学校档案管理规范化的路径探析

王晴

摘要：学校档案进行规范化的管理，不仅有助于学校日常工作的进行，同时更推进了学校的发展。学校档案管理体系的优化程度直接反应了该校管理制度的完善程度。学校应该高度重视档案的管理工作，不断优化學校档案的管理体系，为日后学校工作的开展打下良好的基础。本文主要是对学校档案规范化管理体系进行探究，从学校档案管理的意义以及目前所存在的问题出发，对学校档案规范化管理提出有效的策略。

关键词：学校档案规范化管理探析

一、引言

学校档案管理主要是对学校里的重要信息资料以及各年级学生的基本信息进行收集整理，并将其归纳分类保存起来。待日后学校工作需要时能及时调出，给学校的工作提供有效的数据资料，使工作能高效且有依据的进行。

二、学校档案管理在工作中的重要价值

（一）及时保存重要信息资料，能清晰反映出学校的管理水平

从建校以来，学校不同阶段的发展状况以及各项工作的开展历程，都可以将其记录并归纳保存在相关档案里，而这些档案的完善保存，不仅可以为学校今后的发展以及各项工作的开展提供有效的依据，而且有为学校的未来规划提供充足的经验。从档案的管理机制中，和档案里相应数据及资料的分析结果中，可以显示出学校的发展进程以及学校的管理水平。

（二）档案的管理保存，有效反应学校的教学科研水平

学校教师的各项工作表现都会记录在档案中，以及教师获得的优秀奖项和各项成果都会保存在学校的档案里，从学校档案记录的资料分析中，就可以很好地显示出学校历年来的成就，同时为学校的管理制度提供有力的见解，通过记录可以很好的显示出学校的发展历程，并且可以有效的显示出学校在各专业的教学水平。

通过档案的形式记录下各项目的开展经过以及结果，不仅有助于学校个个阶段对工作进度的总结以及反思，而且为学校未来的规划落实提供有利的参考。

三、学校档案管理的现状

（一）学校对档案管理重视度不高

学校对于档案的管理并不是特别的重视，因此学校档案的管理体系也并不规范。学校始终没有真真意识到规范管理学校档案的意义，往往过于简单的处理学校档案，仅对学校档案的相关数据以及资料进行收集、整理、保存，对其并没有进行相对规范化的管理，学校往往将工作的中心放在基础设施的建设以及增强师资力量上，导致进行学校档案管理的相关工作人员也不太重视此工作，而且相关部门对此工作的进行并不是极力地配合，往往出现相关部门不能及时上交重要的数据资料的现象，由于部门的懈怠，导致该归档的内容不及时归档，以及一些档案被重保存。而且学校档案工作往往只是表面形式，在学校的建设与发展中其并没很好地体现出学校档案的价值所在，因此对档案的利用力极低。

（二）学校档案管理体系不够规范化

工作人员在进行相关的学校档案管理工作时，由于没有完善的学校档案管理体系，在工作中往往会有各种各样的问题存在，而学校里高层人员对此工作也不重视的态度，导致相关人员对此工作的要求过低，且工作人员在工作中也不着么上心。因此，为了学校档案管理工作有效且能及时的进行，学校应该重视该项工作的进行，制定出规范的且较为科学的档案管理体系，且要严厉要求工作者遵循该工作制度，以保证及时且负责地完成学校档案管理工作。

（三）学校档案管理的相关工作人员专业素养较低

由于进行学校档案管理的相关工作人员往往不是与档案管理相关的专业毕业的，多是办公室人员兼职，不够专业，而学校档案管理工作内容较为繁杂，他们往往干不过来。同时学校也常常忽略对档案管理的工作人员进行专业知识的培训，因而相关的工作人员往往专业素养较低，且对档案管理工作相关的专业知识较为匮乏，从而他们的工作能力也不达标。而在经济快速发展的今天，信息技术也在不断的进步，档案管理也趋于网络信息化，对档案管理的工作要求也不断的提高，而这无疑是对档案管理的工作人员的巨大挑战。工作中以不仅仅要求档案管理的工作人员要具有较为充足的专业知识，同时也要了解相关的信息技术知识，从当前的实际情况看，学校档案管理的工作人员缺乏相关专业知识及技能，且对档案信息化管理了解甚少，因此学校要对其问题引起重视并给予解决。

