做好机关人事档案管理工作之我见

胡顺根

做好机关组织人事档案管理工作，不仅是人事档案管理工作的需要，更是当前我国实施“人才强国”战略，全面实现中华民族伟大复兴、实现“中国梦”的需要。

一、机关人事档案的主要特点

1.档案材料的真伪性。机关人事档案管理部门保管的干部.职工档案，其收存的档案材料都是经过组织审核与鉴定后装入本人档案。因此，其个体材料实事求是.客观真实，整体内容完整齐全，没有任何虚假成分，确保了材料的真实性，为档案提供利用打下了基础。

2.档案材料的全面性。机关干部.职工档案收存的材料范围有：履历表.个人自传.各种鉴定.年度考核.学籍学历.技术职称.婚姻状况.家庭成员.政治历史.入党.入团.奖惩.任免.工资.参加人大.政协会议代表登记.出入境等。在新形势下，按照党管干部的新要求，还相应增加了一些新的材料收存范围，使个体档案内容更加完善。

3.档案材料的使用性。人事档案可直接为现实工作服务。因为，档案的最大价值就是凭证和参考作用。所以，机关组织人事部门在进行人事调配等过程中，必定要查看其个体档案内容，最终为决策者服务。

4.档案材料的成长性。机关干部.职工档案自建立之后，在档案者主体消亡之前，其档案材料就在不断增长，每年都会有新材料.新信息产生，如：年度考核表.奖励材料.干部任免.调整工资.办理退休等。因此，机关组织人事管理档案部门，需时时处处做好新材料的收集补充.确保档案材料的完整与齐全。

5.档案个体的流动性。机关干部.职工档案自在单位确立后并不是一直固定在某个单位一成不变的，而是随着个体变化而变化的。当档案主体已调离本单位时，其档案必然要随迁。所以，人事档案同样存在相对的流动性。

6.档案个体的保密性。机关干部.职工人事档案主要内容包括个人经历.家庭出身等许多方面情况，其内容涉及个人隐私，保密性要求较高。所以，作为人事档案管理部门和直接管理者，必然要做到严守纪律，守口如瓶，确保档案的高度安全。

二、人事档案的主要社会价值

人事档案的主要社会价值，不仅仅是其个体本身的档案材料所体现出来的，更是人事档案管理工作者平日里精心工作，细心收集.整理.组卷而成的结果。也正是因为有了那些甘于奉献.默默无闻.不计得失的档案工作人员的辛勤付出与劳动，才使得其人事档案个体材料完整.内容饱满.充实，档案整齐有序，实现了其档案载体的较高社会价值和使用价值。因此，在当前我国大力提倡“大众创业.万众创新”的新的历史时期，在全面实施“以人为本”.“人才强国”战略，不断实现中华民族伟大复兴，实现“中国梦”的伟大举措中，人们更加注重档案信息资源的收集与共享，人事信息更是成为重要的社会资源。而作为人员信息主要载体的人事档案也就有了更加广阔的社会价值空间。所以，人事档案的社会价值并不是因为其档案主体是重要领导.名人等，也不是因为其为社会作出了多少贡献而论的。而一份普通职员档案，照样有着较高的社会价值。

三、机关人事档案管理工作存在的主要问题

1.档案法律，法规意识淡薄，认识不到位。虽说我国普法教育已经成为常态化趁势，江西省普法教育即将进入“七五普法”教育新阶段，但有的人依然对档案法律.法规意识淡薄，法制观念不强，认识不到位等仍然存在。对档案管理工作那种“说起来重要.做起来次要.忙起来不要” 的现象依然存在。

2.档案主体材料不全。从人事档案管理工作现实中不难发现，有极个别干部.职工档案材料部分不全，有的少入党.团申请书，有的少年度考核表.有的少学籍材料等。还有个别人员将材料保管在自己手中，不向组织移交等，造成档案材料不全。

3.档案主体者记载事项前后有差异。如有的干部，职工在出生时间，参加工作时间，个人自传中记载的时间先后不一致，个人经历不完整等。

4.档案材料收集不主动，范围窄小，没有形成制度化。人事档案材料的收集工作除了一些工作性产生的材料被组织人事管理部门掌握外，还有一些个人家庭生活.婚姻变迁等所变之后而产生的材料没有主动及时收集进档，造成信息数据滞后。对于档案材料的收集范围也比较窄小，没有形成制度化形式。

5.档案管理人员不专业，管理水平有所差异。根据机关人事档案管理要求，一个单位人事档案至少在1000份以上才能配一名专职管理者，而机关绝大多数单位都达不到这个人数。所以，目前绝大多数单位管档人员均是兼职的，与专业管理的需要还有差距，管理方式也达不到专职管理的要求。

6.档案管理信息化程度不高。按照新时期人事档案管理工作的要求，档案管理工作必须加快数字化.信息化建设，以适应新形势发展的需要。但现实中，绝大多数单位均未对档案进行数字化.信息化，档案信息化管理程度相对滞后，这种现象肯定不能适应新形势下人事档案管理工作发展的需要。

四、做好机关人事档案管理工作的方法

1.加强档案法律法规学习，进一步增强档案法律意识。在今后普法教育实施过程中，继续加大档案法律.法規普法教育建设，加大档案法律.法规重要性学习及档案在现实中的作用宣传力度很有必要，通过多种形式进行普及与宣传，努力提高全民档案法律.法规意识，进一步增强做好新形势下档案管理工作的自觉性。提高做好档案管理工作重要性的认识。使人人都真正认识到，档案是我总管家，直接管着你我他，我是档案，档案是我的档案管理新理念。

2.加强人事档案材料收集与整理工作，进一步确保档案材料的齐全与完整。加强人事档案材料收集与整理工作，进一步确保档案材料的齐全与完整是做好机关人事档案管理工作的重中之重。档案管理人员要及时收集与档案相关的各种材料，并对保存在个人手中的材料每年进行一次性征收，且形成制度化，确保档案主体材料的齐全与完整。对个人提交的材料，要经组织严格鉴定与审查，对符合要求的及时归档，对不符要求的按相关政策办理。

3.加强人事档案管理工作办公设备建设，进一步提升档案管理人员业务素质。一是加强对档案管理基础设施建设。二是按照人事档案管理工作信息化建设要求，添置现代办公设备，为档案信息化.数字化工作打下基础。三是购买专门软件管理干部职工人事档案，使人事档案管理工作更加规范化，标准化。四是加强管档人员队伍建设。挑选政治素质高，品德好，有奉献精神的党员担任管理工作。注重对他们的培养教育，鼓励他们学习业务知识，教育他们用知识武装头脑，做到清正廉洁，吃苦耐劳，甘于奉献，不断发挥党员干部模范作用，为祖国繁荣昌盛发挥正能量。

4.加快推进人事档案管理工作信息化建设，进一步提升人事档案管理工作服务水平。按照新时期人事档案管理工作的新要求，加快实现档案管理工作信息化建设，是做好机关档案管理工作的紧迫任务，也是当今我国档案管理事业发展的必然趋势和未来方向。在加快推进档案信息化建设工作中，先是将机关干部.职工人事档案资料通过扫描仪等手段加以整理并输入微机，然后，根据要求作技术上的处理，使档案纸质与数据格式并存，实现局域网络化。在实现信息化管理中，应严格执行网络保密制度，必须设置档案数据信息管理权限，对不同的使用对象设置不同的操作权限，设置“双密钥码”，并对数据进行加密保护，做好数据的备份，使机关干部职工人事档案管理工作最大限度地为提供利用服务。（作者单位：江西省工商局）