现行财务软件为何还要设计手工银行对账功能

罗兰

摘要：银行对账是出纳人员的一项重要工作。会计信息化以后，各种财务软件虽然能够进行自动银行对账，但还都提供了手工银行对账功能。之所以如此，是因为自动银行对账只能勾对电子账套中“银行日记账”与“银行对账单”两个数据库文件之间“一对一”的已达账项记录，对于“一对多”、“多对多”和“不对应”这些特殊情况下的已达账项而无法识别，这就需要出纳人员通过人工判别来勾对。

关键词：财务软件 银行对账 自动银行对账 手工银行对账

我们知道，出纳人员只有通过银行对账和编制银行存款余额调节表，才能确切地了解和掌握单位能够实际动用的银行存款数额。现行各种财务软件具有的银行对账功能，不仅能够自动进行银行对账，而且还能自动编制银行存款余额调节表，从而就大大地减轻了出纳人员银行对账的工作量。随着会计信息化进程的加快，越来越多的单位都纷纷实行了现金零库存，几乎把所有的货币资金结算业务都通过开户银行进行办理，这样以来，单位银行结算业务的内容与以前相比更为繁多复杂，其中有些特殊情况下的已达账项财务软件就无法自动识别和勾对，因此，银行对账过程中就不得不需要人工来参与操作。

一、在电子账套中，银行对账所需要的两个数据库文件

会计信息化后，电子账套已经彻底取代了纸质账薄，从而也就不用手工登记银行日记账了，那么，出纳人员怎样与开户银行进行对账呢？为此，现行财务软件在建立单位电子账套时就自动生成了出纳银行对账所需要的“银行日记账”和“银行对账单”两个数据库文件。其中，“银行日记账”数据库文件用来存放系统凭证记账后自动传递到此的各笔银行收付款业务；“银行对账单”数据库文件用于存储自动引入开户银行提供的银行对账单中的各笔收付款业务。图示如下：

二、上述两个数据库文件中银行业务记录的对应关系

银行对账的依据一般包括金额、方向、结算方式和结算票号等，其中金额和方向是最基本的条件，其他条件用户根据需要可自行选择。“银行日记账”和“银行对账单”两个数据库文件存储的银行业务，按照选择的对账条件来判别，其对应关系通常有以下四种类型：

一对一：即条件相同的银行业务在两个数据库文件中各只有一笔，这是最常见的一种对应关系。一对多：即条件相同的银行业务在一个数据库文件中有一笔，而在另一个数据库文件中却有好几笔。多对多：即条件相同的银行业务在两个数据库文件中各有好几笔。上述两个数据库文件中为什么会存在多笔条件相同的银行业务呢？这是因为不同单位或个人在办理银行结算时，巧合的都采用相同条件来结算。不对应：即一个数据库文件中的某笔银行存款业务在另一个数据库文件中不存在。

三、现行财务软件还必须提供手工银行对账功能

按照财务软件的预设，上述两个数据库文件中的银行业务记录在没有参与银行对账过程之前，都先被默认为未达账项。用户在应用财务软件进行银行对账时，一般先使用系统特供的自动银行对账功能，而这一功能，只能将上述两个数据库文件中存在的“一对一”（如下图中的100 000.00）银行业务类型自动勾对标识（如o）为已达账项，没有被勾对的其它三种类型银行业务就成了未达账项。此时，产生的未达账项中可能会包含一些实质上是已达账项的银行业务，这些银行业务被称为虚假未达账项。

那么，如何将这些虚假的未达账项勾对成已达账项？就只能靠出纳人员来人工识别进行勾对。为此，现行财务软件在开发设计时，就在自动银行对账功能的基础上，还为用户提供了手工银行对账功能。利用这一功能，出纳人员就可以将“一对多”（如下图中的20 000.00）、“多对多”（如下图中的80 000.00）和“不对应”（如下图中的9 000.00+ 8 500.00=17 500.00）三种类型中隐藏的已达账项予以勾对（如Y）。如下图所示：

不仅如此，手工银行对账功能还将自动勾对的虚假已达账项修改还原成未达账项，因此，它是现行财务软件中自动银行对账必不可少的一种补充功能。

参考文献：

[1]李平原，王子国主编.会计电算化教程[M].江苏大学出版社出版，2014年8月

[2]谢桦主编.会计电算化[M].北京邮电大学出版社出版，2015.01

[3]鐘齐整，李迎主编.会计信息系统[M].清华大学出版社出版，2015.07