浅议信息化条件下如何做好集团合并报表的编制

吕红军

摘 要 随着世界经济的发展和社会的进步，企业管理模式出现了翻天覆地的变化。现代企业集团在多元化、规模化、国际化的道路上不断向前，随之而来的企业收购、兼并、重组行为日趋频繁，集团内部也在发生着频繁的交易行为，这些都导致了企业集团编制合并报表的难度增加。本文试图通过归纳集团公司在财务信息化建设中遇到的常见问题，总结集团合并财务报表编制的实践经验，以期为其他企业集团在开展此项工作时提供参考与借鉴。

关键词 信息化 合并报表 集团

合并报表具有复杂性、多样性的特点，尤其是随着企业集团规模的不断扩张，内部交易趋于复杂化，合并报表的编制难度会逐步增加。在手工条件下，财务人员需要花费大量精力去完成对财务数据的提取、编制、审核工作，而且编制效果并不理想，很难满足管理层对报表及时性、完整性和准确性的要求。信息化条件下，软件的应用大大提高了合并报表编制的效率和准确性，减少了财务人员的工作量。但是在应用财务软件进行企业合并报表编制的过程中也存在一些问题，需要想办法予以解决。

一、常见问题汇总

（一）集团内企业财务核算软件不统一

集团内各企业由于历史传统、业务类型、企业规模等不尽相同，其财务核算软件的使用存在较大差异。大型企业因其经营规模大、信息化水平要求高，大多采用 SAP、Oracle等软件，使用总账、购销、制造、人力资源等多种模块；中小型企业则大多采用金蝶、用友、浪潮等软件，仅使用总账、固定资产等少量模块。由于集团内各企业财务核算软件及使用模块的千差万别，导致合并报表系统与核算软件的数据接口无法直接对接，合并报表系统的取数存在很大困难。

（二）集团内企业科目设置、核算方法不一致

企业会计账套中的一级科目一般都是参照会计准则设置，相对比较规范，但二级以下的明细会计科目设置则往往根据企业自身需要出发，科目级次、科目名称、设置规则等千变万化，缺乏统一标准。另一方面，集团公司虽然可能下发标准的会计核算指南，但由于下属企业人员素质、业务性质、管理层重视程度、财务软件缺陷等诸多原因，集团内始终没有形成统一的核算原则，这些都给合并报表系统的信息化带来了极大阻碍。

（三）账务处理不对，报表取数错误

财务报表的数据来源于日常会计核算的基础信息，可见会计核算完成质量的好坏，将直接影响合并报表数据的准确性和真实性。

由于软件程序自身的局限性，某些财务数据的取值固定在借方或贷方，一旦账务处理不对，就会发生取数错误。例如，利润表中管理费用的数字只能从管理费用各明细科目的借方取得发生额，当管理费用在日常记账时既有借方发生额又有贷方发生额时，软件将无法区分正常发生额和结转至本年利润的发生额，从而造成报表取数与实际不符，导致利润表计算的错误。

另一方面，会计人员在记账过程中也难免发生错误，包括重记、漏记、数字输错、科目选错、借贷方向记反、客户/供应商选错、辅助核算选错、现金流量选错等，出现这些情况如不及时纠正，将对报表取数的准确性产生很大影响。

（四）集团内关联交易多样，数据抵消不充分

现代企业集团为求发展，除实施多元化战略外，也注重发展从原材料到最终产品及售后服务的横向/纵向一体化战略，由此带来集团内部大量的关联交易行为，导致财务对账工作异常复杂。在实施信息化之前，企业大多通过财务人员手工统计内部交易、内部往来等关联交易信息，手工编制抵消分录。但是，由于关联交易的繁杂多样性，而且受制于编制人员的自身素质以及人为差错等影响，并不能保证合并报表数据抵消的充分性和时效性。

从实践来看，一般软件只能由财务人员按照会计报表编制的要求，根据关联交易事项和金额在系统中手工录入抵销分录。或者更进一步，有些软件的合并模块能够实现自动生成一些简单的往来类、损益类抵销科目，但是遇到一些需要分析，酌情抵消的项目则显得不够智能，也无法提供其他替代的抵消方案，与手工编制相比，并不能减少多少工作量。

（五）外币报表填报困难，重复工作

随着经济全球化进程的加快，企业集团纷纷“走出去”在海外开拓市场，设立境外子公司。这些境外企业不仅需要按照所在国披露要求编制以外币作为记账本位币的财务报表，同时也需要按照国内监管要求编制以人民币为记账本位币的财务报表。报告期两套报表之间除因执行不同会计准则导致的披露差异需要调整外，还需要按照《企业会计准则第19号——外币折算》所规定的方法进行报表折算，给财务人员带来了很大工作量，而且很多数据重复填报，降低了效率。

（六）报表系统不能灵活快速调整，运维情况较差

财务报表系统应实现灵活快速的报表格式、取数公式、数据运算、打印输出等设置。在会计准则、监管机构、投资人、管理层等要求财务信息披露内容不断变化的情况下，如果上述设置不能快速进行调整，那么势必会影响企业报表的及时填报，报表系统的优势也将大大降低。

（七）财务人员对软件不熟悉，影响整体报送的及时性和准确性

信息化条件下财务报表的编制对财务人员的计算机水平要求越来越高，财务人员要熟练掌握报表软件的各项功能，不仅要熟悉报表数据间的构稽关系，而且要对数据本身有充分了解，要从源头分析数据的变化特征、代表的经济涵义，提高对财务数据的认知程度。但是实际情况是一般的财务人员，尤其是初涉合并报表的人员很难在短期内做到以上几点，由于其对软件系统的不熟悉，会影响整体报送的及时性和准确性。

