浅析如何优化电力企业档案管理工作

侯利文

摘 要：本文针对目前电力企业档案管理存在的问题，提出了加强电力企业档案管理的优化策略。要强化档案管理体系，完善档案管理制度；全面收集档案信息并及时保存、充分利用。

关键词：电力企业；档案管理；存在问题；优化策略

电力企业与人们的日常生活有着不可分割的关系。电力企业只有做好自己的工作，提高发电效率，才能够为人民生活提供便利。而电力企业的档案管理工作在电力企业的工作中又属于基础性工作，档案管理工作为电力企业提供了实施管理工作的平台。电力企业的档案管理工作做得好，管理机制健全，就能够有助于电力企业的资源调配工作，让各项事务井井有条，使企业的人财物都能够用到最需要的地方。如果电力企业的档案管理制度明确合理，它就能详细的记录企业的各项活动。然而，由于电力企业的档案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且与之有工作往来的企业也数量庞大，这就导致了电力企业的档案管理工作开展起来非常困难。但是我们必须要意识到电力企业管理工作的重要性，档案管理工作虽然艰难，但它能够为电力企业的发展提供信息，促进电力企业不断发展。本文根据电力企业档案管理工作存在的问题，对如何提高电力企业档案管理工作的对策进行探讨。

一、目前电力企业档案管理存在的问题

目前，电力企业档案管理所面临的问题主要有以下几个方面――电力企业无法即时、全面的收集到客户信息，档案管理工作没有完善的系统，并且档案管理人員对工作缺乏重视。这些问题导致了电力企业的档案管理工作难以有效开展，无法发挥自身所具有的价值与作用。

1.档案信息的收集不全面和保存不完整

就目前的电力企业档案管理工作现状来看，其最普遍的问题就是无法及时、全面、有效的收集信息。在电力企业的档案管理工作中，从信息采集，到信息入库，再到信息的保存，都是由相应的人员负责。但是，根据调查发现，电力企业的档案管理人员并没有对自己的工作予以重视，对信息的采集工作不及时、不主动。并且，当下还有一些电力企业没有完全采用电子方式进行信息收集，这些企业有的还在采用原始的纸质采集方式，有的将两者相结合。使用纸质方式记录档案信息会引发一系列问题，比如，如果有人来企业调取信息，就可能会发生在纸质档案上涂改的现象。电力企业对档案管理的疏忽也就导致了档案信息不全，并且信息保存不完整。

2.专业的档案管理体系不完善

对于电力企业而言，建立系统完善、管理制度健全的档案管理工作才能够提升自身的竞争力。但是，就目前的状况来看，大部分的电力企业档案管理工作中都存在着大量的问题，管理制度不健全，缺乏档案管理方面的人才，没有使用电子方式采集信息，没有完善的档案管理室，并且，有的企业压根就没有进行档案管理工作。根据调查发现，有的企业对档案管理极其不重视，档案管理工作人员不仅身兼多职，而且还在企业内根据需要听从调动。企业的这种行为违反了《中华人民共和国档案法》，同时也给自身的发展设置了阻碍，导致了企业档案信息缺失、泄露。

3.缺乏完善、专业的管理制度

当下的电力企业档案管理工作难以有效开展，还有一个重要原因就是电力企业的高层管理人员对该项工作的忽视。由于领导的不重视，企业的档案管理工作就被遗忘，没有人去建立和完善档案管理制度。如今，电力企业面临的一个非常棘手的问题就是档案管理人员不能够积极的落实和推进档案管理制度。但是，对于电力企业而言，管理制度是否完善，是否能够落实，将对企业的发展起到不可估量的影响。如今，我国的经济飞速发展，企业的机遇与挑战并存。如果企业能够建立完善的档案管理制度，就能够根据信息预测未来的发展形势，发现企业中存在的问题，从而在激烈的竞争中获得优势。反之，如果电力企业的档案信息管理不完善，电力企业就无法准确的知道自己的发展方向，从而在竞争中失去优势。

二、电力企业档案管理的优化策略

1.强化管理体系，完善管理制度

只有建立健全企业的档案管理工作体系，电力企业才能在社会竞争中彰显优势，取得发展。因此，电力企业应该跟随社会的发展不断进步。首先，电力企业要改变原有的管理体系，努力的根据时代状况建立适合当下发展的管理制度。其次，电力企业应该对信息采集和管理工作制定标准，要求员工必须要按照标准开展工作。如此一来，电力企业的信息管理工作就能够实现统一，员工们统一按照标准采集管理信息，这样不仅能够确保信息的准确性，还能够提高信息采集的效率。最后，电力企业应该对档案管理人员进行法律教育，增强其法律意识，要求员工在工作交接时，必须对信息进行严格保密，严禁泄露信息，这样才能够保证电力企业的信息安全。与此同时，电力企业自身也要依法行事，建立健全档案信息管理制度，以确保企业的档案信息真实完整。如今，随着时代的发展，很多专门的档案管理公司顺势而生，很多企业由于偷懒省事，于是找这样的机构管理档案信息。但是，这些公司的信息保密工作很差，无法保证企业档案信息的安全性。结果，很多企业由于信息外泄而遭受到重大损失。

2.全面收集档案信息并及时保存、充分利用

全球实现了信息化，信息的海量促使着电力企业对档案信息管理的改革必须大力推进。国网重庆市电力公司办公室文档处和重庆市档案局一行人对公司档案管理进行了预验收，验收组人员现场查看了公司的档案信息并进行一系列的检验，给予了肯定。这个事件表明了，如果企业能够积极的做好档案信息管理工作，保证电力企业档案信息的真实性和完整性，这将对企业在未来的发展大有裨益。电力企业在进行信息管理的过程中，应该努力实现档案信息保存管理的现代化，用电子档案代替原始的纸质档案，实现档案信息管理的信息化。电力企业要让档案管理室不再是简单的一间房间，而是通过网络把它变成多媒体的形式，这不仅能够让电力企业在信息采集和保存过程中更加方便快捷，还能够使电力企业的档案信息更加安全。电力企业在进行信息采集时，不能够只关注于单纯的信息收集和保存，而是要让信息发挥其最大的效用。电力企业要学会利用信息，对信息进行分析。部分企业只单纯的记录档案信息，然后就一直让它“沉睡”，没有达到预期的效果。在电力企业的管理过程中充分利用档案信息，这样更能促进电力企业的持续发展和处于领先地位。

三、结语

随着信息化建设的飞速发展，电力企业不能再固步自封，而是要紧跟时代的步伐，努力寻求发展。电力企业在人们的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承担着对国家和人民的责任，必须努力改善自身缺陷，在竞争中掌握有利的主动权，这样就要求电力企业认识到档案信息的重要性。档案信息在电力企业的整个成长过程中发挥着举足轻重的作用，根据以往的档案信息分析可以让电力企业立足于时代的前端，对电力企业各方面发展都起着很大的基础作用。

参考文献：

[1] 段虹.浅谈电力企业档案管理如何与时俱进[J].科技情报开发与经济，2010（06）.

[2] 单艳梨.电力企业档案管理工作优化策略[J].广东档案，2011（02）.