浅析人力资源档案管理的信息化建设

林琳

摘 要：人力资源档案的信息化主要是为了适应社会发展的需要而产生的，同时也是实现人力资源档案资源为社会服务的重要途径。因此，人力资源档案管理部门应该顺应人力资源档案信息化的发展趋势，对档案管理的相关机制进行改进和完善。文章主要对人力资源档案管理信息化建设存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施。

关键词：信息化建设；问题；解决措施

人力资源档案信息是全面反映人才能力水平的重要资料，人力资源档案信息化建设对企事业单位人力资源管理具有重要意义。在信息时代，做好人力资源档案信息数字化保存极为重要，为做好人力资源档案管理，企业人员不仅需要规范化的档案管理实体，还需要先进的信息技术和现代化办公设备。随着各个领域的高速发展，计算机以成为一种广泛使用的工具，为各领域事务的顺利开展提供了高效的信息支持和服务。

一、人力资源档案信息化管理现状与问题分析

人力资源档案精确地记录了人才的成长，是人才信息的存储载体。通过人力资源档案，企事业单位可以全面清晰考察并了解人才。人力资源档案是人事管理必不可少的资料。目前，现代化信息技术手段的广泛普及应用为人力资源档案信息数字化管理带来了新的契机。人力资源档案信息化能否顺利开展的前体条件是人力资源档案信息化建设。但是，企业在开展人力资源档案管理信息化建设中还存在一些问题：

（一）人力资源档案管理任务量大、设备不足

在目前的人力资源档案管理中，管理任务量增加，但硬件设备不齐全。2008年，国务院机构进行改革，原劳动部、原人事部、社会保障部合并组建，形成社会保障部、人力资源部，且此后各地方相继合并两部分，逐渐扩大业务范围，甚至一些地方直接将两部门合并，整合交叉业务，档案管理工作量增加。同时，大中专毕业生档案、解除劳动合同的职工档案等进入人力资源部，需要管理的档案信息繁多。此外，人力资源档案管理的档案馆、设备等硬件设施不齐全，一些企业单位并且缺乏专门的档案管理室，档案管理流于形式，纸质档案得不到保护，且传统的人工管理不能满足档案管理需求，管理不便，管理效率低[1]。

（二）档案管理信息化与档案资料数字化之间的区别

档案管理信息化主要是以信息技术为主导，依托信息人才，将信息资源作为核心内容。档案信息化的发展需要一定的过程，在实现的过程中需要工作人员的积极参与，充分利用计算机技术等先进手段。但是在档案信息化的发展过程中，人们经常有一个误区，就是将档案管理的信息化等同于档案资料的数字化，两者还是有区别的，数字化只是信息化中的一项内容。

（三）缺乏人力资源档案信息化管理的高技术人才

目前，大部分企事业单位都缺乏专业的人力资源档案信息化建设人员，大多数都是在兼职工作。这种现状导致人力资源档案管理水平低，而且兼职的档案管理人员很难将自己的时间和精力都投到人力资源档案信息化建设中。有些单位负责档案管理的人员缺乏档案管理专业知识，不能熟练掌握人力资源档案管理的基本技能，甚至有些档案管理人员不能熟练使用现代化信息管理仪器如电脑、扫描仪、复印机等设备，更谈不上运用各种应用软件完成人力资源档案信息化建设各项工作[2]。

二、人力资源档案管理信息化建设问题的解决措施

（一）配置统一的软硬件设施

建设人力资源档案管理信息化，加强档案管理信息化，企业应建设统一的硬软件配备，并加大软件开发投入力度，建立先进高效的档案管理系统、数字化设施，建立人力资源信息数据库，实现档案的无纸化管理、自动转化、存储、检索等。利用专门的、先进的人力资源档案管理软件，在数据库中输入人力资源信息，制作电子卡片，形成电子档案，信息化操作档案收集、利用，從而便于信息查询、流转，打破地域限制，满足人才流动需求。

（二）提高人力资源档案管理人员的素质

人才在人力资源档案管理信息化建设中，人是最关键的因素，需拥有懂档案业务，又懂计算机专业的“两栖人才”。档案管理员要具备数字和逻辑思维能力，会操作现代化办公设备，熟练使用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案等，同时应有一定的语言文字功底，懂得档案主题标引方法和原则，会分类、查找和重新发现信息，理解各部门信息需求。档案管理工作要积极引进专业人才并且要加强对管理人员的培训使其能够更好的进行档案管理。要通过档案专业知识继续教育捉使档案管理人员不断地更新业务知识提高业务能力和管理水平做好人力资源档案的管理工作。

（三）完善组织领导体系

随着科学技术的发展，企业应该做到人力资源档案管理信息意识的提高，这要求企业具有完善的组织领导体系。首先，档案法律是应该成为档案管理意识的重要守则；其次，档案思想和意识的成立是在企业领导的重视之下进行的。通过电话会议或者视频会议，或者单独的约见，亦或者是经过现场的指导等各种方式，使自己起到带头模范的作用。引导手下的员工形成人力资源档案管理意识，并能够影响他们自发地了解信息技术时代的科学技术。

三、结语

随着时代的发展，信息技术的应用越来越普遍，只有将先进的网络技术与信息技术应用到人力资源档案管理中，提升人力资源档案管理的现代化水平，才能促进企业现代化的发展。因此，企业应强化人力资源档案管理的信息化建设，提高档案管理水平。

参考文献：

[1]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程，2015，02：150-151.

[2]陈静.浅谈人力资源档案管理的信息化建设[J].劳动保障世界，2015，11：11-12.