（八）财务数据安全性有待提高

现代大型企业集团下辖的子公司数量众多、业务多元、地域分布广泛，要实现合并报表的快速填报，客观上要求企业必须通过网络技术，建立集团统一的合并报表信息平台。集团内各企业均通过该平台编制本公司的财务报表，这就导致同一时间内可能有大量用户在平台上操作，给服务器和平台的顺畅运行带来巨大挑战。另外，由于网络空间的开放性，易受不法分子的攻击，如何保证财务数据在传递过程中不出问题，保证财务数据储存的安全性，保障合并報表平台的顺利运行，已成为信息化系统建设亟待解决的问题。

二、对策研究

（一）改造财务核算软件并开发取数接口

针对集团内各企业核算软件不统一的实际情况，集团公司要积极推进报表系统与各核算软件对接工作的落实。根据合并报表系统对财务数据的需求，分别为不同的核算软件开发数据取数接口，实现数据的转化，将各企业会计账套中的数据转换为合并报表所需的格式。有条件的企业需要逐步淘汰旧有的落后系统，升级新系统，与集团公司保持一致，为后续财务数据的集中管理、全面财务信息化打好基础。

（二）实现会计工作标准化

集团层面要对各企业的业务流程和会计核算进行调研梳理，寻求会计工作的规范化、标准化，做到“五统一”（统一会计政策、统一会计科目、统一基础信息、统一业务流程、统一核算方法）。特别地，集团要对各企业的会计科目进行规范，由集团负责统一维护，子公司无权随意更改，如果确实需要变更会计科目需要先向集团提出申请，经批准后方可更改，并由集团做好维护工作，保证会计科目在集团内的统一使用。

（三）完善日常会计核算的监督检查制度

为保证基础会计信息的准确完整，企业需要对日常会计核算信息进行监督检查，及时发现错误并及时纠正。一般可从以下几方面进行查错：第一，会计科目选用是否正确，比如把应记入“业务招待费”科目的餐饮支出记账到了“交通费”中，这将对费用的考核和对比分析造成影响。第二，费用归集对象选择是否正确，比如将原应在成本科目下核算的运输费记账到了销售费用中，将直接影响当期利润表的数据，且违反了成本核算办法。第三，往来科目是否存在负数余额，在对往来账项进行业务记账时，不按正确方式挂账将会导致客户或供应商余额为负的情况，在报表上反映出的也是负数，比如应收账款存在贷方余额，这有可能导致报表校验不过且无法上报。第四，是否存在虚增损益类科目发生额的现象，比如在填制记账凭證时将各收入类账户发生额填到借方，费用类账户填到贷方，导致各损益类账户的发生额取数与实际不符。

（四）构建关联交易对账平台，自动生成抵消分录

为解决企业关联交易繁杂多样、对账效率低且工作量大、数据抵消不充分的难题，企业可借助计算机技术构建集团内单位关联交易的电子对账平台，通过会计科目和单位代码等映射关系实现准确高效的对账，自动算出抵消数据，为财务人员后续加工整套报表提供基础的数据保障。

（五）探索外币报表的自动折算，提高填报效率

企业合并报表系统应实现对外币报表的自动折算功能，在此基础上开发不同表样以解决外币报表的披露差异问题，真正实现一个币种填报、两种方式出表。根据报表折算对不同科目的折算要求，需要分别使用期末汇率、即时汇率、平均汇率等方法，因此在设置折算公式时需要分别取不同的汇率，平时由专人负责对汇率进行统一维护。对于出现的外币报表折算差额，以及总表与明细表之间折算金额的对应关系等，系统应能够实现自动计算取数，以保证报表构稽的平衡。

（六）组建合并报表项目实施团队，提高运维水平

企业集团需要合理组建报表项目实施团队，将熟悉集团业务流程、会计核算、软件开发的人才纳入团队建设中。以人为本，培养和固化集团内系统支持人员，明确运维职责，完善报表系统使用管理制度。实施团队要不断总结经验，开拓创新，提高数据挖掘水平，不断完善运维手册和用户手册，并定期组织对集团内财务人员的专业培训，使集团整体的信息化人才队伍不断发展壮大。同时，集团需要建立各企业与运维团队间顺畅的沟通渠道，在遇到问题时能及时反馈处理，从而为合并报表系统日常的稳定运行提供有力保障。

（七）加强财务人员培训，提高认识

在调研和项目实施过程中，项目团队人员要充分调动各企业财务报表人员的工作积极性，提出问题、分析问题、解决问题。企业集团要定期组织对财务人员进行培训，包括理论知识和实践技能。通过对财务人员专业的培训和辅导工作，保障内部财务人员理解、熟悉报表系统并能灵活使用，进而促进合并报表信息化建设的顺利实施。

（八）选择不同登录方式，做好数据备份工作

针对集团内各企业同一时间登录报表平台拥堵的问题，应分别采用不同的方式进行处理。在子公司分布相对集中的区域采用专线连接方式，提高用户登录和使用速度。在子公司分布比较分散的区域及境外子公司，采取VPN登录方式，通过手机短信认证，确保登录和使用的安全性。针对保证财务数据安全性的问题，通过在系统中预设用户权限，数据传输加密，系统数据定期备份等措施，确保财务数据和系统使用的安全可靠。

总之，信息化条件下企业合并报表的编制是一项系统性工程，除了做好上述工作之外，还需要企业最高管理层的大力支持以及各部门的紧密配合，这将是一个循序渐进的过程。相信随着企业信息化水平的不断提高，合并报表编制工作将会向着更加全面、灵活、快捷的方向发展。

（作者单位为东方电气集团国际合作有限公司）

参考文献

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