规范公文写作基本要素的思考

胡峰力

公文写作不同于一般的写作，尤其讲究文体规范，而我们在公文写作的具体写作过程中往往不知如何把握分寸，其问题主要出在对公文写作的四要素——主旨、材料、结构及语言的运用上，而这四要素又恰恰是一篇公文成功的关键所在，笔者就如何规范公文写作要素有以下思考。

一、以公文的主旨为先导

公文写作首先要做到主旨突出、观点明确，否则，公文的务实意义就会荡然无存。公文的主旨是指贯穿于全文的行文目的和用意，那么，有主旨，必然有观点，主旨越鲜明突出，观点越清楚明确。例如《关于补助经费的请示》的主体部分写道，“今年夏季，我局先后展开了专项综合整治、取缔非法烧烤、拆除违章建筑等行动，迎接了市、区各项重大检查任务，尤其是连续几个月周六、周日加班，开展夜间延时执法，办公费用不断加大，特恳请区政府拨付40万元，以弥补经费不足。”虽不足100字，却非常明确地表达了由于各项工作的开展所需经费不足的主旨。

主旨是公文的灵魂。公文的主旨一经确立，整篇文章便有了灵魂，同时，公文的主旨也必然决定着材料的取舍、结构的划分与顺序以及标题的拟定。一份任免通知、一份回复函、一份公告，其中要表达的意思必须是清晰的，是让公文的贯彻者能够充分理解其主要思想。有人曾经总结了“题目显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通”的主旨写作要求，应该说是有概括力的。此外，要想做到观点明确，还应做到公文确立的主旨力求深刻，这就要求从认识上把握住事物的本质和规律，从写法上区别不同文种的不同特点和写作要求。正如，批复的重点在于表态及指示，所以态度要鲜明，措辞要明确；总结的重点在于陈述经验、问题和工作情况，就需要内容充实、实事求是；计划的重点在于确立目标和措施，因而应在文中注意条目分明，切实可行。做到这些，对于深化公文的主旨，明确、突出观点都是十分必要的。

二、以公文的材料为基石

公文写作材料是否翔实，直接影响着公文主旨的表现力度。所谓公文材料是指表达公文主旨所依据的一系列事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等。公文材料不同于文学作品的素材，它主要包括两个方面：一类是形象性材料，如人、事、物，这类材料很具体；另一类是观念性材料，这类材料往往表现为抽象、概括。无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。

写好公文必须尽可能广泛地、详尽地占有材料，因为材料是形成观点的基础，所有有价值的事实、数字必然会为主旨的充分表达埋下伏笔。公文写作贵在将一个问题的起因、过程、结果等多种要素及其正反影响效果清晰地表现出来，以达到指示、教育、批评或公诸于世的目的。当然，若要取得丰富的公文写作材料，离不开作者的一贯积累及适时查阅文件、实地调查取材等过程。公文写作者在广泛占有材料的基础上，还需将调查、搜集、积累而来的材料，分类整理、分析研究，做到严格筛选，一切皆为突出公文的主旨。作者应以写作意图和逐步形成的观点为依据来甄别不同的材料。纳入公文的材料，凡与公文主旨有关联，具有典型性的，且与时代同步的，均应考虑列入公文写作素材；对公文表现十分有力的材料，要写得详细、具体、充分；与说明观点有些许关系的材料，要写得简略、概括。所谓“七分材料三分写”，指的就是公文材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。

此外，作为负责公文起草的各类工作人员还不应当忽视对材料的核实，一切虚构的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能随意用于公文。《国家行政机关公文处理办法》也特别指出，公文材料中所涉及的“人名、地名、数字、引文准确”。公文写作自身具有法定的权威性和特定的效用，丝毫偏差，非但起不到公文应有的作用，而且还会影响政策的落实和各项工作的开展。一份商洽函、一份会议通知、一份调整汇率的公告，其中必会纳入相关人员、数据、事项等重要资料。毫无疑问，若这些公文中的资料不符合实际情况或表述不准确，那么对具体工作事务的处理是极为不利的。

三、以公文的结构为依托

公文结构是指公文内容的组织和构造，它的主要意义在于，根据公文主旨的需要合理地安排和展开材料，使一份公文保持一个有机的整体，通常也会被人们称为布局谋篇。

公文结构的形成，既非各类材料的机械排列，也非日常公务活动的刻板反映，而是公文写作者实践加理论，慎思缜密的过程。一篇完整的公文，无论其篇幅长短，在结构形式上往往大同小异，主要有写作原由、具体事项、明确要求等三部分构成。若要从容把握公文的写作结构，写作者必须根据各公文文种的特殊格式需求，保持清晰的思路，使整篇公文井然有序，主旨鮮明。现代人但凡做事，言语之间便会提到“层次”这一概念，它代表着一定的规律和章法。其实，对于一篇公文的结构而言，最起码的要求也是层次感。简言之，就是公文的若干个组成部分，安排上要力求主旨突出，形式规范，符合事物的发展规律。在全年工作计划、表彰性通报、指示性通知等文种的写作中，写作者往往会将总分式结构形式作为首选，公文开篇先做总的概括或评价，接着展开陈述，陈述的各部分内容可以自然段形式保持并列，结尾时通常以贯用语结束，如无固定的规范，则可用号召、希望等言辞收尾，也可以无尾而终。日常写作情况通报、工作总结等文章时，则可沿用层层剖析的递进式结构形式作为其写作模式，使所写公文脉络清楚、点面结合、主旨明确。

说到公文结构的细处，如何照应、过渡以及如何开头、结尾也是有必要提及的。文学写作中被公允的跳跃性思维，在公文写作中却是绝对要排斥的。公文写作极讲究内容上的前后照应，上下贯通，每篇公文字里行间的衔接转换，无不起到承上启下的作用，加上开门见山、引领主旨的开头以及落地有声、强调主旨的结尾，无疑更能使一份公文的写作体现出其应有的规范性及缜密性，使公文实现处理公务的目的。

四、以公文的语言表达为底蕴

公文写作除保持严谨的结构外，还应注重其特定的写作语言及表达方式，否则很难将公文的秉公性和时效性诠释出来。因而，准确地驾驭公文语言，清晰地表述公文的主旨，高效地办理公务和解决问题，是公文写作所追求的目标。公文在日常操作过程中只要运用了正确的表达方式，符合公文写作的一般特点，表达得体到位，公文写作的表述准确就把握住了。表述准确，对公文而言，是最基本的要求。一份完整的公文若要做到意图明确，必须从遣词造句入手，准确、明晰、庄重就是对公文语言的基本要求。我们来看一下这份公告的主干是如何写作的：“第十二届全国人民代表大会第一次会议于2013年3月14日选举：习近平为中华人民共和国主席；李源潮为中华人民共和国副主席。现予公告。”全文简洁、明确、庄重地表述了公告的主旨，绝无赘语及夸饰，若反之，就失去了公文应有的表现力。

（责编 / 刘博）