（四）学校档案管理技术过于落后

很多学校目前的档案管理技术过于落后，仍然还在使用死板机械的传统的管理方式，这种管理方式往往会耗费相当大的人力，且浪费时间也需消耗大量的精力。而这往往是由于学校对此工作的不重视引起的，导致学校在该项工作中投入的时间以及资金并不充足，且不能及时的对相关工作人员的能力进行检测，且忽略了对学校管理设备的增强，致使学校的管理设施落后。又由于该工作的工作人员知识的匮乏，导致其工作思想始终跟不上时代的发展过于迂腐。

四、学校档案规范化管理的策略

（一）增强学校对档案管理的重视度

首先校领导应该要正确的意识到学校档案管理的价值所在，然后从自身开始，增强对档案管理工作的重视度，将档案管理工作放在学校基础建设的重要位置，学校应该根据具体尚存的问题制定出合理的对策，不断对档案管理相关工作制度进行完善，除此以外，学校应该立足于政府提供的相关建议，不断优化学校的管理制度。

（二）创建规范、科学的档案管理制度

随着社会的不断进步，学校的发展也随之不断的壮大，学校需要进行管理的档案也不断的增多，档案管理的工作人员需要完成的工作也随之增多。为了档案管理工作能够高效的进行，就得增强相关工作人员的专业素养，并且针对具体存在的问题进行分析，思考出解决问题的对策，从具体情况出发制定科学规范的档案管理体系，例如，由于工作人员的懈怠，导致该保存的内容没有归档，一些档案被重保存，以及档案资料的外泄等现象，因此学校应该在此基础上制定出科学规范的档案管理体系，其中包括科学的保管制度、对档案良好的保密制度、以及规范化的查阅制度，等一系列制度，并要求工作人员以及学校各部门严格遵守执行，从而使档案管理的工作能有条有理的进行。

（三）加强档案管理工作人员的专业素养

档案管理工作人员的工作能力直接影响着档案工作的进展，因此为了档案管理工作能够顺利且完美的进行，则需加强相关工作人员的专业素养。其加强工作人员专业素养的途径有很多，例如学校可以安排相关的工作人员参加档案管理的专业知识培训课程，使工作人员在开始工作前对相关工作的具体内容以及要求能有一个很好的见解，同时学校可以组织与档案管理的知识相关的活动，鼓励相关的工作人员积极参与，然后对他们在活动中的表现进行评分，并且对表现好的参与者给予一些奖励，这样可以有效的增强工作人员工作的主动积极性，也能够强化工作人员的职业道德素养，同时让工作人员学习了解到档案管理信息技术化的相关知识与技巧，让他们认识到先进科学的工作方法可以有效的提高他们的工作效率，从而使档案管理工作人员的专业素质得到全面的提升。

（四）增大学校档案信息化建设的投入

学校档案的信息化建设不仅使档案管理员的工作效率得到显著提高，而且对不同的档案进行更有序更严谨的管理，档案的相关内容的保存也更加严密。学校要增强对档案信息化的建设，而建设最基础保障就是要有充足的资经，因此学校要扩大信息化建设就得增大对建设的投入资经，学校可以让财政部门根据具体的资金情况，合理地调动充足的资金投入于档案信息化建设中，同时学校也可以让政府相关部门进行支援，以扩大档案信息建设的资金来源。

（五）提高学校档案信息化建设效益

首先，学校应该选用更有能力且档案管理知识较为丰富的管理人员，其次，学校应该将互联网相关的知识融入以活动中，提高工作人员对此知识的了解与应用。同时学校应该创建高效的信息数据管理系统，以增强档案信息化管理的范围。并且学校开展项目时要安排相关的工作人员及时做好记录工作，及时的将数据资料上交以便以保存归档。最后学校应该要求档案管理员将数据资料进行分级，对不同级别的档案使用不同的保存方式，以提高档案管理效率。

档案管理工作是学校管理工作的重要部分，为学校的建设发展提供基础保障，同时为学校的总结工作提供可靠的依据。因此，学校不仅要重视基础设备的建设以及师资力量的提高，更要重视档案管理工作的进行，要求学校的相关工作部门要极力配合档案管理工作的开展。此外，学校要强化档案管理工作人员的专业知识培训活动，及时给工作人员传授先进的工作技术，以提高工作人员的工作效率。并且学校应鼓励工作人员不断地学习并且加強对网络信息技术化知识的掌握。

参考文献

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