度也日渐消失，经常出现应付了事的工作失误；甚至很多档案管理人员都是身兼数职的工作人员，对档案管理工作的投入程度不高，或者临时从别的部门抽调过来，导致档案管理人员的稳定性不够，在交接过程中，出现档案存储程序错误；有的档案管理人员完全不具体档案管理的专业技能，严重缺乏相关的档案管理理论知识和实践创新技能，一味地按部就班的工作，导致档案管理工作效率缓慢等等，这都会给以后的档案信息查询带来极大的阻碍，严重影响单位的发展决策。因此，只有加强档案管理人员素质能力建设，才能有效推进档案管理工作的有序开展，充分发挥档案管理在发展进程中的价值作用。

1.3档案管理程序不规范

档案管理程序是非常重要的核心环节，当前很多档案在查询时出现不清楚、不完整，目录和内容不符合的混乱现象，其根本原因在于档案管理的程序不规范，没有严格按照相关制度章程存档。档案管理内容繁多，如何保证在多年以后能够快速准确查询到相关信息，就需要严格规范档案管理程序，在对档案归类、装订和存储的各个环节都严格把关。因此，正视档案管理程序中出现的不规范行为，不断的改革和完善，规范档案管理程序是保障所有档案资源都能快速准确地被查阅到的重要举措。

1.4档案管理制度不完善

档案管理工作的有序推进必须建立完善的制度保障，落实到档案管理的各个环节，加强对档案管理质量的考核，查阅档案程序的严审，借阅档案的明确记录，加强归还档案的时间要求和提醒等等。当前，在档案管理过程中，出现很多因为制度不完善而导致的档案管理人员工作态度不端正行为，比如档案随意外借而没有明确记录；档案长时间外借而没有及时催促归还，导致档案丢失；查阅档案的程序不到位，而因为人情关系而外借，导致档案内容外泄等等；一系列的现象表明，松散的档案管理制度会严重阻碍档案管理工作的有序推进。因此，只有加强档案管理制度建设，才能有效保障档案管理在归档、查阅、记录和归还的各个重要环节都清楚明白，严格保障档案资源的完整性。

2科学把握有效强化当前档案管理的具体对策

在明确了当前档案管理中存在的主要问题后，结合单位实际情况和发展需求对问题进行科学研究，并提出有建设性的解决对策，以强化档案管理的实际作用。

2.1加强档案室经费投入建设

加强档案室内部环境和硬件设施建设是保障档案完整性的重要举措。建设明亮干净的档案室，严格遵循档案库房“八防”要求，加强档案室安全保障，防止档案内容被意外损坏。随着信息化时代的到来，电子档案日益取代了传统的纸质档案，因此，需要紧跟时代发展步伐，投入大量经费，引进信息化电脑设备，聘请专业的档案管理人才，指导和培训信息化档案管理系统的使用。因此，只有对档案管理引起足够的重视，并投入大量的人力、物力和财力去改善档案室的内部环境和硬件设施，才能有效推进档案管理工作的快速高效开展。

2.2加强档案管理人员素质能力建设

档案管理人员的素质能力直接决定着档案管理工作的质量。一方面，要加强档案管理人员素质能力培养，强化其责任意识和服务意识，另一方面，要聘请具有专业档案管理的专业人才从事档案管理工作；另外，在信息化的今天，要积极引进同时兼具档案管理能力和计算机能力的复合型人才，能有效解决在电子档案存储过程中遇到的网络安全问题。加强对档案管理人员选拔聘用制度的完善，及时淘汰责任意识薄弱，专业能力较差的档案管理人员，选用有思想、有能力的创新型复合人才，不断创新档案管理进程，提高档案管理质量。

2.3加强档案管理程序建设

档案管理内容繁多，需要对档案内容根据不同的性质进行分类存储。比如根据档案的时间、来源、内容、形式特点以及重要程度进行分类，并进行明确的目录标注，有序排列，方便以后的快速查询。同一档案既可以按照时间被检索到，也可以按照内容被检索到，有效实现多重方式查询的目的。加强档案管理程序建设是为了使所有档案资源的存储更加明确有序，避免档案混乱，查询缓慢的现象发生。

2.4加强档案管理制度建设

加强档案管理制度建设主要强调的是档案查询的程序，外借的程序和时间问题，要求一切严格按照规章制度执行。对需要查询的重要档案需要领导的签字同意，完善查询程序，而非随意查询和外借，同时做好查询和外借记录，详细记载每一份档案的去处，对于长时间外借的档案要求及时归还，并做好归还记录。所有档案的管理程序必须做到清楚明白，并有记录可查，只有严格遵循档案管理制度，才能有效保障档案管理的完整性。

综上所述，准确把握当前档案管理中存在的主要问题，并进行问题梳理和分析，找准解决问题的有效对策，才能有效保障档案管理工作的有序开展，充分发挥档案管理在企事业单位发展过程中的重要价值作用。

参考文献

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[2]王玉香.浅谈当前档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].东方企业文化，2015，（01）.

[3]张健.试析单位档案管理所面临的问题及解决对策[J].长江丛刊，2016，（34）.